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FAQ : Coronavirus

30 avril 2020

Que faire si l’organe d’administration ne peut se réunir physiquement afin d’arrêter les comptes annuels ?

L’arrêté royal n°4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19 (« arrêté royal ») précise que l’organe d’administration d’une société peut en toutes circonstances se prononcer par voie de résolutions écrites et unanimes (voir option 2 ci-dessous) et également (le cas échéant, à la majorité) délibérer et décider au moyen d’une communication électronique qui permet la délibération (voir option 1 ci-dessous).

Option 1 : Réunion à distance par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique

Bien que cela ne soit pas réglé par la loi, il est communément admis que, pour autant que les statuts ne l’interdisent pas, les membres de l’organe d’administration peuvent participer à distance à une réunion par l’intermédiaire d’un moyen de communication (électronique) (skype-meeting, conférence téléphonique, etc.). Les formalités de convocation doivent bien entendu, comme dans le cas d’une réunion physique, être accomplies, sauf si les administrateurs y renoncent. Le fait de tenir la réunion à distance ne dispense pas de l’obligation d’établir un procès-verbal de la réunion.

Option 2 : Résolutions écrites

A l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent expressément cette possibilité, les décisions d’un organe d’administration collégial peuvent être prises par résolutions unanimes de tous les administrateurs, exprimées par écrit. Le Code des sociétés et des associations (« CSA ») pose comme unique condition que les administrateurs se prononcent de manière unanime. Les formalités de convocation ne doivent, dans ce cas, pas être accomplies et la réunion est censée s’être tenue à la date à laquelle le dernier administrateur a apposé sa signature sur les résolutions. Avant l’entrée en vigueur du CSA, la faculté de recourir à cette procédure était uniquement prévue pour les SA, dans les cas exceptionnels, dûment justifiés par l’urgence et l’intérêt social et à condition que les statuts l’autorisent expressément. Il n’était en tout état de cause pas permis de recourir à cette procédure pour l’arrêt des comptes annuels. Le CSA a levé cette interdiction et permet dorénavant explicitement à l’organe d’administration collégial d’une SC ou d’une SRL de faire usage de ce mode de prise de décision.

 

 

Que faire si l’organe d’administration de la société n’est pas en mesure d’arrêter les comptes annuels dans les délais impartis en vue de leur approbation par l’assemble générale ordinaire ?

La date à laquelle les sociétés doivent soumettre leurs comptes annuels à l’assemblée générale est fixée dans les statuts. D’un point de vue légal, les comptes annuels doivent être présentés à l’assemblée générale au plus tard six (6) mois après la clôture de l’exercice. Si les comptes annuels ne peuvent être finalisés en temps utile, l’organe d’administration doit néanmoins convoquer l’assemblée générale à la date statutaire.

L’organe d’administration peut décider, lors de l’assemblée générale, de proroger la décision relative à l’approbation des comptes à trois (3) semaines maximum. Cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises sauf si l’assemblée générale en décide autrement.

Alternativement, l’assemblée générale peut décider elle-même de reporter l’approbation des comptes (et éventuellement les décisions portant sur les autres points de l’ordre du jour) à une date ultérieure (qui peut aller au-delà de trois (3) semaines).

Dans ce cas, l’organe d’administration convoquera à nouveau l’assemblée générale à une date ultérieure. Nous recommandons dans une telle situation de faire voter par l’assemblée générale une décharge spéciale en faveur des administrateurs portant spécifiquement sur la soumission tardive des comptes annuels.

L’arrêté royal prévoit cependant que l’assemblée générale peut être reportée jusqu’à dix (10) semaines après l’échéance du délai légal (voir ci-dessous).

 

 

Que faire si l’assemblée générale ordinaire de la société n’est pas en mesure de se réunir physiquement afin d’arrêter les comptes annuels ?

Le Ministre de la Justice Koen Geens a introduit le dimanche 29 mars 2020 un certain nombre d’assouplissements en matière de tenue des assemblées générales.

