In 2026 wordt e-invoicing in België verplicht voor de meeste lokale B2B-transacties van Belgische bedrijven of Belgische vestigingen van buitenlandse ondernemingen. En vanaf 2025 krijg je er zelfs fiscale incentives voor. Dit lijkt misschien een nieuwe administratieve last, maar in werkelijkheid biedt het juist kansen.
Van kostenbesparing tot meer efficiëntie: voldoen aan de wettelijke eisen van e-invoicing is meer dan alleen een formaliteit. Het is een manier om kansen te grijpen en je concurrentiepositie te versterken.
Hoe kan e-invoicing jouw bedrijf vooruithelpen? Hoe bereid je je voor op deze verandering en welke uitdagingen kan je verwachten? Laten we ons hier wat in verdiepen!
Minder fouten, meer besparingen en een vlottere manier van werken
Met e-invoicing kan je je processen aanzienlijk verbeteren en bijna real-time boekhouding en rapportering bereiken. Denk maar aan minder manuele input, minder papierwerk en minder hulpmiddelen die je nodig hebt voor deze tijdrovende taken. Dankzij automatisering is er minder kans op fouten, terwijl de tijd tussen goedkeuring en verwerking wordt ingekort. Zo vermijd je dure vertragingen en optimaliseer je je cashflow.
E-invoicing levert niet alleen voordelen op korte termijn, maar kan ook bijdragen aan lange-termijnverbeteringen.
- Je krijgt waardevolle inzichten dankzij real-time boekhoud- en betalingsdata, waardoor je betere beslissingen kunt nemen over betalingstermijnen en cashflow.
- Je voldoet aan de steeds hogere rapporterings- en auditvereisten van verschillende belastingautoriteiten.
- De verminderde arbeids-, papier- en portkosten tellen na verloop van tijd op, waardoor je kosten dalen en je ecologische voetafdruk kleiner wordt.
- Je relaties met je leveranciers verbeteren dankzij snellere betalingen en efficiënte processen.
Wat zijn de aandachtspunten?
De voordelen zijn duidelijk, maar de overgang naar een volledig functioneel e-invoicingsysteem kan behoorlijk complex zijn. Hier zijn vier elementen om rekening mee te houden voordat je begint aan deze transitie.
- Allereerst de aanpassingen en veranderingen die e-invoicing met zich meebrengt. Zoals bij elke verandering binnen je organisatie, kost het implementeren van nieuwe workflows en het klaarstomen van je teams wat tijd. Houd je medewerkers op de hoogte, train ze en zorg voor een goede planning bij de introductie van dit nieuwe proces.
- Naast je medewerkers moet je ook rekening houden met de systemen van je partners. Zorg dat je e-invoicing-platform naadloos kan communiceren met dat van je partners om onnodige vertragingen te voorkomen.
- Natuurlijk is er ook het aspect van naleving. Omdat de regels rond e-invoicing nog steeds evolueren, is het belangrijk om op de hoogte te blijven van veranderingen om deze overgang succesvol te maken.
- Tot slot kan het koppelen van je e-invoicing-platform aan een bestaand ERP-systeem zoals SAP, Business Central of NetSuite een uitdaging zijn. Maar het is een essentiële stap voor een succesvolle overstap naar e-invoicing.
Hoe begin je met e-invoicing?
Een van de eerste stappen bij de voorbereiding op e-invoicing is het controleren van je huidige facturatieprocessen. Dankzij een interne evaluatie kan je inefficiënties opsporen, om zo te helpen bij een soepelere overgang. Omdat elk departement van je organisatie voordeel haalt uit e-invoicing, is het ook belangrijk om al je teams erbij te betrekken (finance, procurement, management) om zo de volledige waarde van dit proces te benutten.
Voor een soepele en naadloze integratie in je bedrijfsstrategie kan de ondersteuning van externe experts een groot verschil maken. Dankzij de multidisciplinaire expertise van BDO (Accounting, Tax, Digital…) kunnen we je processen optimaliseren en digitaliseren van a tot z. Altijd op een persoonlijke en pragmatische manier, afgestemd op jouw behoeften en werkwijze.
Conclusie: e-invoicing als hefboom voor groei
Naast de verplichte aspecten, biedt e-invoicing een kans om je processen te moderniseren, kosten te besparen en je relaties met leveranciers te verbeteren. Door je goed voor te bereiden kan je uitdagingen overwinnen en je bedrijf positioneren voor succes op de lange termijn.
Klaar om de overstap te maken?
Neem contact met ons op via e-invoicing@bdo.be voor een evaluatie van je huidige facturatieproces en ontdek alle voordelen van e-invoicing.