Deze website maakt gebruik van cookies. Op deze manier kunnen we u een meer gepersonaliseerde dienstverlening bieden. Door het gebruik van deze website gaat u akkoord met het feit dat wij 'cookies' gebruiken. Lees onze privacy policy voor meer informatie over het gebruik van cookies en hoe u deze kunt deleten en blokkeren.
  • Optimalisatie van PPM tool voor betere datakwaliteit
Case study:

Optimalisatie van PPM tool voor betere datakwaliteit

14 augustus 2019

“Door de PPM tool op een optimale manier te gebruiken, was de bank in staat om het goedkeuringsproces van de timesheets, de factureringsprocedures door de afnemer en de Project- en Programmastatusrapporten te verbeteren.”

Tijdens dit project werkten we samen met de vijfde grootste bank in België met een nettowinst van 250 miljoen euro in 2014 en een hoog niveau van klantenwaardering, zoals hun NPS-score van 30+ aantoont. In 2012 besliste de bank om een Project Portfolio Management (PPM) tool te implementeren ter vervanging van verschillende aparte tools zoals TenForce, MSProject en MSOffice.

Uitdaging

De bank wilde niet enkel de tool implementeren, maar er ook op een slimme manier gebruik van maken en de kwaliteit van de data optimaliseren.

Technologie

CA PPM (vroeger Clarity) is een geïntegreerde suite van modules die een organisatie toelaat om al haar diensten, projecten, producten, mensen en financiën naadloos te beheren. De tool geeft de leidinggevenden een real-time overzicht in de investeringen, initiatieven en hulpmiddelen van de organisatie, en geeft managers de bevoegdheid om projecten en programma’s op een gecontroleerde en voorspelbare manier uit te voeren. Naast deze centrale project- en portfoliomanagementfunctie zijn er ook oplossingsgerichte modules die de kritische processen ondersteunen van IT-beheer, ontwikkeling van nieuwe producten en beheer van ondernemingsprogramma’s.  

Aanpak

In de eerste fase focusten we op de input en datakwaliteit van de informatie gerelateerd aan project- en programmamanagement. Daarna streefden we ernaar om zoveel mogelijk informatie uit de tool te halen en de verbeteringen te verwerken. Ten derde identificeerden we, samen met het Project Management Office (PMO) team van de klant, de verbeterpunten. We besloten om te focussen op mensen, processen en technologie:

  • Mensen: we streefden ernaar om de Project Managers, Portfolio Managers en PMO te helpen om de tool op een efficiëntere manier te gebruiken en om het maximum aan informatie eruit te halen.
  • Processen: we zorgen ervoor dat alle processen up-to-date waren en dat ze accurate en correcte informatie verschaffen.
  • Technologie: we wilden het gebruik van de standaardfuncties van de PPM tool optimaliseren.

Resultaten

Samen met het PMO team, konden we bij BDO Digital de volgende zaken verbeteren:

Timesheetverwerking

  • Before
    • Verschillende systemen en methodes om timesheets te verwerken
    • Geen volledige en correcte data voor projectplanning en budgettering
    • Inefficiënt goedkeuringsproces voor timesheets, wat het factureringsproces beïnvloedt
  • After
    • Duidelijke invulling van rollen en verantwoordelijkheden
    • Nieuw goedkeuringsproces voor timesheets met procedures en richtlijnen
    • KPI’s met doelstellingen
    • Verhoogde transparantie

Factureringsprocedure door de afnemer (informatie die verschaft wordt aan de leverancier van externe hulpmiddelen over wat er kan/moet gefactureerd worden)

  • Before
    • Lang manueel papieren goedkeuringsproces van facturen van externe middelen
    • Lange levertijd (2 tot 3 maanden)
    • Risico dat de leverancier de factuur twee keer opstuurt
  • After
    • Agile en papierloze procedure
    • Sneller en efficiënter gebruik van de beschikbare data
    • Minder hulpmiddelen nodig bij goedkeuringsprocedure
    • Transparant akkoord en verbintenis tussen bank en leverancier

Project- en Programmastatusrapporten

  • Before
    • Verschillende opmaak voor Projectstatusrapporten (PSR)
    • Inconsistente inhoud
    • Sommige projectmanagers leveren geen PSR af
  • After
    • Unieke en uniforme PSR met duidelijke instructies voor de projectmanagers
    • PPM tool is de single point of truth