• Optimiser l’usage de l’outil PPM pour améliorer la qualité des données
Case study :

Optimiser l’usage de l’outil PPM pour améliorer la qualité des données

14 août 2019

« En optimisant l’usage de l’outil PPM, la banque a réussi à améliorer son processus d’approbation des timesheets, ses procédures d’auto-facturation et ses rapports d’avancement des projets et programmes. »

Dans le cadre de ce projet, nous avons collaboré avec la 5e banque belge, une banque qui a dégagé un bénéfice net de 250 millions d'euros en 2014 et qui est très appréciée des clients, comme le démontre son Net Promoter Score supérieur à 30. En 2012, la banque a décidé de mettre en place un outil appelé « Project Portfolio Management » (PPM) pour remplacer ses différents outils indépendants tels que TenForce, MSProject et MSOffice.
 

Défi

Au fur et à mesure de la mise en place de ce nouvel outil, la banque a souhaité utiliser plus intelligemment le PPM et améliorer la qualité des données extraites.
 

La technologie

CA PPM (anciennement Clarity) est une suite intégrée de modules grâce à laquelle votre organisation peut gérer de manière transparente ses services, ses projets, ses produits, ses ressources humaines et ses finances. Elle donne à vos cadres un accès en temps réel aux investissements, initiatives et ressources de votre organisation, et permet à vos managers de mener des projets et des programmes de manière contrôlée et prévisible. Outre les fonctionnalités essentielles de gestion des projets et portefeuilles, des solutions modulaires spécifiques prennent en charge des processus critiques tels que la gouvernance informatique, le développement de nouveaux produits et la gestion de programmes d’entreprise.
 

Démarche

Dans un premier temps, nous nous sommes concentrés sur la qualité des données relatives à la gestion des projets et portefeuilles. Nous avons ensuite cherché à extraire le plus d’informations possible de l’outil et à préparer les améliorations. Puis, avec l’équipe Project Management Office (PMO) du client, nous avons identifié les aspects à améliorer. Nous avons décidé d'axer notre travail sur les personnes, les processus et la technologie :

  • Personnes : nous ambitionnions d’aider les project managers, les responsables de portefeuilles et PMO à utiliser plus efficacement l’outil PPM et à en extraire un maximum d’informations ;
  • Processus : nous avons réglé les processus de manière à ce qu'ils soient à jour et fournissent des données exactes et correctes ;
  • Technologie : nous avions pour objectif de maximiser l’utilisation des fonctions standard (originales) de l’outil PPM.
     

Résultats

En collaboration avec l’équipe PMO, BDO Digital a réussi à améliorer les aspects suivants :

Traitement des timesheets (système permettant l’enregistrement des heures de travail)

  • Avant :
    • Plusieurs systèmes et méthodes différents  
    • Absence de données complètes et correctes pour la planification et la budgétisation des projets
    • Processus d'approbation inefficace, avec une incidence sur le processus de facturation
  • Après :
    • Définition claire des rôles et responsabilités
    • Nouveau processus d'approbation des timesheets associé à des procédures et des directives
    • Introduction de KPI et d’objectifs
    • Transparence accrue

Procédure d’auto-facturation (informer le fournisseur de ressources externes sur ce qui peut être facturé)

  • Avant :
    • Procédure papier manuelle et fastidieuse pour approuver les factures des fournisseurs
    • Long délai (2 – 3 mois)
    • Risque que le fournisseur envoie la facture deux fois
  • Après :
    • Procédure souple et digitale
    • Utilisation plus rapide et efficace des données disponibles
    • Procédure d'approbation mobilisant moins de ressources
    • Accord et engagement transparents entre la banque et le fournisseur

Rapports d’avancement des projets et programmes (ou « Project Status Report » (PSR) 

  • Avant :
    • Différents formats
    • Contenu variable
    • Certains project managers ne fournissaient pas de PSR
  • Après :
    • PSR unique et uniforme avec des instructions claires à suivre pour les chefs de projet
    • L'outil PPM est le point de référence unique