Een goede company secretary zorgt ervoor dat de board efficiënt zijn taken kan vervullen en dat alles vlot verloopt.
Wat doet een corporate secretary? | Boarding Time
Fran Ooms & Wilfried Van Lishout over de stille kracht in de bestuurskamer
In Boarding Time - de podcast van BDO, De Bestuurder & Spaarvarkens.be over het leven in de bestuurskamer - schuiven deze keer Fran Ooms en Wilfried Van Lishout aan.
Fran Ooms is Company Secretary en Compliance Officer bij Fagron. Wilfried Van Lieshout is al achttien jaar Company Secretary bij Agfa-Gevaert en daarnaast ook Vice President Corporate Affairs bij Agfa Healthcare.
Samen praten ze over een rol die veel mensen onderschatten: de corporate secretary. Wat zijn hun verantwoordelijkheden? Hoe bewaken ze de agenda van de raad van bestuur? En wat zien zij dat anderen niet zien?
De titel op zich wekt vaak verkeerde verwachtingen. Wie aan een secretaris denkt, denkt aan notulen nemen en vergaderingen plannen. Maar de realiteit gaat veel verder dan dat.
Een corporate secretary ondersteunt de raad van bestuur in alle bestuurszaken. Ze bewaken de governance, zorgen voor correcte informatiedoorstroming, begeleiden nieuwe bestuurders en anticiperen op juridische en regulatoire risico's.
Daarnaast is de corporate secretary ook altijd aanwezig, bij elke vergadering of comité. Hierdoor kennen ze het bedrijf door en door.
Een goede company secretary zorgt ervoor dat de board efficiënt zijn taken kan vervullen en dat alles vlot verloopt.
Dankzij de stille kracht van de corporate secretary hebben bestuurders vaak niet door wat er allemaal achter de schermen gebeurt. Presentaties staan op tijd klaar, de sprekers zijn voorbereid, alles verloopt vlot. Zodat de board zich kan focussen op wat telt: de strategie.
De agenda van een bestuursvergadering begint bij de corporate secretary en de CEO. Samen denken ze na over welke punten aan bod komen. Dat wordt afgestemd met de voorzitter, die de agenda uiteindelijk vastlegt.
Dit maakt de corporate secretary tot een soort strategische poortwachter. Niet in de driving seat, maar wel met invloed op wat besproken wordt en wanneer. Zij signaleren wanneer een thema te lang van de agenda verdwenen is, of wanneer een regulatoire wijziging de board moet bereiken voor het te laat is.
Als company secretary moet je vooraf denken: dit kan een belangenconflict zijn, of dit is een afwijking van het remuneratiebeleid. Dat moet worden meegenomen.
Omdat ze altijd aanwezig zijn bij bestuursvergaderingen, weten corporate secretaries meer dan wie dan ook. Niet alleen over wat er gezegd wordt, maar ook wat er niet gezegd wordt.
Zo weten ze bij beursgenoteerde bedrijven vaak wanneer iets koersgevoelig kan zijn. Ze merken ook wanneer de governance niet meer overeenstemt met hoe de board functioneert. En dan is het aan hen om het nodige thought leadership te tonen: dit moet aangepast worden. Volgens Fran & Wilfried vraagt dat een specifiek karakter, met bescheidenheid en diplomatiek, zonder te veel ego.
Hoe ga je om met een activistische aandeelhouder? Wat doet een corporate secretary als er spanning is tussen de voorzitter en de CEO? En wordt hun rol ooit vervangen door artificiële intelligentie?
Ontdek ze hier!
