Déclaration de confidentialité relative à la protection des données à caractère personnel des candidats à un emploi

BDO accorde de l'importance à la protection des données à caractère personnel. La présente déclaration de confidentialité (ci-après la « Déclaration ») contient des informations importantes sur le traitement de vos Données personnelles par BDO (ci-après "BDO") lorsque vous postulez à un emploi (dans le sens large du terme) auprès de nous.

Définitions dans la présente Déclaration :

« BDO » : BDO BV/SRL, l'entreprise qui fait partie du consortium BDO Belgium PLC, située à Da Vincilaan 9, Box E.6, 1930 Zaventem.
« Donnée à caractère personnel » (ci-après, « Données personnelles » ou « Données ») : toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée ou qui est identifiable, directement ou indirectement (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
« Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement de données.
« Traitement de Données à caractère personnel » (ci-après, « Traitement ») : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

Champ d'application

Objectif

BDO peut traiter les Données personnelles des candidats qui postulent à un emploi auprès de nous.

En application des réglementations et lois applicables en matière de protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, BDO souhaite préciser quelles sont les Données à caractère personnel que nous collectons, et comment vos Données seront utilisées et avec qui les Données personnelles sont partagées. La présente Déclaration énonce également les droits des candidats concernant vos Données personnelles.

Destinataire(s) de cette Déclaration

Cette Déclaration s'applique à/aux :

candidats à l'emploi qui postulent dans la section « Carrières » du site web https://www.bdo.be/fr-be/carrieres ;
tout autre candidat à un emploi qui entre en contact avec BDO dans le cadre d'une candidature à un emploi (par exemple, les candidatures spontanées, demande de stage et autre).

Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter et de traiter des Données de tiers que vous nous avez communiquées, nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers de l'existence de cette Déclaration afin qu'ils puissent avoir connaissance du Traitement que nous effectuons quant à leurs Données et de leurs droits.

Responsable du traitement

Dans le cadre de ses activités, BDO est amené à traiter vos Données en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où BDO détermine les moyens et les finalités du ou des Traitements.

Coordonnées du Responsable du traitement:

Nom : BDO
Courriel : dpo.intern@bdo.be
Site internet : www.bdo.be
Adresse postale :
BDO Belgium
The Corporate Village – Elsinore Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
Belgique

Délégué à la Protection des Données (DPD)

Nous avons désigné un Délégué à la Protection des Données («DPD» ou «DPO») au sein de BDO.

La mission du DPO est d'informer toute personne concernée sur les Données personnelles qui sont traitées à votre sujet. Il fournit des conseils et veille au respect de la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.

Vous pouvez contacter le DPO pour toute question relative au Traitement de vos Données personnelles et à l'exercice de vos droits.

Coordonnées de contact :

Courriel : dpo.intern@bdo.be
Téléphone : +32 2 778 01 00
Adresse postale :
BDO Belgium
The Corporate Village – Elsinore Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
Belgique

Traitement des Données à caractère personnel - Données collectées et finalités

BDO traite les Données à caractère personnel suivantes des candidats aux fins décrites ci-dessous. Toutes ces Données sont traitées dans le respect des principes relatifs au Traitement des Données à caractère personnel prescrits par le RGPD.

D'une manière générale, nous traitons les Données à caractère personnel que nous recevons directement de votre part, par le biais de vos curriculum vitae, lettre de motivation ou lors d'entretiens ou autres formes d'évaluation.

BDO peut également des Données personnelles auprès de tiers, tels que des agences de recrutement. Si la réglementation ou la législation l'autorise, nous pouvons également recevoir des informations sur vous de la part d'anciens employeurs ou de personnes de référence si vous donnez votre consentement, ou de sources accessibles au public, telles que LinkedIn.

Procédure de sélection et de recrutement

BDO recueille les Données à caractère personnel pour évaluer, examiner et traiter les candidatures à des postes vacants, contacter le candidat et éventuellement conclure un contrat de travail ou autre.

À ce titre, nous collectons et traitons les catégories de Données suivantes.

L'énumération des Données spécifiques est fournie à titre d'exemple :

Données d'identification

Nom et prénom
Copie de la carte d'identité / passeport
Numéro de registre national

Informations de contacts

Adresse
Numéro de téléphone (fixe et mobile)
Adresse e-mail
Plaque d'immatriculation du véhicule
Etc.

Données relatives au parcours professionnel / compétences et formation

CV académique
Formations et compétences professionnelles, certificats
Expériences professionnelles et fonctions précédentes
Références d'emplois antérieurs ou rapports de tests, le cas échéant
Détails de l'entretien d'embauche et commentaires, opinions, informations fournies dans des courriels et des lettres, lors d'appels téléphoniques et de conversations en lien avec l'entretien d'embauche
Etc.

