Algemene vergadering: versoepelingen nu geïntegreerd in het WVV
04 januari 2021
Nu fysieke contacten tijdens de coronapandemie zo veel als mogelijk moeten worden beperkt, is het ook moeilijker geworden om een algemene vergadering te houden. Tijdens de eerste lockdown besloot de federale regering daarom om via een bijzonder Koninklijk Besluit de regels voor de organisatie en het houden van vergaderingen van het bestuursorgaan en van aandeelhouders tijdelijk te versoepelen (lees in dit verband ook Vertraging bij het opstellen en goedkeuren van de jaarrekening).
De Wet van 20 december 2020 (die op 24 december 2020 in werking is getreden) integreert nu definitief enkele versoepelingen in het WVV.
Deelname aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel
Voortaan kan het bestuursorgaan van de BV, de NV, de CV en de (I)VZW zonder enige statutaire machtiging of regeling haar effectenhouders/leden de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan de algemene vergadering via een elektronisch communicatiemiddel. De bestuurders en de commissaris, wanneer er één werd aangesteld, kunnen eveneens langs elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering. De leden van het bureau moeten evenwel nog altijd fysiek aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd.
Het gebruikte communicatiemiddel moet:
- de vennootschap/(I)VZW toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de effectenhouder/het lid die ervan gebruikmaakt;
- de effectenhouder/het lid ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om desgevallend zijn of haar stemrecht uit te oefenen;
- de effectenhouder/het lid toelaten om actief deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen. Tot 30 juni 2021 geldt hiervoor evenwel een uitzondering indien het bestuursorgaan in de oproeping motiveert waarom de vennootschap/(I)VZW niet over zo’n dergelijk communicatiemiddel beschikt.
Maar dit communicatiemiddel hoeft niet noodzakelijk een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole te zijn. De controle van de hoedanigheid en identiteit, evenals de stemming kunnen bijvoorbeeld gebeuren via video- of telefoonconferenties tools zoals Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem.
Schriftelijke besluitvorming
De wetgever bevestigt nu uitdrukkelijk dat de leden van een (I)VZW, zoals de aandeelhouders van een bv, cv en nv, via eenparige schriftelijke besluitvorming alle beslissingen kunnen nemen die tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen.