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FAQ : Coronavirus

26 mars 2020

Que faire si l’organe d’administration ne peut se réunir physiquement afin d’arrêter les comptes annuels ?

Le 29 mars 2020, le Ministre de la Justice Koen Geens a soumis un premier ensemble d’arrêtés de pouvoirs spéciaux au gouvernement dont un a trait à l’organisation de l’assemblée générale des sociétés et des associations (https://www.koengeens.be/fr/news/2020/03/29/premier-volet-d-arretes-royaux-de-pouvoirs-speciaux-relatifs-a-la-justice). Cet arrêté précise que l’organe d’administration d’une société peut en toutes circonstances se prononcer par voie de résolutions écrites et unanimes (voir option 2 ci-dessous) et également (le cas échéant, à la majorité) délibérer et décider au moyen d’une communication électronique qui permet la délibération (voir option 1 ci-dessous).

 

Option 1 : Réunion à distance par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique

Bien que cela ne soit réglé par la loi, il est communément admis que, pour autant que les statuts ne l’interdisent pas, les membres de l’organe d’administration peuvent participer à distance à une réunion par l’intermédiaire d’un moyen de communication (électronique) (skype-meeting, conférence téléphonique, etc.). Les formalités de convocation doivent bien entendu, comme dans le cas d’une réunion physique, être accomplies, sauf si les administrateurs y renoncent. Le fait de tenir la réunion à distance ne dispense pas de l’obligation d’établir un procès-verbal de la réunion.

 

Option 2 : Résolutions écrites

A l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent expressément cette possibilité, les décisions d’un organe d’administration collégial peuvent être prises par résolutions unanimes de tous les administrateurs, exprimées par écrit. Le Code des sociétés et des associations (« CSA ») pose comme unique condition que les administrateurs se prononcent de manière unanime. Les formalités de convocation ne doivent, dans ce cas, pas être accomplies et la réunion est censée s’être tenue à la date à laquelle le dernier administrateur a apposé sa signature sur les résolutions. Avant l’entrée en vigueur du CSA, la faculté de recourir à cette procédure était uniquement prévue pour les SA, dans les cas exceptionnels, dûment justifiés par l’urgence et l’intérêt social et à condition que les statuts l’autorisent expressément. Il n’était en tout état de cause pas permis de recourir à cette procédure pour l’arrêt des comptes annuels. Le CSA a levé cette interdiction et permet dorénavant explicitement à l’organe d’administration collégial d’une SC ou d’une SRL de faire usage de ce mode de prise de décision.

 

Que faire si l’organe d’administration de la société n’est pas en mesure d’arrêter les comptes annuels dans les délais impartis en vue de leur approbation par l’assemble générale ordinaire ?

La date à laquelle les sociétés doivent soumettre leurs comptes annuels à l’assemblée générale est fixée dans les statuts. D’un point de vue légal, les comptes annuels doivent être présentés à l’assemblée générale au plus tard six (6) mois après la clôture de l’exercice. Si les comptes annuels ne peuvent être finalisés en temps utile, l’organe d’administration doit néanmoins convoquer l’assemblée générale à la date statutaire.

L’organe d’administration peut décider, lors de l’assemblée générale, de proroger la décision relative à l’approbation des comptes à trois (3) semaines maximum. Cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises sauf si l’assemblée générale en décide autrement.

Alternativement, l’assemblée générale peut décider elle-même de reporter l’approbation des comptes (et éventuellement les décisions portant sur les autres points de l’ordre du jour) à une date ultérieure (qui peut aller au-delà de trois (3) semaines).

Dans ce cas, l’organe d’administration convoquera à nouveau l’assemblée générale à une date ultérieure. Nous recommandons dans une telle situation de faire voter par l’assemblée générale une décharge spéciale en faveur des administrateurs portant spécifiquement sur la soumission tardive des comptes annuels.

 

Que faire si l’assemblée générale ordinaire de la société n’est pas en mesure de se réunir physiquement afin d’arrêter les comptes annuels ?