Données relatives aux caractéristiques personnelles

Informations sur le droit à travailler en Belgique.

Données professionnelles

Fonction (titre, niveau, etc.)
Description de fonction
Adresse mail professionnelle
Téléphone professionnel (fixe et mobile)
Lieu(x) de travail
Temps de travail
Salaire et composantes du salariaux
Evolution de carrière
Mesures disciplinaires
Etc.

Données relatives aux condamnations pénales

Extrait de casier judiciaire.

Images

Photo(s).

Autres données

Toute autre information supplémentaire/facultative que vous nous fournissez lorsque nous sommes en contact avec vous (par téléphone, par e-mail ou lors d'événements).

Enregistrement de vos Données dans une réserve de recrutement

BDO conserve les données de candidats non-retenus dans une réserve de recrutement afin de pouvoir contacter les candidats qui n'ont pas été retenus afin de leur proposer de nouvelles offres d'emploi dès que des postes vacants se libèrent au sein de BDO.

A cette fin, nous collectons et traitons les catégories de Données suivantes :

Données d'identification : Voir point 3.1
Informations de contact : Voir point 3.1
Données relatives au parcours professionnel / compétences et formation : Voir point 3.1

Base juridique du Traitement des Données à caractère personnel

Les Données personnelles mentionnées ci-dessus sont traitées et collectées uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans l'article 3.

Nous ne sommes autorisés à utiliser et à traiter vos Données à caractère personnel que si l'une des conditions suivantes est remplie :

Vos Données à caractère personnel pendant le processus de recrutement sont utilisées conformément à nos intérêts légitimes et en accord avec vos intérêts et vos droits. Lorsque nous traitons vos Données pour satisfaire nos intérêts légitimes, nous veillons à ce qu'un juste équilibre soit trouvé entre vos droits et libertés fondamentaux, y compris votre vie privée, et son ou ses intérêts légitimes.
Dans certains cas, nous sommes légalement tenus de traiter et de communiquer certaines Données en vertu de certaines obligations légales, et le cas échéant de les divulguer aux autorités et organismes compétents. Par exemple, nous sommes tenus de vérifier l'admissibilité d'un candidat retenu à travailler en Belgique avant le début de son emploi.
Nous avons obtenu votre consentement, libre et explicite, afin d'utiliser vos Données à caractère personnel dans un but spécifique. Dans la mesure où nous traitons vos Données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en nous contactant (voir infra).

BDO est tenue de respecter dûment les obligations de déclaration aux autorités ; de même, nous devons pouvoir réagir correctement si vous exercez vos droits en matière de législation sur la protection de la vie privée, et nous sommes également tenus de répondre aux questions de l'Autorité de protection des données, par exemple en cas de plaintes.

Utilisation de vos Données personnelles

Vos Données personnelles ne seront transférées qu'aux personnes concernées au sein de BDO, sur la base du besoin d'en connaître, c'est-à-dire les destinataires qui doivent effectuer les différentes activités de traitement en rapport avec les finalités susmentionnées. Ces personnes agissent sous la supervision et la responsabilité du Responsable du traitement.

BDO peut partager vos Données personnelles avec des entités liées et appartenant au groupe dont elle fait partie et/ou des sociétés affiliées.

Nous pouvons également partager vos Données personnelles avec des tiers qui exercent des fonctions en notre nom et nous fournissent des services, tels que notre fournisseur de logiciels de recrutement, nos conseillers professionnels ou des consultants en informatique. Étant donné que ces tiers ont accès aux Données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de garantir que vos Données ne sont traitées et utilisées qu'aux fins mentionnées au point 3 de cette Déclaration.

Nous pouvons divulguer vos Données personnelles pour se conformer à nos obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou de l'application de la loi. Nous pouvons divulguer des données dans le cadre de procédures judiciaires actuelles ou futures, ou afin de protéger nos actifs, notre sécurité, nos collaborateurs et d'autres droits ou intérêts.

Vos Données personnelles ne seront ni vendues ni louées à des tiers.

Transfert de vos Données personnelles en dehors de l'UE/EEE

En principe, BDO ne transfère pas vos Données personnelles en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE). Si cela devait se produire, vous en seriez informé.

Il est néanmoins possible que nos partenaires ou prestataires de services dans des pays en dehors de l'UE ou de l'EEE aient accès aux Données Personnelles ou qu'elles leur soient transmises. Si un tel transfert a lieu, BDO garantit le même niveau de protection que celui stipulé dans le RGPD.

Si vos Données personnelles sont transférées à un tiers dans un pays qui est réputé ne pas assurer le même niveau de protection des droits des personnes physiques à l'égard de leurs Données Personnelles que dans l'Espace économique européen (EEE) ou l'Union européenne (UE), le transfert de vos Données Personnelles sera soumis à l'un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD.

