7 op de 10 Belgische bedrijven doen nog niet aan e-facturatie

Processen op punt zetten

Rest er dus 70% van de bedrijven die hun e-facturatie nog niet op punt staan hebben. Hoe ver staan zij? Een kwart geeft alvast aan dat ze er vandaag misschien nog niet klaar voor zijn, maar dat ze wel op schema zitten om de deadline te halen (<5 medewerkers: 18%; 6-50 medewerkers: 23% en >50 medewerkers: 31%). 17% geeft aan dat hun processen nog moeten worden aangepast. Op dit vlak lopen de grote bedrijven (> 50 medewerkers: 12%) aanzienlijk voor op de kleinere spelers (£ 5 medewerkers: 24%; 6-50 medewerkers: 28%).  

'Dat is niet zo verbazend, als je weet dat de uitdagingen voor de grotere bedrijven een stuk omvangrijker en dikwijls complexer zijn. Zij werken met PO-nummers, budgetcodes, enzovoort, wat maakt dat het hele plaatje moet kloppen. Daarom dat wij vanuit BDO ook voor een holistische aanpak gaan – van een analyse van het huidige facturatieproces, over de keuze van de juiste oplossingen en veiligheidsmaatregels tot het hertekenen van de interne processen,' legt Joyce Martens uit.

Juiste systeem kiezen is uitdaging 

Naast de processen, is er uiteraard ook nog de kwestie van de systemen. Op dat vlak gaan 8% van de bedrijven de komende maanden orde op zaken stellen. Dit topic staat het hoogst op de agenda bij de middelgrote bedrijven (6-50 medewerkers: 10%; < 5 medewerkers: 3% en > 50 medewerkers: 7%).

Return on investment 

Hoewel het voorbereidingstraject richting e-facturatie dikwijls wordt onderschat, zijn bedrijven zich wel heel goed bewust van de impact. Zo wijst 34% van de bedrijfsleiders richting e-invoicing als meest impactvolle verplichting (ten opzichte van andere regelgeving zoals bv. rond ESG of AI). Een derde (33%) geeft daarbij ook aan dat het een zware kost met zich meebrengt en dat ze dat budget liever aan iets anders zouden spenderen.  

Pascal Dauw, Partner Tax: ‘Het zal natuurlijk even tijd nodig hebben voor de investeringen in e-facturatie gaan renderen – en dat zal zeker niet het geval zijn tijdens de overgangsfase – maar op termijn zal het een kost-efficiëntere werking betekenen. De schoendozen met documenten die rond de kwartaalaangiften versleept werden naar de boekhouder, zullen naar het verleden verbannen worden. En voor de kleinere ondernemingen die opzien tegen de investering, is er een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% voor de niet-geactiveerde kosten verbonden aan e-facturatie (bijv. abonnementskosten van een facturatiepakket, advieskosten specifiek gemaakt voor de voorbereiding of implementatie…etc.). Daarnaast genieten kleine ondernemingen ook van een investeringsaftrek van 20% op digitale investeringen, zoals software voor een facturatie-oplossing.’ 

Jo Heijse, Partner BDO Digital: ‘In de praktijk zien we dikwijls dat bedrijven de scope van e-invoicing onderschatten. Er is uiteraard een grote digitale component, maar daarnaast is er bijvoorbeeld ook een taks-aspect en uiteraard heel wat procesmatige impact. Veel bedrijven mispakken zich hieraan. Voor degenen die nog geen concreet plan hebben voor de implementatie, is het dus momenteel echt vijf voor twaalf.’