Privacyverklaring inzake de bescherming van persoonsgegevens van sollicitanten

BDO hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring (hierna de "Verklaring") bevat belangrijke informatie over de verwerking van je persoonsgegevens door BDO (hierna "BDO") wanneer je solliciteert voor een baan (in de meest ruime zin) bij ons.

Definities in deze Verklaring:

"BDO": BDO BV/SRL, het bedrijf dat deel uitmaakt van het consortium BDO Belgium BV/SRL, gevestigd aan Da Vincilaan 9, Box E.6, 1930 Zaventem.
"Persoonsgegevens" (hierna "Persoonsgegevens" of "Gegevens"): alle informatie over een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden geïdentificeerd (hierna "betrokkene" genoemd); wordt geacht een "identificeerbare natuurlijke persoon" te zijn, een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name door middel van een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator, of een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
"Verwerkingsverantwoordelijke": de natuurlijke persoon of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of elk ander orgaan dat, alleen of samen met anderen, de doeleinden en middelen voor de verwerking van gegevens bepaalt."
"Verwerking van persoonsgegevens" (hierna "Verwerking"): elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen, zoals het verzamelen, registreren, organiseren, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, communiceren door middel van overdracht, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenvoeging of interconnectie, beperking, verwijdering of vernietiging.

Toepassingsgebied

Doelstelling

BDO kan Persoonsgegevens verwerken van sollicitanten die solliciteren voor een baan bij ons.

In overeenstemming met de geldende regelgeving en wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 ("AVG") en nationale wetten inzake gegevensbescherming, wil BDO duidelijk maken welke Persoonsgegevens worden verzameld, hoe je Gegevens zullen worden gebruikt en met wie de Persoonsgegevens worden gedeeld. Deze Verklaring beschrijft ook de rechten van sollicitanten met betrekking tot deze Persoonsgegevens.

Doelpubliek van deze Verklaring

Deze Verklaring is van toepassing op:

sollicitanten die solliciteren via de "Carrière" sectie van de website https://www.bdo.be/nl-be/jobs;
elke andere sollicitant die contact opneemt met BDO in het kader van een sollicitatie (bijvoorbeeld spontane sollicitaties, sollicitaties voor stages etc.).

Aangezien we mogelijk Gegevens van derden verzamelen en verwerken die je ons hebt verstrekt, vragen we je om deze derden op de hoogte te stellen van het bestaan van deze Verklaring, zodat zij op de hoogte zijn van de Verwerking van hun Gegevens en hun rechten.

Verwerkingsverantwoordelijke

In het kader van haar activiteiten verwerkt BDO je Gegevens als Verwerkingsverantwoordelijke, aangezien BDO de middelen en doeleinden van de Verwerking bepaalt.

Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke:

Naam: BDO
E-mail: dpo.intern@bdo.be
Website: www.bdo.be
Postadres:
BDO Belgium
The Corporate Village – Elsinore Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
België

Functionaris voor gegevensbescherming ("DPO")

Wij hebben binnen BDO een Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld.

Het is de taak van de DPO om iedere betrokkene te informeren over de Gegevens die over hem/haar worden verwerkt. De DPO geeft advies en controleert of de huidige regelgeving, met name de AVG, wordt nageleefd.

Je kunt contact opnemen met de DPO voor vragen met betrekking tot de Verwerking van je Persoonsgegevens en de uitoefening van je rechten.

Contactgegevens:

E-mail: dpo.intern@bdo.be
Telefoon: +32 2 778 01 00
Postadres:
BDO Belgium
The Corporate Village – Elsinore Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
België

Verwerking van persoonsgegevens - Verzamelde gegevens en doeleinden

BDO verwerkt Persoonsgegevens van sollicitanten voor de hieronder beschreven doeleinden. Alle Gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de beginselen voor de Verwerking van persoonsgegevens zoals voorgeschreven door de AVG.

Over het algemeen verwerken we de Persoonsgegevens die we rechtstreeks van jou ontvangen, via jouw cv, motivatiebrief of tijdens gesprekken of andere vormen van evaluatie.

BDO kan ook Persoonsgegevens verkrijgen van derden, zoals wervingsbureaus. Als de wet- of regelgeving dit toestaat, kunnen we ook informatie over jou ontvangen van voormalige werkgevers of referenten als u hiervoor toestemming geeft, of van openbare bronnen zoals LinkedIn.

