Telewerk als modaliteit van de arbeidsovereenkomst
Wanneer werknemers hun werkzaamheden op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie mogen uitvoeren, met de gebruik van informatietechnologie van de werkgever, is er sprake van ‘structureel telewerk’. Dit is een modaliteit die kan worden voorzien in elke gewone arbeidsovereenkomst van een arbeider of bediende waarvoor de functie er zich toe leent, maar waarbij de werkgever gebonden is door de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad. Voor de dagen waarop er aan telewerk wordt gedaan, bepaalt deze CAO het kader en de voorwaarden. Een telewerker geniet op deze dagen dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer die op de gewone bedrijfslocatie werkt, en organiseert zelf zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Voor het overige zijn telewerkers uitgesloten van de regels over arbeidsduur, nachtwerk en zondagsrust. Voor de andere werkdagen, gelden de normale regels van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.
Een eerste voorwaarde is dat het telewerk enkel op vrijwillige basis kan worden toegepast. Voor alle duidelijkheid zijn dit de toepasselijke voorwaarden in periodes waar telewerk niet verplicht wordt door de overheid. Een werkgever die telewerk toelaat, kan het in die periodes dus niet opleggen aan zijn werknemers, noch kunnen werknemers een recht op telewerk opeisen. Vervolgens is het telewerk schriftelijk vast te leggen in de arbeidsovereenkomst, of een bijlage daaraan. CAO 85 schrijft voor wat er minstens in deze individuele overeenkomst moet worden bepaald. De werkgever moet daarnaast zijn werknemers informeren over de arbeidsvoorwaarden en specifiek over de aanvullende voorwaarden die van toepassing zijn op het telewerk binnen de onderneming. Deze zaken kunnen bijvoorbeeld in het arbeidsreglement of een telewerk policy worden opgenomen. In principe is de werkgever ook verplicht om de apparatuur (laptop, gsm, enz.) die de werknemer nodig heeft om aan telewerk te kunnen doen, beschikbaar te stellen. De werknemer kan echter ook zijn eigen apparatuur gebruiken, waarbij de kosten voor rekening van de werkgever zijn.
Tot slot zal elke werkgever ook de nodige bescherming moeten voorzien van de persoonsgegevens van de werknemer en zal hij verantwoordelijk blijven voor de veiligheid en gezondheid van de telewerkers.
Ondernemingen met een werknemersvertegenwoordiging moeten bovendien rekening houden met een bijkomende verplichting: vooraleer telewerk in de onderneming in te voeren, moet de werkgever de werknemersvertegenwoordigers inlichten en raadplegen.
Terugbetaling van kosten verbonden aan telewerk
De werkgever is in principe verplicht de kosten van de verbindingen en de communicatie in verband met het telewerk te dragen alsook de kosten die de werknemer maakt door het gebruik van een eigen laptop en/of gsm.
Het is mogelijk, en praktisch gezien aangeraden, om bij telewerk gebruik te maken van forfaitaire kostenvergoedingen. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden volgende maximale maandelijkse forfaits als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever, vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen.
|
|
|
Voorwaarde RSZ
|
Voorwaarde fiscus
|
|
Bureaukosten
|
129,48 EUR
|
Voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap indien de werknemer effectief structureel en regelmatig een gedeelte van de arbeidstijd thuis presteert
|
Voor alle courante kantoorkosten m.b.t. het thuiskantoor voor alle werknemers die regelmatig en structureel thuis werken (d.i. het equivalent van 1 werkdag/week beoordeeld op maandbasis ). De kost mag niet op een andere manier worden terugbetaald.
|
|
Of 10%
|
Van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties
|
Als het bedrag hoger is dan 129,48/maand en niet aan hogergenoemde voorwaarden is voldaan of de werknemer/bedrijfsleider van een bijzonder stelsel geniet (salary split/buitenlands kaderleden statuut), is het aan te raden om een fiscale ruling aan te vragen.
