Frais variables propres à l’employeur : obligation de fiche plus large à partir de 2022

Frais propres à l’employeur - obligation de reporting classique jusqu’à présent

Les frais propres à l’employeur sont des frais encourus par un travailleur ou un dirigeant d’entreprise, mais qui sont en réalité des frais professionnels à charge de l’employeur/la société. Ces frais sont donc en théorie exonérés de cotisations de sécurité sociale et de précompte professionnel pour le bénéficiaire (travailleur/dirigeant d’entreprise) et l’indemnité - sauf exception - est déductible fiscalement dans le chef de l’employeur.

Les obligations de reporting liées à cette indemnité sont pour l’instant peu nombreuses.

L’employeur octroie souvent une indemnité forfaitaire de frais sous certaines conditions. Mais les frais réels peuvent également être remboursés sur base de pièces justificatives (remboursement des frais variables). Cette opération peut être assez aisément reprise dans la fiche fiscale, à l’aide des mentions suivantes :

Frais remboursés de manière forfaitaire conformément à des normes sérieuses : « Oui, normes sérieuses »
Indemnité forfaitaire qui n’est pas définie sur base de normes sérieuses : mention du montant des frais remboursés
Remboursement des frais variables : « Oui, pièces justificatives »

Obligation de reporting plus large pour les remboursements de frais variables…

La loi du 27 juin 2021 (M.B. 30 juin 2021) apporte une modification à la réglementation existante. Les indemnités variables octroyées aux membres du personnel à partir du 1er janvier 2022 en remboursement de frais propres à l’employeur doivent désormais être justifiées dans les fiches individuelles (281.10/281.20). La valeur réelle des indemnités variables doit donc être reprise dans ces fiches.

Le législateur souhaite ainsi lutter contre le double emploi des remboursements de frais propres à l’employeur et éviter la déduction injustifiée de frais professionnels par le bénéficiaire.

Cette obligation de fiche plus large avait déjà été abordée dans la circulaire 2021/C/20 du 26 février 2021 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail. Cette circulaire mentionnait déjà que le montant total de l'indemnité octroyée pour les frais forfaitaires propres à l’employeur devait être mentionné dans le cadre « renseignements divers » de la fiche 281.10. La circulaire ajoutait également qu’à partir de l’année de revenus 2022, tous les remboursements de frais propres à l’employeur devraient être mentionnés. Cette obligation vaut également pour la fiche 281.20.

… non sans formalités administratives

Dans la pratique, l’obligation de fiche plus large engendre un grand nombre de formalités administratives. Elle concerne les montants réels qui ne sont pas remboursés via le payroll. Ces montants sont généralement remboursés et comptabilisés après vérification. Pour établir correctement les fiches 281.10 et 281.20, une procédure concrète devra être mise en place afin de s’assurer que les informations relatives aux frais remboursés par le département financier soient également communiquées au responsable du payroll.

Sanction

La nouvelle obligation de reporting est, certes, synonyme de formalités administratives conséquentes, mais les employeurs qui ne se conforment pas à la réglementation conservent malgré tout leur droit de déduire les indemnités octroyées à leur personnel. Une éventuelle non-conformité ne donnera pas lieu à une cotisation sur commissions secrètes.

Le fisc peut toutefois imposer une amende administrative.

Attention aux contrôles !

L’exposé des motifs de la loi du 27 juin 2021 mentionnait déjà que l’obligation de fiche plus large contribuerait au contrôle relatif à un éventuel double emploi des indemnités forfaitaires et des remboursements sur base de pièces justificatives.

Pour éviter des discussions avec le fisc, nous vous conseillons de demander un ruling fiscal auprès du Service des Décisions anticipées dans le cas où vous remboursez des frais de manière forfaitaire.

Contact

Vous avez des questions concernant l'obligation de fiche plus large ou vous souhaitez obtenir notre assistance dans le cadre du traitement administratif de cette nouvelle réglementation ? Dans ce cas, n’hésitez pas à contacter votre personne de contact habituelle chez BDO ou l’un de nos experts :