• Aspects juridiques et fiscaux du télétravail

Aspects juridiques et fiscaux du télétravail

26 novembre 2021

Le télétravail obligatoire instauré pendant la crise du Covid-19 a fait réfléchir les entreprises sur l'organisation du travail à l'avenir et la manière dont le télétravail peut en faire partie intégrante. Aujourd'hui, les entreprises ont décidé de recourir de manière structurelle au télétravail. Dans ce cadre, elles doivent tenir compte d'éléments du droit du travail, de sécurité sociale et de droit fiscal.

Le télétravail comme modalité du contrat de travail

Il est question de « télétravail structurel » lorsque les travailleurs sont autorisés à effectuer leur travail en dehors des locaux de l'entreprise de manière régulière et non occasionnelle, en utilisant les technologies de l'information mises à disposition par l'employeur. Il s'agit d'une modalité qui peut être prévue dans tout contrat de travail ordinaire d'un ouvrier ou d'un employé dont la fonction s'y prête, mais l'employeur est lié par la convention collective n° 85 du Conseil national du travail. Cette CCT définit le cadre et les conditions liées aux jours de télétravail. En télétravail, le collaborateur bénéficie des mêmes conditions de travail qu'un travailleur présent sur le lieu de travail habituel de l'entreprise et organise lui-même son travail selon la durée de travail applicable au sein de l'entreprise. Les télétravailleurs ne sont pas tenus aux règles relatives aux horaires de travail, au travail de nuit et au repos dominical. Pour les autres jours de travail, les règles normales de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail sont applicables.

La première condition établie est que le télétravail ne peut être appliqué que sur une base volontaire. Il s'agit bien entendu d’unecondition applicable durant les périodes où le télétravail n'est pas imposé par le gouvernement. Par conséquent, un employeur qui autorise le télétravail ne peut pas l'imposer à ses travailleurs, et ses travailleurs ne peuvent pas non plus revendiquer un droit au télétravail. Le télétravail doit être fixé par écrit dans le contrat de travail ou dans une annexe à celui-ci. La CCT n° 85 définit ce qui doit au moins être stipulé dans cet accord individuel. L'employeur doit également informer ses travailleurs des conditions de travail, et plus particulièrement des conditions supplémentaires qui s'appliquent au télétravail au sein de l'entreprise. Ces éléments peuvent par exemple être repris dans le règlement de travail ou dans une politique de télétravail. En principe, l'employeur est également tenu de mettre à disposition le matériel (ordinateur portable, GSM, etc.) dont le travailleur a besoin pour télétravailler. Toutefois, le travailleur peut également utiliser son propre matériel, auquel cas les frais encourus doivent être remboursés par l'employeur. Enfin, chaque employeur devra également assurer la protection des données personnelles de ses travailleurs et restera responsable de leur santé et de leur sécurité.

Les entreprises disposant d’une représentation des travailleurs sont soumis à une obligation supplémentaire : avant de pouvoir introduire le télétravail au sein de l'entreprise, à savoir que l'employeur doit informer et consulter les représentants du personnel.

 

Remboursement des frais liés au télétravail

En principe, l'employeur est tenu de prendre en charge les frais de connexion et de communication liés au télétravail, ainsi que les frais encourus par le travailleur dans le cadre de l’utilisation de son propre ordinateur portable et/ou GSM.

Il est possible, et recommandé d’un point de vue pratique, de recourir à un système de remboursement forfaitaire des frais liés au télétravail. L’ONSS et l'administration fiscale ont défini les forfaits mensuels maximums suivants à titre d’indemnité pour les frais propres à l'employeur. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales et d’impôt.

 

 

 

Condition ONSS

Condition fisc

 

 

 

 

Frais de bureau

129,48 EUR

 

pour le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau si le travailleur effectue une partie de ses prestations professionnelles à domicile de manière structurelle et régulière

pour les frais de bureau des collaborateurs qui travaillent à domicile de manière structurelle et régulière (c'est-à-dire l'équivalent d'un jour de travail par semaine sur une base mensuelle). Les frais ne peuvent pas être remboursés d’une autre manière.