L’arrêté de pouvoirs spéciaux susmentionné (https://www.koengeens.be/fr/news/2020/03/29/premier-volet-d-arretes-royaux-de-pouvoirs-speciaux-relatifs-a-la-justice) introduit, à titre temporaire, un certain nombre d’assouplissements en matière de tenue des assemblées générales. Ainsi donc, quelles que soient les dispositions statutaires :

  • l’assemblée générale pourra se tenir à la date statutaire, mais dans des circonstances compatibles avec les mesures prises à la suite de la crise COVID-19 d’une part, et en permettant d’autre part aux actionnaires et aux membres d'exercer leur droit de vote et de poser des questions. Concrètement, l'organe d’administration aura le pouvoir de décider que les actionnaires ou les membres ne pourront exercer leur droit de vote qu'à distance, en combinaison ou non avec le vote par procuration, où seule une personne désignée par l'organe d’administration peut agir en tant que mandataire ;
  • les assemblées générales qui ont été ou doivent être convoquées avant le 19 avril pourront se tenir à la date prévue mais alors par voie électronique (voir option 1 ci-dessous) ou par écrit (voir option 2 ci-dessous) ; et
  • les assemblées générales pourront être reportées (jusqu'à 10 semaines après la date ultime à laquelle elles auraient dû être tenues (qui, dans la plupart des cas, est le 30 juin). Si les mesures gouvernementales sont prolongées, ce délai subira vraisemblablement le même sort.

 

Option 1 : Réunion à distance par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique

Pour autant que les statuts l’autorisent, les actionnaires peuvent participer et voter à distance à l’assemblée générale par l’intermédiaire d’un moyen de communication (électroniques) (skype meeting, conference call, etc.).

Le CSA permet aux sociétés de définir librement les moyens de communication électroniques mis à disposition des actionnaires pour autant que la société soit en mesure de contrôler l’identité et la qualité des actionnaires participant de la sorte à l’assemblée générale. Le CSA exige en outre que le moyen de communication électronique permette aux actionnaires de prendre connaissance de manière directe, simultanée et continue des discussions au sein de l’assemblée générale et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée générale est appelée à se prononcer.

Il n’existe pas de dispositions légales réglementant de manière plus explicite l’organisation des assemblées générales tenues à distance. Le législateur offre donc aux sociétés la faculté de définir elles-mêmes la manière dont elles organisent la participation à distance aux assemblées générales. Il est donc souhaitable, en ce qui concerne le déroulement des assemblées générales, que les statuts déterminent les règles applicables en matière de convocations, de contrôle de la qualité et de l’identité des participants, de tenue des listes de présence par voie électronique, etc. A défaut de stipulation statutaire contraire, les règles ordinaires des assemblées générales délibérantes sont d’application.

Les membres du bureau (président, secrétaire et scrutateur(s)), les administrateurs et le commissaire ne peuvent quant à eux pas participer à l’assemblée générale par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique. Les sociétés belges ne peuvent donc toujours pas, à l’heure actuelle, tenir leur assemblée générale de manière entièrement électronique (sans le moindre rassemblement physique). Il nous semble néanmoins envisageable qu’une assemblée générale soit tenue sans réunion physique si toutes les personnes concernées, c’est à-dire tant les actionnaires que les administrateurs, le commissaire et, le cas échéant, les détenteurs d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou de certificats nominatifs émis en collaboration avec la société se prononcent à l’unanimité en faveur de ce mode de fonctionnement et renoncent expressément à introduire toute action en nullité des décisions prises par ladite assemblée générale.

Par ailleurs, sauf s’il y est renoncé expressément, les formalités de convocation doivent être accomplies dans le cas où l’assemblée générale se tient à distance et la convocation doit contenir une description claire et précise des procédures statutaires ou établies en vertu des statuts relatives à ce mode de participation.

Le fait que la réunion (les délibérations et le vote) se tienne par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique ne dispense pas le bureau d’établir un procès-verbal de la réunion.

Eu égard aux circonstances particulières et aux mesures prises par le gouvernement en matière de maintien de l’ordre public afin de lutter contre le coronavirus, il n’est pas permis de se réunir physiquement afin de prendre part à une assemblée générale. Dans ce contexte, il ne nous semble pas impossible de tenir une assemblée générale à distance par l’intermédiaire de moyens de communication électronique, même si cette possibilité n’est pas expressément prévue dans les statuts de la société, voire même si les statuts excluent le recours à cette procédure. Il est néanmoins recommandé dans ce cas que tous les intéressés, à savoir les actionnaires, les administrateurs, les commissaires et, le cas échéant, les détenteurs d’obligation convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs et de certificats nominatifs émis en collaboration avec la société, votent expressément, à l’unanimité, en faveur de la tenue de l’assemblée générale par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique et renoncent expressément à introduire toute action en nullité des décisions prises par ladite assemblée générale.

