• Fiche verplichtingen voor variabele
    kosten eigen aan de werkgever
    breiden uit vanaf 2022

Fiche verplichtingen voor variabele kosten eigen aan de werkgever breiden uit vanaf 2022

15 december 2021

De wetswijziging dateert al van enige tijd terug, maar wordt nu naar het aankomende nieuwe jaar toe terug brandend actueel. Vanaf 2022 moeten de bedragen van terugbetaalde variabele kostenvergoedingen voor hun reëel bedrag vermeld worden op de fiscale fiche. Dit vraagt om bijkomende administratieve verwerking. Bovendien wordt het oppassen voor verhoogde fiscale controles!

 

Kosten eigen aan de werkgever – momenteel nog eenvoudige rapporteringsplicht

Kosten eigen aan de werkgever zijn kosten die een werknemer of een bedrijfsleider maakt, maar eigenlijk een beroepskost zijn voor de werkgever/vennootschap. Daarom zijn terugbetalingen van dergelijke kosten in de regel vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing voor de begunstigde (werknemer/bedrijfsleider) en is deze kostenvergoeding, behoudens uitzondering, fiscaal aftrekbaar voor de werkgever.

Momenteel zijn hier niet zoveel rapporteringsverplichtingen aan verbonden.

De werkgever kent onder bepaalde voorwaarden vaak een forfaitaire kostenvergoeding toe. Maar de werkelijke kost kan ook worden terugbetaald aan de hand van bewijsstukken (variabele kostenvergoeding). Op de fiscale fiche kan dit vrij eenvoudig worden verwerkt aan de hand van volgende vermeldingen:

  • Forfaitair terugbetaalde kosten overeenkomstig ernstige normen: “Ja, ernstige normen”
  • Forfaitaire vergoeding die niet vastgesteld is op basis van ernstige normen: vermelding het betaalde bedrag van de terugbetaalde kosten
  • Variabele kostenvergoeding: “Ja, bewijsstukken”

 

Uitgebreide rapporteringsplicht voor variabele kostenvergoedingen…

De wet van 27 juni 2021 (B.S. 30 juni 2021) brengt een wijziging aan de bestaande regeling aan. Variabele vergoedingen toegekend aan personeelsleden vanaf 1 januari 2022 als terugbetaling van werkelijke kosten eigen aan de werkgever moeten voortaan verantwoord worden in de individuele fiches (281.10/281.20). Variabele vergoedingen moeten hierdoor voor hun werkelijke waarde worden opgenomen in deze fiscale fiches.

De wetgever wil hiermee het dubbel gebruik van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever verder bestrijden en de onterechte aftrek als beroepskost bij de begunstigde vermijden.

De uitgebreide ficheverplichting kwam ook al aan bod in de circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 over terugbetaling van kosten voor thuiswerk. Deze circulaire vermeldde toen al dat voor forfaitaire kosten eigen aan de werkgever steeds het totale bedrag van de vergoedingen vermeld moet worden in het vak ‘diverse inlichtingen’ van de fiche 281.10. De circulaire voegt er nog aan toe dat vanaf inkomstenjaar 2022 alle terugbetalingen van eigen kosten aan de werkgever moeten worden vermeld. Deze verplichting geldt tevens voor de fiche 281.20.

 

…brengt ook heel wat administratieve lompslomp met zich

In de praktijk brengt de ruimere ficheverplichting echter heel wat bijkomend administratief werk met zich. De nieuwe verplichting heeft immers betrekking op de werkelijke bedragen die gewoonlijk niet via de payroll worden terugbetaald. De bedragen worden doorgaans uitbetaald en verwerkt in de boekhouding na verificatie. Om de fiches 281.10 en 281.20 correct op te maken zal dus een concrete procedure moeten uitgewerkt worden om ervoor te zorgen dat de informatie met betrekking tot de door de finance afdeling terugbetaalde kosten ook effectief aan de payroll verantwoordelijke worden doorgegeven, zodat deze correct in de loonadministratie kunnen worden opgenomen.

 

Sanctie

De nieuwe rapporteringsverplichting mag dan wel heel wat administratief werk met zich brengen, maar werkgevers die zich niet in regels stellen behouden wel nog hun recht om betaalde kostenververgoeding, waar toegelaten, fiscaal in aftrek te brengen. Niet-conformiteit zal ook niet leiden tot een aanslag geheime commissielonen.

De fiscus kan wel een administratieve boete opleggen.

 

Opgelet voor verhoogde controle op kostenvergoedingen

De memorie van toelichting bij de wet van 27 juni 2021 vermeldde al dat de ruimere ficheverplichting bijdraagt aan de controle op eventueel dubbelgebruik van forfaitaire kostenvergoedingen en de terugbetaling van variabele kosten op basis van bewijsstukken.

Om achteraf discussies met de fiscus hierover te vermijden raden wij nog steeds aan een ruling aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen wanneer kosten forfaitair worden terugbetaald.

 

Contact

Heb je vragen bij de ruimere ficheverplichting of wens je bijstand in de administratieve verwerking van deze nieuwe regelgeving? Neem dan contact op met een van onze payroll experten of uw gebruikelijke BDO contactpersoon: