• De Watergroep kiest tijdloze mobiliteitsoplossing
Case study:

De Watergroep kiest tijdloze mobiliteitsoplossing

17 juni 2019

Vaigo past naadloos in de hele HR-applicatieketen  

De Watergroep, het grootste waterbedrijf in Vlaanderen, vond in Eurides de partner bij uitstek om haar combimobiliteit te organiseren en te implementeren. Doorslaggevend was de naadloze integratie van het Vaigo-mobiliteitsplatform in de keten van bestaande HR-applicaties, tot en met de loonberekening. Een investering die zich uiteindelijk snel zal terugverdienen dankzij de mooi meegenomen automatisering van de site-overschrijdende mobiliteitsadministratie. 

De Watergroep levert drinkwater aan 3,2 miljoen klanten in 177 Vlaamse gemeenten. De ruim 1.500 medewerkers van het integrale waterbedrijf verplaatsen zich dagelijks naar een van de 34 sites verspreid over Vlaanderen. Duurzaam woon-werkverkeer met de fiets wordt al enkele jaren beloond, maar het systeem sloot volgens het recente sociaal akkoord niet meer aan bij de hedendaagse vraag naar flexibele keuzemogelijkheden. 

“Je kreeg pas een fietsvergoeding als je minstens 80% van de werkdagen met de fiets naar het werk kwam. Tijd dus voor een obiliteitsoplossing waar medewerkers kunnen kiezen uit verschillende modi en die – en dat was van kritiek belang – naadloos kon worden geïntegreerd met andere bestaande HR-applicaties, zoals de loonberekening en het registreren van nieuwe medewerkers.”  

Bregt Dehairs, verantwoordelijke HR-administratie

Rendabel op lange termijn 

Vroeger organiseerde De Watergroep haar beperkte combimobiliteit via het HR-pakket SuccessFactors en SharePoint. 

“Dat zijn geen ‘dedicated’ mobiliteitsoplossingen die aan al onze vereisten kunnen voldoen. Bovendien voorzien die systemen enkel in een goedkeuringsflow en vereisen ze tijdrovende administratieve handelingen door een HR-medewerker, denk nog maar aan het bestellen van de honderden treintickets. Dat is niet de corebusiness van HR. Ook de medewerker zelf moest heel wat velden invullen en aanklikken om een aanvraag te doen. Met het groeiende aantal mobiliteitsoplossingen is zo’n aanpak niet langer van deze tijd, laat staan kostenefficiënt.” 

Stefan Van Avermaet, functioneel analist

Bottomline: De Watergroep zocht een mobiliteitsplatform dat op lange termijn rendabel blijft en oplossingen kan integreren waarvan we vandaag het bestaan nog niet vermoeden. 

Vaigo biedt alle medewerkers, op welke site ze ook aan het werk zijn, een uitgebreid gamma mobiliteitsmodi die ze op maat van hun woon-werkverkeerbehoeften kunnen organiseren, zoals occasioneel of structureel fietsen, de autovergoeding voor arbeidsplaatsen die moeilijk met het openbaar vervoer te bereiken zijn en abonnementen of losse tickets voor het openbaar vervoer. Op dagbasis bovendien! 

“Een sterk punt van de applicatie is de flexibiliteit waarmee je transacties kan registreren. Zo kan een medewerker meerdere mobiliteitsopties met elkaar combineren dankzij een slimme integratie met de loonmotor die rekening houdt met de dagdagelijkse mobiliteitskeuze van de medewerker. Bovendien zit in Vaigo een controlerobot ingebouwd die niet-toegestane overlappingen er automatisch uitfiltert. Anders gezegd, het systeem is bijzonder gebruiks- en beheersvriendelijk.” 

Bregt Dehairs

Snelle return on investment 

Vaigo integreert zich naadloos in het HR-pakket en de bijbehorende loonmotor waardoor vergoedingen automatisch worden berekend. 

“Of we de ROI van Vaigo hebben berekend? De opzetkost is laag, de recurrente kosten zijn zeker aanvaardbaar. We lieten ons wel allemaal verrassen door de omvang van de te leveren inspanning rond de integratie. De ontwikkeling van de API die met onze ‘middleware’-software kon communiceren, had meer voeten in de aarde dan verwacht. Maar BDO-Eurides liet zich niet uit zijn lood slaan en werkte samen met De Watergroep een sluitende oplossing uit. Uiteindelijk verdient Vaigo zich snel terug omdat het ook de verdoken kost van de administratieve workload neutraliseert en updates in de toekomst heel kostenefficiënt kunnen gebeuren.” 

Stefan Van Avermaet

Het Vaigo-platform kan inderdaad gemakkelijk meegroeien met de mobiliteitsoplossingen die zich in de toekomst zullen aanbieden. Op die manier kan De Watergroep zorgeloos inspelen op de meest actuele trends binnen het mobiliteitslandschap. “En kunnen we bovenal onze visie op duurzaamheid doortrekken naar ons mobiliteitsbeleid”, besluiten Bregt Dehairs en Stefan Van Avermaet.