L’arrêté royal s’y rapportant a été publié au Moniteur Belge du 9 avril 2020 (modifié par l'arrêté royal du 28 avril 2020) et prévoit les possibilités suivantes pour les assemblées générales qui ont été ou seront convoquées entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020 et qui n’ont pas encore été tenues, quelles que soient les dispositions statutaires :

  • l’assemblée générale pourra se tenir à la date statutaire, mais dans des circonstances compatibles avec les mesures prises à la suite de la pandémie COVID-19 d’une part, et en permettant d’autre part aux actionnaires et aux membres d'exercer leur droit de vote et de poser des questions. Concrètement, l'organe d’administration aura le pouvoir de décider que les actionnaires ou les membres ne pourront exercer leur droit de vote qu'à distance, en combinaison ou non avec le vote par procuration, où seule une personne désignée par l'organe d’administration peut agir en tant que mandataire. Les formulaires pour le vote à distance et les procurations seront envoyés à la société à l’adresse indiquée, si nécessaire par voie électronique (une copie scannée ou photographiée suffit). L’organe d’administration peut décider que les procurations seront données à une personne déterminée (par exemple, un seul mandataire), à la condition que les procurations contiennent des instructions de vote spécifiques pour tous les points à l’ordre du jour (voir option 3 ci-dessous), ou
  • les assemblées générales peuvent avoir lieu, à la date prévue, par téléphone ou vidéoconférence (combiné ou non avec des e-mails pour l’échange de documents écrits) ou par écrit (éventuellement accompagnée d’une conférence téléphonique ou vidéo) (voir options 1 et 2 ci-dessous) ; et
  • les assemblées générales pourront être reportées jusqu'à 10 semaines après la date ultime à laquelle elles auraient dû être tenues (ce report est également autorisé dans l’hypothèse où l’assemblée a déjà été convoquée). Si une société clôture ses comptes annuels au 31 décembre 2019, la date ultime est le 30 juin 2020 et l’assemblée générale pourra dès lors être reportée jusqu’au 8 septembre 2020. Les comptes annuels approuvés devront ensuite être déposés à la Banque Nationale de Belgique pour le 8 octobre 2020.

Une assemblée générale convoquée entre le 1er mars 2020 et le 30 juin 2020 pourra se tenir conformément aux options décrites ci-dessus, même si elle a lieu après cette période.  

Option 1 : Réunion à distance par conférence téléphonique ou vidéo

Les actionnaires peuvent participer et voter par conférence téléphonique ou vidéo à l’assemblée générale (skype meeting, conference call, etc.), combiné éventuellement avec des e-mails par exemple pour l’échange de documents écrits.

Bien que cela ne soit pas prévu par le CSA, l’arrêté royal prévoit désormais que les assemblées générales tenues par conférences téléphoniques ou vidéos sont possibles pour les sociétés/associations dans lesquelles les associés se connaissent et peuvent s’identifier. Conformément aux principes généraux régissant les délibérations, il est requis que le moyen de communication permette au moins à l’actionnaire/au membre de prendre connaissance directement, simultanément et de manière ininterrompue des discussions, et qu’ils puissent exprimer leur vote sur tous les points inscrits à l’ordre du jour. Ces règles de l’arrêté royal dérogent à la loi, qui a toujours imposé une réunion physique de l’assemblée générale. De même, à l’exception des assemblées écrites, l’assemblée générale devait en principe se tenir au lieu renseigné par les statuts. Pour éviter toute discussion, il est dès lors conseillé de se ménager la preuve d’un accord exprès de toutes les parties quant à la tenue de l’assemblée générale via un moyen de télécommunication ainsi qu’une renonciation à toute exception de nullité à l’égard des décisions ainsi adoptées par l’assemblée.

Option 2 : Assemblée générale tenue par écrit

Sauf si les statuts excluent cette possibilité, les décisions de l’assemblée générale peuvent être prises par résolutions écrites et unanimes. Le CSA pose comme unique condition que les résolutions soient votées à l’unanimité. Dans cette hypothèse, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Sauf dispositions statutaires contraires, l’assemblée générale est réputée avoir pris place à la date à laquelle le dernier actionnaire a apposé sa signature sur les résolutions. Les membres de l’organe d’administration, le commissaire et les titulaires d’obligation convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis en collaboration avec la société peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.

Option 3 : Procurations

Sauf si les statuts excluent ou limitent cette possibilité, il est toujours possible pour les actionnaires de se faire représenter à l’assemblée générale au moyen d’une procuration afin de limiter le nombre de personnes physiquement présentes.

Conformément à l’arrêté royal du 9 avril 2020, l’organe d’administration peut désormais imposer que la procuration soit faite en faveur d’une personne désignée par lui. Dans ce cas, la procuration doit contenir des instructions de vote spécifiques. Si une procuration mandatant une autre personne a déjà été envoyée, les voix ou abstentions seront prises en compte, à la condition que la procuration contienne des instructions de vote spécifiques, et sans que le mandataire ne doive être présent à la réunion.