 

Option 2 : Assemblée générale tenue par écrit

Sauf si les statuts excluent cette possibilité, les décisions de l’assemblée générale peuvent être prises par résolutions écrites et unanimes. Le CSA pose comme unique condition que les résolutions soient votées à l’unanimité. Dans cette hypothèse, les formalités de convocation ne doivent pas être accomplies. Sauf dispositions statutaires contraires, l’assemblée générale est réputée avoir pris place à la date à laquelle le dernier actionnaire a apposé sa signature sur les résolutions. Les membres de l’organe d’administration, le commissaire et les titulaires d’obligation convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis en collaboration avec la société peuvent, à leur demande, prendre connaissance de ces décisions.

 

Option 3 : Procurations

Sauf si les statuts excluent ou limitent cette possibilité, il est toujours possible pour les actionnaires de se faire représenter à l’assemblée générale au moyen d’une procuration afin de limiter le nombre de personnes physiquement présentes.

 

Option 4 : Vote à distance avant l’assemblée générale

La société peut également offrir aux actionnaires la possibilité de voter à distance, par correspondance, avant l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire mis à disposition par la société. En ce qui concerne les sociétés anonymes, cette faculté doit être explicitement prévue par les statuts. Ce n’est pas le cas pour les SC et les SRL.

Si les statuts le prévoient, ce vote à distance peut également être effectué via le site internet de la société. Le cas échéant, la société devra à nouveau être en mesure de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire.

 

Comment s’opère la signature à distance ?

Résolutions écrites (organe d’administration/assemblée générale) 

Les résolutions écrites et unanimes de l’organe d’administration et de l’assemblée générale doivent être signées par tous les administrateurs/actionnaires :

  • soit un seul exemplaire est mis en circulation et les administrateurs/actionnaires apposent leur signature sur le même document ;
  • soit les administrateurs/actionnaires apposent leur signature sur plusieurs exemplaires ; les résolutions sont alors réputées prises une fois l’ensemble des exemplaires collectés.

Il convient de préciser que le CSA permet de recourir à la signature électronique.

 

Procès-verbal d’une réunion tenue à distance (organe d’administration/assemblée générale)

Sauf dispositions statutaires contraires, le procès-verbal d’une réunion de l’organe administration tenue à distance doit être signé par le président et les administrateurs qui en font la demande. Le président peut signer le procès-verbal sur papier ou par voie électroniques. Pour les administrateurs ayant émis le souhait de signer ce document, la signature électronique nous apparait la plus recommandée.

Sauf dispositions statutaires contraires, le procès-verbal d’une réunion de l’assemble générale tenue à distance doit être signé par les membres du bureau, qui doivent être physiquement présents, et les actionnaires qui en font la demande. Les actionnaires qui ne sont pas physiquement présents à l’assemblée générale peuvent bien entendu signer le procès-verbal par voie électronique.

 

Quel sont les délais ultimes d’approbation et de dépôt des comptes annuels ?

Rappelons tout d’abord que l’Arrêté de pouvoirs  spéciaux soumis au gouvernement le 29 mars 2020 permet aux sociétés et associations de reporter la tenue de leur assemblée générale jusqu’à 10 semaines après la date ultime à laquelle elles auraient normalement dû se réunir.

Les comptes annuels doivent être soumis pour approbation à l’assemblée générale dans les six (6) mois de la clôture de l’exercice. Ils doivent ensuite être déposés à la Banque Nationale de Belgique dans les trente (30) jours de leur approbation et au plus tard sept (7) mois après la clôture de l’exercice. La Banque Nationale de Belgique applique, en cas de dépôt tardif, une majoration tarifaire à compter du premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l’exercice. Sur la base de ces éléments, la date ultime d’approbation et de dépôt des comptes annuels correspond donc au jour précédant le premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l’exercice (afin d’éviter les majorations tarifaires appliquées par la Banque Nationale de Belgique). Attention cependant que le dépôt tardif des comptes annuels constitue une infraction au droit des sociétés et peut à ce titre mettre en cause la responsabilité des administrateurs à l’égard de la société et des tiers. Les administrateurs peuvent se protéger vis-à-vis de la société en faisant voter lors de l’assemblée générale ordinaire une décharge spéciale en leur faveur quant au fait que l’assemblée générale ne s’est pas tenue à la date statutaire.

Au jour de la présente publication, l’administration n’a pas (encore) communiqué sur l’existence d’une éventuelle tolérance administrative en matière d’amendes ou d’enrôlement d’office en cas de non-respect de ces délais.

L’administration a néanmoins accordé aux contribuables un délai supplémentaire jusqu’au 30 avril 2020 à minuit pour rentrer les déclarations à l’impôt des sociétés, à l’impôt des personnes morales et à l’impôt des non-résidents. Ce délai supplémentaire vaut uniquement pour les déclarations avec une date limite d'introduction du 16 mars au 30 avril 2020 inclus.

 

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