• UBO-register: aandeelhouders niet langer anoniem

UBO-register: aandeelhouders niet langer anoniem

27 september 2018

[Update 27.09.2018]

 

Het KB van 30 juli 2018 betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register voert verregaande informatieverplichtingen in voor vennootschappen, (I)VZW’s, … met betrekking tot de identiteit van hun uiteindelijke begunstigden

UBO register

Het UBO-register is een gecentraliseerde databank van natuurlijke personen die eigenaar zijn van of zeggenschap uitoefenen over vennootschappen, trusts, (I)VZW’s, stichtingen en juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts of fiducieën.

Het doel van het UBO-register is inzicht te krijgen in de eigendomsstructuren van voormelde juridische entiteiten om op efficiëntere wijze de strijd aan te gaan tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

 

Werkingsmodaliteiten van het UBO-register

Een Koninklijk Besluit (K.B. 30.07.2018, B.S. 14.08.2018) bepaalt nu welke informatie moet worden meegedeeld, wie toegang heeft tot het UBO-register en welke sancties gelden bij niet-naleving. Vennootschappen, trusts, VZW’s, stichtingen en structuren vergelijkbaar met fiducieën en trusts dragen daardoor voortaan een grotere verantwoordelijkheid als informatieplichtigen.

Het KB treedt in werking op 31 oktober 2018. Het bestuursorgaan moet de vereiste informatie over de identiteit van de uiteindelijke begunstigden uiterlijk op 31 maart 2019 (en dus niet 30 november 2018 zoals eerst voorzien) voor de eerste keer meedelen. De informatie moet minstens jaarlijks worden bijgewerkt en wijzigingen moeten door het bestuursorgaan binnen de maand worden doorgegeven nadat de betreffende de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is.

Het is daarom belangrijk dat vennootschappen en VZW’s zich tijdig voorbereiden om alle noodzakelijke informatie over hun uiteindelijke begunstigden te verzamelen (wie, welke categorie, mee te delen informatie…). Bij vennootschappen en VZW’s waar er regelmatig wijzigingen optreden van de uiteindelijke begunstigden is het ook aangewezen om een interne procedure te voorzien die ervoor zorgt dat de wijzigingen tijdig (binnen de maand) aan het UBO-register kunnen worden meegedeeld.

 

Contact

Onze experten van BDO legal staan u graag bij in de analyse van de verplichtingen die voor u voortvloeien uit het UBO-register en de voorbereiding van de mededeling van de verplichte informatie, zodat u tijdig in orde bent met alle formaliteiten. U kunt met hen contact opnemen per e-mail: Legal@bdo.be

 

Meest gestelde vragen

Op wie is de verplichting van toepassing?

  1. De wet legt aan alle vennootschappen, (i) vzw’s, maatschap en stichtingen naar Belgisch recht (evenals trusts, fiducie of andere gelijkaardige constructies) de verplichting op :
    • om adequate, juiste en actuele informatie te verzamelen over hun uiteindelijke begunstigden, alsmede gedetailleerde gegevens over de economische belangen die zij bezitten, te verzamelen en te bewaren;
    • om deze informatie door te sturen naar het UBO-register; en
    • om hun uiteindelijke begunstigden op de hoogte te stellen (in het kader van de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens).
  2. In de praktijk moet het leidinggevend orgaan van deze rechtspersonen (bestuurders, zaakvoerders, enz.) ervoor zorgen dat deze verplichtingen worden nagekomen.

Uiteindelijk begunstigde : over wie gaat het?

Voor vennootschappen, worden als uiteindelijk begunstigde beschouwd:

  1. de natuurlijke persoon of personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of een toereikende deelneming in het kapitaal van die vennootschap bezit, onder meer door middel van aandelen aan toonder; het bezit door een natuurlijke persoon van meer dan 25% van de stemrechten of meer dan 25% van de aandelen of in het kapitaal van de vennootschap is een indicatie van een toereikend percentage van de stemrechten of van voldoende rechtstreekse participatie. In het geval van onrechtstreekse controle is het percentage dat in aanmerking moet worden genomen het gewogen percentage;
  2. de natuurlijke persoon (of personen) die via andere kanalen zeggenschap over de vennootschap uitoefent (aandeelhoudersovereenkomst, recht om leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht, enz.);
  3. de natuurlijke persoon (of personen) die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien na uitputting van alle middelen en op voorwaarde dat er geen reden is voor verdenking, geen van de bedoelde personen is geïdentificeerd of als het niet zeker is dat de geïdentificeerde persoon of personen de uiteindelijke begunstigden zijn. In het geval van een restcategorie moet de identificatie van deze uiteindelijk begunstide voldoende worden gedocumenteerd en onderbouwd (bijv. stappen die worden ondernomen om de eerste twee categorieën te identificeren, die het resultaat zijn van het uitgevoerde onderzoek, enz.)

Voor de (i) vzw of stichtingen worden beschouwd als uiteindelijk begunstigden:

  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de (i) vzw of stichting te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur van de (i) vzw of stichting;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijke belang de (i) vzw of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijk zeggenschap over de (i) vzw of stichting uitoefent.

Welke informatie dient er te worden meegedeeld aan het UBO register?