Option 4 : Vote à distance avant l’assemblée générale

Si les statuts le prévoient, la société offre également aux actionnaires la possibilité de voter à distance, par correspondance, avant l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire mis à disposition par la société. Le formulaire de vote ne doit pas uniquement comprendre l’ordre du jour de l’assemblée, mais également les propositions de résolutions.

Si les statuts le prévoient, ce vote à distance peut également être effectué via le site internet de la société. Le cas échéant, la société devra à nouveau être en mesure de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire.

 

 

Comment s’opère la signature à distance ?

Résolutions écrites (organe d’administration/assemblée générale) 

Les résolutions écrites et unanimes de l’organe d’administration et de l’assemblée générale doivent être signées par tous les administrateurs/actionnaires :

  • soit un seul exemplaire est mis en circulation et les administrateurs/actionnaires apposent leur signature sur le même document ;
  • soit les administrateurs/actionnaires apposent leur signature sur plusieurs exemplaires ; les résolutions sont alors réputées prises une fois l’ensemble des exemplaires collectés.

Il convient de préciser que le CSA permet de recourir à la signature électronique.

Procès-verbal d’une réunion tenue à distance (organe d’administration/assemblée générale)

Sauf dispositions statutaires contraires, le procès-verbal d’une réunion de l’organe administration tenue à distance doit être signé par le président et les administrateurs qui en font la demande. Le président peut signer le procès-verbal sur papier ou par voie électroniques. Pour les administrateurs ayant émis le souhait de signer ce document, la signature électronique nous apparait la plus recommandée.

Sauf dispositions statutaires contraires, le procès-verbal d’une réunion de l’assemble générale tenue à distance doit être signé par les membres du bureau, qui doivent être physiquement présents, et les actionnaires qui en font la demande. Les actionnaires qui ne sont pas physiquement présents à l’assemblée générale peuvent bien entendu signer le procès-verbal par voie électronique.

 

Quel sont les délais ultimes d’approbation et de dépôt des comptes annuels ?

Les comptes annuels doivent être soumis pour approbation à l’assemblée générale dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice. Ils doivent ensuite être déposés à la Banque Nationale de Belgique dans les trente (30) jours de leur approbation et au plus tard sept (7) mois après la clôture de l’exercice. La Banque Nationale de Belgique applique, en cas de dépôt tardif, une majoration tarifaire à compter du premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l’exercice. Sur la base de ces éléments, la date ultime d’approbation et de dépôt des comptes annuels correspond donc au jour précédant le premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l’exercice (afin d’éviter les majorations tarifaires appliquées par la Banque Nationale de Belgique). Attention cependant que le dépôt tardif des comptes annuels constitue une infraction au droit des sociétés et peut à ce titre mettre en cause la responsabilité des administrateurs à l’égard de la société et des tiers. Les administrateurs peuvent se protéger vis-à-vis de la société en faisant voter lors de l’assemblée générale ordinaire une décharge spéciale en leur faveur quant au fait que l’assemblée générale ne s’est pas tenue à la date statutaire.

L’arrêté royal du 9 avril 2020 prévoit que l’assemblée générale peut être reportée jusqu’à dix (10) semaines après la date ultime légalement prévue. Comme indiqué ci-dessus, cela signifie que si une société clôture ses comptes au 31 décembre 2019, le délai légal ultime expire en principe le 30 juin 2020. L’assemblée générale pourra donc se tenir au plus tard le 8 septembre 2020. Les comptes approuvés devront être déposés à la Banque Nationale de Belgique pour le 8 octobre 2020. Les succursales de personnes morales étrangères se voient également reconnaître un délai supplémentaire pour le dépôt de leurs comptes annuels et consolidés.

Au jour de la présente publication, l’administration n’a pas (encore) communiqué sur l’existence d’une éventuelle tolérance administrative en matière d’amendes ou d’enrôlement d’office en cas de non-respect de ces délais.

L’administration a néanmoins accordé aux contribuables un délai supplémentaire jusqu’au 30 avril 2020 à minuit pour rentrer les déclarations à l’impôt des sociétés, à l’impôt des personnes morales et à l’impôt des non-résidents. Ce délai supplémentaire vaut uniquement pour les déclarations avec une date limite d'introduction du 16 mars au 30 avril 2020 inclus.

 

 

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