BDO hielp De Vlaamse Waterweg nv vooruit door een vooraf gedefinieerd kader rond drie grote pijlers – slimme logistiek, slim beheer en slim goederenvervoer – af te stemmen op de realiteit van het agentschap.
Dat kader vormde een solide basis voor de aanvraag van de Europese DigiWave-subsidie, met een samenhangender en overtuigender dossier als resultaat.
Het DigiWave-voorstel was opgebouwd rond drie pijlers met geïntegreerde oplossingen die zowel de operationele als de strategische uitdagingen aanpakten:
- Slimme logistiek (Smart Logistics) met als doel de efficiëntie te verhogen en de uitstoot te verlagen door middel van geoptimaliseerde processen en integratie in het internet der dingen (IoT).
- Slimme administratie (Smart Administration) om via digitale workflows de samenwerking en de naleving van de regelgeving vlotter te laten verlopen.
- Slim varen (Smart Shipping) in het teken van automatisering, met onder meer geautomatiseerde schepen, en integratie binnen de synchromodale transportketen. De keuze om machine learning en geavanceerde analysemogelijkheden in te bouwen maakte de voorgestelde oplossingen vanzelf toekomstbestendig en schaalbaar.
Voortbouwend op onze expertise koos BDO voor een gestructureerde en gezamenlijke aanpak om het kader om te zetten in een praktijkgericht subsidiedossier dat aan alle Europese regels voldeed. Met een reeks workshops en via overleg met de stakeholders hielp BDO de DigiWave-aanvraag actief te structureren en inhoudelijk vorm te geven. Dankzij die contacten kwamen de knelpunten op het vlak van logistiek, beheer en technologie helder in beeld en konden de strategische ambities worden vertaald in praktische, meetbare acties.
Op basis van het kader werden de algemene doelstellingen van DigiWave gebundeld in duidelijk gedefinieerde werkpakketten. Bij elk werkpakket hielp BDO de reikwijdte, taken, deliverables, mijlpalen, kwaliteitsnormen en betrokken stakeholders te bepalen. Die aanpak resulteerde in een erg samenhangend dossier dat volop rekening hield met de financieringsvoorwaarden van de EU.
Een belangrijk deel van het werk van BDO bestond erin de subsidieovereenkomst voor DigiWave Fase 1 in het kader van de Connecting Europe Facility (CEF) voor te bereiden en op te volgen. Daar kwamen een aantal zaken bij kijken:
- het volledige voorstel en alle ondersteunende documenten opstellen;
- de subsidieovereenkomst formaliseren;
- de mijlpalen, deliverables, risicobeheermaatregelen en budgetten bepalen;
- de relevante stakeholders in kaart brengen en ze structureren per taak en werkpakket.
Naast de inhoudelijke ondersteuning nam BDO een groot deel van de administratieve rapportering en de opvolging van het volledige subsidiedossier uit handen van De Vlaamse Waterweg nv. BDO speelde een actieve rol bij de coördinatie van de rapportageverplichtingen, hield mee toezicht op de naleving van de CEF-vereisten en begeleidde de financiële en administratieve follow-up tijdens het hele proces. Dat resulteerde in een correct en volledig dossier dat op tijd werd ingediend. En die inspanningen loonden, want voor alle subsidieerbare en gerelateerde uitgaven binnen het DigiWave-project kon het agentschap uiteindelijk op de maximale cofinanciering rekenen.
Met een gestructureerde en praktijkgerichte aanpak op basis van een welomlijnd kader was BDO een sterke steun bij het opstellen en indienen van een coherente en uitstekend onderbouwde aanvraag voor Europese subsidies. Door methodologische precisie te koppelen aan inhoudelijke expertise en sterke administratieve ondersteuning slaagde BDO erin om een succesverhaal te maken van het DigiWave-dossier. Zo is er weer een grote stap vooruit gezet richting de doelstelling van de klant: de binnenvaart omvormen tot een klimaatneutrale en innovatieve vervoerswijze.
