• ÉVALUATION FORFAITAIRE DE CERTAINS FRAIS PROFESSIONNELS PAR L’ONSS - NOUVELLES RÈGLES PC / INTERNET PUBLIÉES PAR L'ONSS

ÉVALUATION FORFAITAIRE DE CERTAINS FRAIS PROFESSIONNELS PAR L’ONSS - NOUVELLES RÈGLES PC / INTERNET PUBLIÉES PAR L'ONSS

29 octobre 2014

Sont exclues de la notion de rémunération pour l’application des cotisations de sécurité sociale, les sommes qui constituent un remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur. Il peut s'agir exclusivement des frais dont la charge incombe à l'employeur, c'est-à-dire ceux occasionnés par l'exécution du contrat de travail (ex : les frais de déplacement, les frais de téléphone, etc.).

L'employeur doit pouvoir démontrer, à l'aide de pièces justificatives, l'exactitude de ces frais. Le législateur a instauré, à partir du 1er janvier 2010, le principe selon lequel il appartient à l'employeur, en cas de contestation, de démontrer la justesse des frais exposés à l'aide de documents probants.
Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Le tableau ci-joint (voir dans marge droite) reprend une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés. À la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L’acceptation par l’ONSS du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d’une autre manière.

Notez que ces normes pour l'application des cotisations de sécurité sociale ne sont pas toujours les mêmes comme les remboursements des frais (forfaitaires) fiscaux.

Dans un souci d’exhaustivité, nous tenons à remarquer que, pour l’application du forfait pour frais de bureau à domicile, l’ONSS impose des conditions supplémentaires aux travailleurs tombant sous la législation du temps de travail. Les fonctions de direction ou de confiance ainsi que les représentants de commerce, par exemple, ne tombent pas sous la législation du temps de travail.

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