Durée de conservation

Vos Données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés au point 3 de cette Déclaration, ou aussi longtemps que vous ne retirez pas votre consentement donné précédemment.

Si votre demande d'emploi est acceptée, les Données personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. La période pendant laquelle vos Données seront conservées vous sera communiquée dans une déclaration distincte destinée aux collaborateurs, qui deviendra dès lors applicable.

Dès que nous n'avons plus besoin de vos Données et que nous ne sommes plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimons définitivement ou, si cela n'est pas possible, nous les rendons anonymes dans nos systèmes.

Vos Données Personnelles seront toutefois conservées et utilisées pendant la période nécessaire à l'exécution de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.

Droits des personnes concernées

Les droits

Vous disposez de certains droits relatifs aux Données personnelles que nous détenons à votre sujet :

Droit d'être informé : Vous avez le droit d'être informé, au plus tard au moment de la collecte de vos Données, sur le Traitement que nous effectuons, vos droits y afférents et l'exercice de ces droits. A ce titre, nous avons rédigé cette Déclaration.
Droit d'accès : Vous avez le droit de demander l'accès aux Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons, et vous avez également le droit de les consulter. À votre demande, nous devons vous fournir une copie de vos Données à caractère personnel. Vous pouvez également obtenir une réponse à toute question relative au Traitement de vos Données (finalités du Traitement, destinataires des Données, durée de conservation, etc.)
Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données obsolètes, incorrectes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.
Droit à la limitation du Traitement : Vous avez le droit d'obtenir la limitation du Traitement de vos Données à caractère personnel. BDO peut ainsi interrompre temporairement et/ou partiellement le Traitement. Vous pouvez interrompre définitivement un certain Traitement ou l'ensemble du Traitement par BDO de vos Données personnelles en exerçant votre droit d'opposition.
Droit à l'effacement / droit à l'oubli : Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, par exemple, lorsque les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu'il n'existe aucune autre base juridique pour le Traitement.
Droit à la portabilité des Données : À la demande d'un candidat et à condition que cela soit techniquement possible, BDO doit fournir aux candidats une copie de ses Données à caractère personnel traitées, dans un format numérique, lisible et structuré. Ainsi, les candidats peuvent les sauvegarder pour une (ré)utilisation personnelle, ou demander au Responsable du traitement de les transférer à un autre Responsable du traitement. La législation sur la protection des Données limite ce droit quant aux Données qui ont été initialement fournies à BDO par le candidat lui-même.
Droit d'opposition à certains types de traitement : En outre, et dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au Traitement de vos Données personnelles. Ce droit ne peut être exercé lorsque le Traitement est nécessaire à l'exécution d'obligations légales.

Exercice des droits des personnes concernées concernant leurs Données à caractère personnel

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant le Traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via l'un des canaux suivants :

Par courriel: dpo.intern@bdo.be
Par courrier:
BDO Belgium
The Corporate Village – Elsinore Building
Da Vincilaan 9 / E.6
1930 Zaventem
Belgique

Veuillez indiquer clairement quel droit vous invoquez et à quel traitement de Données vous vous opposez ou quel traitement de Données vous souhaitez limiter ou quel consentement vous souhaitez retirer.

BDO peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires afin de confirmer l'identité de la personne concernée.

Lorsque vous exercez vos droits, aucun frais ne vous sera demandé, sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, lorsqu'il s'agit d'une demande répétée).

Toutefois, nous pouvons exiger le paiement d'une somme raisonnable ne dépassant pas nos coûts de reproduction pour toute copie supplémentaire demandée.

Toutes vos demandes concernant vos droits seront traitées dans un délai d'un mois. Toutefois, ce délai peut être porté à deux mois si la demande s'avère compliquée et/ou en raison du nombre de demandes à traiter. En cas de prolongation de ce délai, nous vous en informerons en vous précisant la raison de cette décision.

BDO notifie aux tiers auxquels les Données ont été communiquées les rectifications, effacements ou limitations effectués, sauf si cela s'avère impossible et/ou entraîne un effort disproportionné.

Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l'accès à vos Données ou ne pas accepter votre demande lorsque nous sommes autorisés à le faire par la législation applicable en matière de protection des données.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos Données ou avec la manière dont nous avons traité votre demande d'exercice de vos droits en tant que personne concernée, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données (APD) dont les coordonnées sont les suivantes:

Autorité belge de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

B-1000 Bruxelles

T : +32 (0)2 274 48 00

E : contact@apd-gba.be

W : www.autoriteprotectiondonnees.be

Modification de cette la présente Déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire.

En cas de modifications importantes, la date de modification sera mise à jour et une copie de la nouvelle Déclaration sera publiée sur notre site internet.

Nous vous encourageons à consulter périodiquement la présente Déclaration afin de savoir comment nous traitons et protégeons vos Données.

Dernière mise à jour : novembre 2025