Selectie- en rekruteringsprocedure

BDO verzamelt Persoonsgegevens om sollicitaties voor vacatures te beoordelen, te onderzoeken en te verwerken, contact op te nemen met de sollicitant en eventueel een arbeids- of andere overeenkomst af te sluiten.

In dit verband verzamelen en verwerken we de volgende categorieën Persoonsgegevens.

De lijst van specifieke Gegevens wordt louter ter illustratie vermeld:

Identificatiegegevens

Naam en voornaam;
Kopie van identiteitskaart / paspoort;
Rijksregisternummer.

Contactgegevens

Adres;
Telefoonnummer (vast en mobiel);
E-mailadres;
Kenteken van het voertuig;
Enz.

Gegevens met betrekking tot loopbaan / vaardigheden en opleiding

Academische CV;
Professionele opleiding en vaardigheden, certificaten;
Werkervaring en voorgaande functies;
Eventuele referenties van een vorige baan of testrapporten;
Details van het sollicitatiegesprek en opmerkingen, meningen, informatie verstrekt in e-mails en brieven, tijdens telefoongesprekken en gesprekken in verband met het sollicitatiegesprek;
Enz.

Persoonsgegevens met betrekking tot persoonlijke kenmerken

Informatie over het recht om in België te werken.

Gegevens over de huidige functie

Functie (titel, niveau, etc.);
Functieomschrijving;
Professioneel e-mailadres;
Professioneel telefoonnummer (vast en mobiel);
Werklocatie(s);
Werkuren;
Salaris en salariscomponenten;
Carrièreontwikkeling (bezette functies);
Disciplinaire maatregelen;
Enz.

Gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen

Uittreksel uit het strafregister.

Afbeeldingen

Foto('s).

Andere gegevens

Elke andere aanvullende / optionele informatie die je ons verstrekt wanneer we contact met je hebben (per telefoon, e-mail of tijdens evenementen).

Registratie van jouw Gegevens in een wervingsreserve

BDO bewaart de Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten in een wervingsreserve teneinde contact op te nemen met niet-geselecteerde kandidaten om hen nieuwe vacatures aan te bieden zodra er vacatures beschikbaar komen binnen BDO.

Voor dit doel verzamelen en verwerken we de volgende categorieën Persoonsgegevens:

Identificatiegegevens: Zie punt 3.1
Contactgegevens: Zie punt 3.1
Gegevens met betrekking tot loopbaan / vaardigheden en opleiding: Zie punt 3.1

Op welke rechtsgrond verwerken wij jouw Persoonsgegevens

De hierboven genoemde Persoonsgegevens worden alleen verwerkt en verzameld in de mate dat dit nodig is om de doelstellingen zoals beschreven in punt 3 te bereiken.

We zijn alleen gemachtigd om jouw Persoonsgegevens te gebruiken en te verwerken als aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

Het gebruik van jouw Persoonsgegevens tijdens het wervingsproces is noodzakelijk voor onze gerechtvaardigde belangen en in overeenstemming met jouw belangen en rechten. Wanneer we jouw Persoonsgegevens verwerken om aan onze gerechtvaardigde belangen te voldoen, zorgen wij voor een juiste afweging tussen jouw fundamentele rechten en vrijheden, waaronder jouw privacy, en ons of onze gerechtvaardigde belangen.
In bepaalde gevallen, kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde Gegevens te verwerken en eventueel door te geven aan de toezichthoudende autoriteiten. Bijvoorbeeld, we zijn verplicht om de geschiktheid van een geselecteerde kandidaat om in België te werken te verifiëren voordat hij of zij in dienst treedt.
We hebben je vrije en uitdrukkelijke toestemming verkregen om je Persoonsgegevens te gebruiken voor een welbepaald doel. Voor zover we je Persoonsgegeven verwerken op basis van jouw toestemming, heb je het recht om je toestemming op elk moment in te trekken. Je kunt dit doen door contact met ons op te nemen (zie hieronder).

BDO is verplicht om de rapportageverplichtingen aan de autoriteiten naar behoren na te leven. Ook moeten wij adequaat kunnen reageren indien je je rechten op grond van de privacywetgeving uitoefent, en zijn wij verplicht om te reageren op vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, bijvoorbeeld in geval van klachten.