Ou 10%

De la rémunération brute, mais cette rémunération brute est limitée à la partie qui concerne les prestations réalisées à domicile

Si le montant est supérieur à 129,48 EUR/mois et que les conditions susmentionnées ne sont pas remplies ou que le travailleur / dirigeant bénéficie d'un régime spécial (salary split/statut de cadre étranger), il est conseillé de demander un ruling fiscal.

Internet

20 EUR

Exonéré si le travailleur utilise sa propre connexion Internet/son propre ordinateur à des fins professionnelles de manière régulière (ex : 1 jour par semaine, plusieurs fois quelques heures par semaine ou 1 semaine par mois)

Exonéré si :

  1. Le travailleur prouve qu’il utilise bel et bien sa propre connexion Internet/son propre ordinateur pour travailler à domicile ;
  2. L'indemnité a bel et bien été utilisée pour ces dépenses (le fisc ne demande pas de preuve si les 20 EUR ne sont pas dépassés) ;
  3. Il n'y a pas d'autre intervention de l'employeur.

PC ou ordinateur portable (y compris les périphériques et logiciels nécessaires)

20 EUR

Deuxième écran d'ordinateur, imprimante ou scanner privé(e) sans PC privé

5 EUR par appareil, maximum 10 EUR

 

Exonéré si l'employeur n’intervient pas dans ces frais d'une autre manière (par exemple en remboursant une partie du prix d'achat ou en mettant le matériel à la disposition du travailleur).

Exonéré si :

  1. Il est uniquement question de l'utilisation professionnelle d'un deuxième écran d'ordinateur, d'une imprimante ou d'un scanner sans PC privé (non cumulable avec l'indemnité pour un PC/ordinateur portable privé).
  2. L'employé prouve qu’il utilise bel et bien son propre matériel pour travailler à domicile.
  3. L'indemnité est accordée pour une durée maximum de 3 ans par appareil.
  4. Il n'y a pas d'autre intervention de l'employeur.

 

Il reste néanmoins possible de rembourser la valeur réelle des dépenses encourues sur présentation de pièces justificatives, au lieu d’octroyer une somme forfaitaire. Sous certaines conditions, le remboursement du prix d'achat du mobilier de bureau/matériel informatique nécessaire à l'exercice de l'activité professionnelle à domicile est exonéré d’impôt et de cotisations sociales. Un remboursement plus élevé que le montant forfaitaire de 129,48 EUR par mois pour les frais de bureau, par exemple, n'est donc pas exclu, à condition que les frais supplémentaires soient justifiés. Veuillez noter qu'à partir de l'année de revenus 2022, le montant total des indemnités forfaitaires susmentionnées et des remboursements sur base de pièces justificatives devra être mentionné par catégorie dans la fiche fiscale 281.10 pour les travailleurs salariés (et 281.20 pour les dirigeants d'entreprise).

Lorsque le travailleur utilise un ordinateur portable et/ou un GSM mis à disposition par l'employeur, l’employeur ne peut pas lui octroyer une indemnité pour l'utilisation de son ordinateur portable ou GSM privé. En outre, dès que le travailleur est autorisé à utiliser le matériel de l’employeur à titre privé, un avantage de toute nature (ATN) forfaitaire doit être pris en compte :

 

Appareil

ATN (estimation sociale et fiscale) par an

GSM/tablette/smartphone

36 EUR/appareil

Abonnement de téléphonie fixe ou mobile

48 EUR/abonnement

PC/ordinateur portable

72 EUR/appareil

Internet (qu'il s'agisse d'une connexion fixe ou mobile et quel que soit le nombre d'appareils pouvant utiliser la connexion)

60 EUR

 

Cet ATN fait partie du salaire et est donc soumis à la sécurité sociale et à l'impôt des personnes physiques dans le chef du travailleur. Par ailleurs, les frais réels sont déductibles dans le chef de l’employeur. L’administration fiscale et l'ONSS acceptent toutefois que la mise à disposition de certains biens nécessaires à l'exercice de l'activité professionnelle ne donne pas lieu à la perception d’un ATN. Par exemple : un bureau, une chaise de bureau, une armoire, une lampe de bureau, un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante/scanner, un clavier, une souris, une souris à pied, un trackpad ou une trackball, un casque, des équipements spécifiques permettant aux personnes handicapées de se servir d’un ordinateur, etc.