De volgende informatie moet worden verstrekt over elke uiteindelijk begunstigde van een vennootschap, vereniging zonder winstoogmerk, Ivzw of stichting:

  1. familienaam en voornaam;
  2. geboortedatum;
  3. nationaliteit (en);
  4. volledig adres van verblijf;
  5. de datum waarop de persoon een uiteindelijk begunstigde werd van de betrokken rechtspersoon;
  6. identificatienummer in het rijksregister van natuurlijke personen of de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en, in voorkomend geval, een soortgelijk identificatienummer dat wordt gegeven door de staat waar de persoon woonachtig is of waarvan hij onderdaan is;
  7. de categorie(ën) van personen waartoe hij behoort;
  8. de één of meerdere categorieën van personen, afzonderlijk of samen met anderen, waartoe hij behoort.

Daarnaast moet de volgende aanvullende informatie worden verstrekt voor elke uiteindelijk begunstigde van een vennootschap:

  1. of het gaat over een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijk begunstigde;
  2. als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens (met minstens de naam, de datum van oprichting, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en zijn ondernemingsnummer, en, in voorkomend geval, elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waarin de tussenpersoon is geregistreerd);
  3. de omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap (dat wil zeggen het percentage aandelen of stemrechten, dat moet worden gewogen in het geval van een onrechtstreekse begunstigde eigenaar).

Op welke wijze dienen de gegevens te worden meegedeeld?

De informatie betreffende de uiteindelijk begunstigden moet worden gecommuniceerd aan het UBO-register via het online portaal MyMinFin of MyMinFin Pro : https://eservices.minfin.fgov.be/mym-portal/public/citizen/welcome.

Kan er een volmacht gegeven worden aan een derde om deze gegevens mee te delen?

  1. De bestuurders of zaakvoerders van de betrokken juridische entiteit (vennootschap, vzw, …) zijn niet verplicht zelf de nodige informatie aangaande de uiteindelijk begunstigde mee te delen aan het UBO register.
  2. Twee opties zijn mogelijk :
    • zij kunnen een intern mandaat (of "Role Management Administration" - "RMA") geven aan een persoon binnen hun vennootschap (of vzw, ...) om deze formaliteiten uit te voeren; of
    • men kan een extern mandaat verlenen aan een derde (bv. boekhouder, belastingadviseur, …)
  3. BDO kan u hierbij desgewenst assisteren. Mogen wij u in voorkomend geval verzoeken uw accountmanager te willen contacteren.

Binnen welke termijn moeten de gegevens worden meegedeeld?

  1. U hebt tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste keer te registeren.
  2. Vervolgens moet deze informatie minstens één keer per jaar worden bijgewerkt, waarbij wordt gespecificeerd dat de bestuursorganen (bestuurders, zaakvoerders, ...) alle informatie met betrekking tot uiteindelijk begunstigden moeten doorgeven aan het UBO-register binnen een periode van één maand na de datum waarop deze bekend of gewijzigd zijn.

Zijn er sancties?

Er kunnen twee soorten sancties worden opgelegd aan de personen die verantwoordelijk zijn voor het management van de entiteit (voornamelijk de bestuurders, zaakvoerders en leden van het directiecomité) in geval van niet-naleving van deze verplichtingen:

  • een administratieve boete van EUR 250 tot EUR 50.000; en
  • een strafrechtelijke boete van EUR 50 tot EUR 5.000 EUR (te vermenigvuldigen met extra opcentiemen, dwz een boete van EUR 400 tot EUR 40.000).

Wie heeft er toegang tot het UBO register?

  1. De gegevens van het UBO register met betrekking tot vennootschappen zijn toegankelijk voor :
    • De bevoegde autoriteiten (m.n. de fiscale administratie)
    • vennootschappen en natuurlijke personen die deze informatie nodig hebben om hun verplichtingen op het gebied van waakzaamheid ten aanzien van hun klanten (banken, advocaten, notarissen, accountants, ...) na te kunnen komen; en
    • het grote publiek, waarbij wordt gespecificeerd dat deze personen alleen toegang zullen hebben tot bepaalde informatie betreffende uiteindelijk begunstigden ( met name niet hun woonplaats of hun identificatienummer in het rijksregister van natuurlijke personen of bij de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid).
  2. De gegevens van het UBO register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden van (i) vzw en stichtingen (evenals trusts en fiducie) zijn ook toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten en voor de vennootschappen en personen als bedoeld in het vorige punt. Het grote publiek heeft er echter geen toegang toe, maar sommige informatie is toegankelijk :
    • elke andere persoon of organisatie die een legitiem belang aantoont; en
    • elke andere persoon die een schriftelijke aanvraag bij de Administratie van de Thesaurie indient voor de (i) vzw en de stichtingen (evenals de trusts en fiducies) die een vennootschap, (i) vzw of stichting controleren.
  3. In uitzonderlijke gevallen kan de Administratie van de Thesaurie, op vraag van een uiteindelijk begunstigde, de toegang tot een deel of het geheel van de informatie inzake het UBO register weigeren.

1 De wet van 18 september 2017 identificeert verschillende categorieën van uiteindelijk begunstigden volgens de juridische entiteit waarop ze betrekking hebben. De wet onderscheidt aldus 3 soorten juridische entiteiten m.n. (i) de vennootschappen, (ii) (i) vzw en stichtingen en (iii) de trust en gelijkaardige juridische constructies. We behandelen de trust hier niet maar mocht u dienaangaande vragen hebben aarzel niet om onze LEGAL afdeling te contacteren.