Hoe worden je Persoonsgegevens gebruikt en gedeeld?

Je Persoonsgegevens worden alleen overgedragen aan betrokken personen binnen BDO, op basis van de noodzaak om te weten, dat wil zeggen ontvangers die de verschillende verwerkingsactiviteiten moeten uitvoeren in verband met de bovengenoemde doeleinden. Deze personen handelen onder toezicht en verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

BDO kan je Persoonsgegevens delen met entiteiten die verbonden zijn met en behoren tot de groep waartoe BDO behoort en/of met gelieerde ondernemingen.

We kunnen ook je Persoonsgegevens delen met derden die ons diensten verlenen, zoals onze wervingssoftwareleverancier, onze professionele adviseurs of IT-consultants. Omdat deze derden toegang hebben tot Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de gevraagde diensten, hebben we technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat je Gegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld in punt 3 van deze Verklaring.

We kunnen jouw Persoonsgegevens bekendmaken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of in het belang van veiligheid, openbaar belang of handhaving van de wet. We kunnen gegevens bekendmaken in het kader van lopende of toekomstige juridische procedures, of om onze activa, veiligheid, medewerkers en andere rechten of belangen te beschermen.

Je Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd aan derden.

Overdracht van jouw persoonsgegevens buiten de EU/EER

BDO geeft je Persoonsgegevens in principe niet door buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER). Als dit toch gebeurt, wordt je hiervan op de hoogte gebracht.

Het is desondanks mogelijk dat onze partners of dienstverleners in landen buiten de EU of EER toegang hebben tot Persoonsgegevens of dat ze aan hen worden doorgegeven. Als dergelijke doorgifte plaatsvindt, waarborgt BDO hetzelfde beschermingsniveau als gewaarborgd onder de AVG.

Als je Persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde in een land dat wordt geacht niet hetzelfde beschermingsniveau voor rechten van natuurlijke personen met betrekking tot hun Persoonsgegevens te bieden als in de Europese Economische Ruimte (EER) of Europese Unie (EU), wordt er voor de doorgifte van jouw Persoonsgegevens één van de mechanismen gehanteerd voorzien in hoofdstuk V van de AVG.

Hoelang bewaren wij Persoonsgegevens?

Je Persoonsgegevens worden bewaard, zolang dit nodig is om de doeleinden zoals vermeld in punt 3 van deze Verklaring te bereiken of zolang je je eerder gegeven toestemming niet intrekt.

Als er een arbeidsovereenkomst wordt gesloten, worden de Persoonsgegevens die tijdens het wervingsproces zijn verzameld overgedragen aan je persoonlijke dossier en bewaard gedurende de duur van jouw dienstverband. De periode waarin je Gegevens worden bewaard, wordt je meegedeeld in een aparte verklaring voor medewerkers, die dan van toepassing wordt.

Zodra we je Gegevens niet meer nodig hebben en niet meer wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren, verwijderen we de definitief of, als dit onmogelijk is, anonimiseren we ze in onze systemen.

Je persoonsgegevens worden echter bewaard en gebruikt gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen, de beslechting van geschillen of het sluiten van overeenkomsten.

Wat zijn jouw rechten als betrokkene?

Rechten

Je hebt bepaalde rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die wij over jou bezitten:

Recht in kennis te worden gesteld: Je hebt het recht om, uiterlijk op het ogenblik van het verzamelen van je gegevens, in kennis te worden gesteld over de Verwerking door ons, jouw rechten in verband met de Verwerking en het uitoefenen van die rechten. Daarom hebben wij deze Verklaring opgesteld.
Recht van inzage: Je hebt het recht om inzage te vragen tot je Persoonsgegevens die wij verwerken en je hebt ook het recht om ze te raadplegen. Op jouw verzoek moeten wij u een kopie van je Persoonsgegevens verstrekken. Je kunt ook een antwoord krijgen op al je vragen in verband met de Verwerking van je Persoonsgegevens (verwerkingsdoeleinden, ontvangers van de gegevens, bewaartermijn, etc.).
Recht op rectificatie of vervollediging: Als je Persoonsgegevens gewijzigd of onjuist zijn, heb je het recht om aan BDO te vragen om de achterhaalde, onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens die BDO over je bezit te rectificeren, te vervolledigen of te wissen.
Recht op beperking van de Verwerking: Je hebt het recht om beperking van de Verwerking van je Persoonsgegevens te verkrijgen. BDO kan de Verwerking bijgevolg tijdelijk en/of gedeeltelijk stopzetten. Je kunt een specifieke verwerking of alle verwerkingsprocedures door BDO van je Persoonsgegevens definitief stopzetten door je recht van bezwaar uit te oefenen.
Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid"): In bepaalde omstandigheden heb je het recht om te vragen dat je Persoonsgegevens worden gewist, bv. als de Persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn of als je je toestemming heeft ingetrokken en er geen andere rechtsgrond voor de Verwerking bestaat.
Recht op overdraagbaarheid van Gegevens: Op verzoek van een sollicitant en indien dit technisch mogelijk is, moet BDO de kandidaat een kopie verstrekken van zijn/haar Persoonsgegevens die worden verwerkt, in een digitaal, leesbaar en gestructureerd format. Hierdoor kunnen de kandidaten deze opslaan voor persoonlijk gebruik of de verwerkingsverantwoordelijke verzoeken deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. De wetgeving inzake gegevensbescherming beperkt dit recht tot Gegevens die initieel door de kandidaat zelf aan BDO werden verstrekt.
Recht van bezwaar tegen bepaalde soorten Verwerking: In bepaalde omstandigheden heb je bovendien recht van bezwaar tegen de Verwerking van je Persoonsgegevens. Dit recht kan niet worden uitgeoefend, als de Verwerking noodzakelijk is om wettelijke verplichtingen na te komen.

Uitoefening van de rechten van betrokkenen met betrekking tot hun Persoonsgegevens

Als je meer informatie wenst over de Verwerking van jouw persoonsgegevens of als je je rechten wenst uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via een van de volgende kanalen:

Per e-mail: dpo.intern@bdo.be
Per post:
BDO Belgium
The Corporate Village - Elsinor Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
België

Wij verzoeken je duidelijk aan te geven welk recht je inroept en tegen welke gegevensverwerking je jezelf wenst te verzetten of welke gegevensverwerking je wenst te beperken dan wel welke toestemming je wenst in te trekken.

In geval van redelijke twijfel over de identiteit van de persoon die het verzoek indient, is BDO gerechtigd bijkomende informatie te vragen die nodig is om de identiteit van de desbetreffende persoon te bevestigen.

Als je je rechten uitoefent, worden er geen kosten aangerekend, tenzij we het verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig achten (bijvoorbeeld bij een herhaald verzoek).

Wij kunnen je echter een redelijk bedrag aanrekenen ten bedrage van maximaal onze kosten om de gevraagde extra kopieën te maken.

Al je verzoeken met betrekking tot jouw rechten worden binnen de maand behandeld. Deze periode kan echter tot twee maanden worden verlengd, als het verzoek gecompliceerd blijkt te zijn en/of omwille van het aantal verzoeken dat we moeten behandelen. In geval van verlenging van deze periode brengen wij je hiervan op de hoogte met vermelding van de reden voor deze beslissing.

BDO brengt de derden waaraan de Persoonsgegevens meegedeeld zijn op de hoogte van alle uitgevoerde rectificaties, wissingen of beperkingen, tenzij dit onmogelijk blijkt en/of een onevenredige inspanning vergt.

Gelieve er rekening mee te houden dat wij in bepaalde omstandigheden die bij wet zijn vastgelegd inzage tot je gegevens kunnen weigeren of je verzoek niet kunnen aanvaarden, als wij daartoe door de geldende gegevensbeschermingswetgeving gemachtigd zijn.

Indien je het niet eens bent met de manier waarop wij je gegevens verwerken of de manier waarop wij je verzoek om je rechten als betrokkene uit te oefenen hebben afgehandeld, heb je het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35

B-1000 Brussel

T: +32 (0)2 274 48 00

E: contact@apd-gba.be

W: www.autoriteprotectiondonnees.be

Wijziging van deze Verklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze Verklaring indien nodig te wijzigen of aan te vullen.

In geval van belangrijke wijzigingen wordt de datum van wijziging bijgewerkt en wordt er een kopie van de nieuwe Verklaring op onze website geplaatst.

Wij raden je aan om deze Verklaring regelmatig te herlezen om op de hoogte te zijn van hoe wij je Persoonsgegevens verwerken en beschermen.

Laatste aanpassing: november 2025