|
|
Internet
|
20 EUR
|
Vrijgesteld indien de werknemer eigen internet/PC gebruikt voor professionele doeleinden op regelmatige basis, zoals bijvoorbeeld 1dag/week, meerdere keren een paar uur/week, één week elke maand
|
Vrijgesteld indien:
- De werknemer bewijst dat eigen internet/pc werkelijk wordt gebruikt om thuis te werken;
- De vergoeding daadwerkelijk is gebruikt voor die onkosten (de fiscus vraagt geen bewijs als de 20 EUR niet wordt overschreden).
- Er geen andere tussenkomst is van de werkgever.
|
|
PC of laptop (inclusief randapparatuur en noodzakelijke software)
|
20 EUR
|
|
Eigen tweede computerscherm, printer, scanner zonder eigen privé PC
|
5 EUR per apparaat maximum 10 EUR
|
Vrijgesteld ndien de werkgever niet op een andere manier in deze kosten van (bijvoorbeeld door een deel van de aankoopprijs te vergoeden of het materiaal ter beschikking te stellen van de werknemer).
|
Vrijgesteld indien:
- Er enkel professioneel gebruik van tweede computerscherm, printer, scanner zonder eigen privé PC is (niet cumuleerbaar met de vergoeding voor eigen PC/laptop).
- De werknemer bewijst dat eigen apparaat werkelijk wordt gebruikt om thuis te werken.
- De vergoeding maximum 3 jaar per item wordt toegekend.
- Er geen andere tussenkomst is van de werkgever.
|
Uiteraard blijft het steeds mogelijk om de werkelijke waarde van de gemaakte kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken in de plaats van het toekennen van een forfait. Zo wordt onder bepaalde voorwaarden de terugbetaling van de aankoopprijs van kantoormeubilair/informaticamateriaal noodzakelijk om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te oefenen, belastingvrij en vrijgesteld van RSZ aanvaard. Een hogere/bijkomende terugbetaling dan het forfait van 129,48 EUR per maand voor bureaukosten bijvoorbeeld is dus niet uitgesloten, voor zover de bijkomende kosten bewezen zijn. Let wel, vanaf inkomstenjaar 2022 moet het totale bedrag van hogervermelde forfaitaire vergoedingen en de terugbetalingen op basis van bewijsstukken per categorie vermeld te worden op de fiscale fiche 281.10 van de werknemers (en voor bedrijfsleiders 281.20).
Wanneer de werknemer een laptop en/of gsm van de werkgever gebruikt, kan geen kostenvergoeding meer worden toegekend voor het gebruik van de eigen laptop of gsm. Van zodra de werknemer deze werkmiddelen ook privé mag gebruiken, moet bovendien een forfaitair voordeel alle aard (“VAA”) in aanmerking worden genomen:
|
Apparaat:
|
VAA (sociale en fiscale raming) per jaar :
|
|
GSM/Tablet/Smartphone
|
36 EUR/toestel
|
|
Vast of mobiel telefoonabonnement
|
48 EUR/abonnement
|
|
PC/laptop
|
72 EUR/toestel
|
|
Internet (ongeacht of het vaste of mobiele aansluiting is en ongeacht het aantal toestellen dat gebruik kan maken van die internetaansluiting)
|
60 EUR
|
Dit voordeel alle aard is onderdeel van het loon en dus onderworpen aan RSZ en personenbelasting in hoofde van de werknemer. De werkelijke kosten zijn fiscaal aftrekbaar voor de werkgever. Daarnaast aanvaarden de fiscus en de RSZ dat er geen voordeel alle aard aangerekend wordt voor het ter beschikking stellen van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de beroepsactiviteit. Dit zijn: bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp, tweede computerbeeldscherm, printer/scanner, toetsenbord, muis, voetmuis, trackpad of trackball, hoofdtelefoon en specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.