Hoe kies je de juiste SAP-partner?

In deze context tonen de statistieken aan dat meer dan 90% van de SAP-implementaties wordt gerealiseerd door integrators. De meerderheid van de organisaties voert slechts eens in de 15 of 20 jaar een ERP-transformatie door, vooral wegens de complexiteit en de kost hiervan. Het is dan ook essentieel om een partner te kiezen met de ervaring en werkwijze die het succes van het project aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

De juiste partner beschikt over de expertise, methodologieën en diepgaande kennis van de sector die nodig zijn om de complexe migratieprocessen effectief te doorlopen. Bovenal moet deze passen bij de visie en cultuur van jouw organisatie. 

Methodologie voor het selecteren van een SAP-partner

Het selecteren van een SAP-partner voor de migratie naar S/4HANA vereist een gestructureerde, methodische aanpak die is afgestemd op jouw organisatiedoelen. Zo maak je een succesvolle implementatie mogelijk. 

Hieronder vind je een uitgebreide stap-voor-stap methodologie die je kan helpen bij het selecteren van de juiste partner op basis van de wensen en behoeften van jouw organisatie.

Hoe ga je te werk?

• Faciliteer workshops met belangrijke stakeholders uit verschillende bedrijfsonderdelen, waaronder IT, financiën en operationele afdelingen.
• Documenteer, categoriseer en prioriteer grondig de vereisten in functionele, niet-functionele en technische specificaties.
• Gebruik hulpmiddelen zoals enquêtes of interviews om inzichten vast te leggen van eindgebruikers die werken met het systeem.

Resultaat: Je hebt een document samengesteld met vereisten. Deze weerspiegelen de verschillende perspectieven van de belanghebbenden en zorgt ervoor dat de projectdoelstellingen en verwachtingen op één lijn liggen.

Stappen die je hierin kan zetten:

• Gebruik industriespecifieke rapporten en inzichten van analisten (bijv. Gartner, IDC) om inzicht te krijgen in de doeltreffendheid van verschillende SAP-partners.
• Deelnemen aan industriespecifieke conferenties of webinars die inzicht bieden in recente trends in ERP-oplossingen en mogelijkheden van partners.
• Online platforms en forums bezoeken voor beoordelingen en discussies over potentiële partners en feedback verzamelen van hun vorige klanten.

Resultaat: Je hebt een longlist opgesteld van potentiële partners op basis van een uitgebreid marktonderzoek.

Hoe doe je dat?

• Verstuur een offerteaanvraag en stel duidelijke evaluatiecriteria op die technische expertise, ervaring in de sector, geschiedenis van vorige projecten en een culturele match omvatten.
• Gebruik scoringsmethodes om potentiële partners te vergelijken op basis van elk criterium, waarbij zowel kwalitatieve als kwantitatieve gegevens in aanmerking worden genomen.
• Betrek interne belanghebbenden bij het evalueren en bespreken van de geselecteerde partners om ervoor te zorgen dat verschillende perspectieven worden overwogen.

Resultaat: Je hebt een gerichte lijst met partners in handen die voldoen aan de vooropgestelde criteria voor bekwaamheid en afstemming.

Aanbevelingen:

• Plan gestructureerde presentaties en nodig teamleden van verschillende afdelingen uit om deel te nemen.
• Stel een lijst op met gerichte vragen over jouw specifieke projectvereisten om het begrip en de antwoorden van elke leverancier te peilen.
• Vraag casestudy's of voorbeelden van eerdere succesvolle migraties op om de methodologie en resultaten van elke partner beter te begrijpen.

Resultaat: Je krijgt een uitgebreid overzicht van de aanpak, sterke en zwakke punten van elke leverancier, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Procedure:

• Identificeer verschillende klanten van elke potentiële partner die vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd.
• Maak een lijst met vragen die gericht zijn op verschillende aspecten, zoals de kennis van de teams, het respecteren van het budget, de communicatie, de businessondersteuning en de dienstverlening na de implementatie.
• Ga in gesprek met referenties om inzichten te verzamelen over hun ervaring en tevredenheidsniveau met betrekking tot de leverancier.

Resultaat: Je hebt vertrouwen opgebouwd in de geselecteerde partners op basis van externe ervaringen, waardoor de kans op het mislukken van een partnerschap verkleint.

Stappen om te beoordelen:

• Verzamel gedetailleerde kostenramingen van potentiële partners, inclusief licentiekosten, installatiekosten, integratiekosten en kosten voor doorlopend onderhoud en opleiding.
• Moedig leveranciers aan om transparante prijsstructuren te bieden zodat je gemakkelijker kan vergelijken.
• Analyseer de langetermijnkosten voor systeemupdates, mogelijke schaalbaarheidsbehoeften en aanvullende modules die mogelijk nodig zijn in de toekomst.

Resultaat: Je hebt een TCO-analyse ontwikkeld voor elke partner, waarin alle financiële variaties zijn opgenomen, zodat jouw organisatie een weloverwogen beslissing kan nemen.

Aanbevolen aanpak:

• Werk samen met je financiële team om een grondige analyse uit te voeren van de verwachte winst door efficiëntieverbeteringen, verhoogde productiviteit en kostenbesparingen in lijn met jouw strategische doelen.
• Creëer scenario's die verscheidene uitkomsten schetsen op basis van de capaciteiten van verschillende partners, zodat een voorzichtig maar realistisch beeld ontstaat.
• Neem kwalitatieve voordelen zoals een verbeterde gebruikerservaring en verbeterde rapportagemogelijkheden op in jouw analyse.

Resultaat: Een berekende ROI-presentatie is een krachtig hulpmiddel bij het nemen van beslissingen en werkt de buy-in van stakeholders in de hand door de aantoonbare voordelen.

Onderhandelingsstrategieën:

• Schakel vroeg in de selectiefase een juridisch team in om te helpen bij het structureren van contracten waarin verplichtingen, deliverables en prestatiemaatstaven gedetailleerd worden weergegeven.
• Definieer belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) en service level agreements (SLA's) die als leidraad dienen voor de verantwoordelijkheden van de partner tijdens het hele project.
• Stel duidelijke escalatieprocedures op voor problemen die zich voordoen, zodat beide partijen op één lijn zitten wat betreft de tijdlijnen voor het oplossen van deze problemen.

Resultaat: Een goed onderhandeld contract minimaliseert de risico's en legt de verwachtingen voor zowel jouw organisatie als je migratiepartner duidelijk vast.

Ontwikkeling van een stappenplan:

• Werk samen met partners om het projectbeheer af te stemmen, inclusief tijdlijn, mijlpalen, rollen en escalatiepaden voor het aanpakken van risico's.
• Gebruik projectmanagementtools om het implementatieproces te visualiseren en op te volgen.
• Zorg voor regelmatige check-ins om de vaart erin te houden en eventuele tussentijdse aanpassingen of risico’s proactief aan te pakken.

Resultaat: Een concreet draaiboek voor de implementatie wekt vertrouwen bij jouw stakeholders en zorgt ervoor dat alle partijen voorbereid zijn en op één lijn zitten tijdens de migratie.

Conclusie

Het kiezen van de juiste SAP-partner voor je S/4HANA-migratie is een cruciale beslissing die blijvende gevolgen heeft voor je organisatie. Het gebruik van een gestructureerde methodologie zorgt ervoor dat het selectieproces grondig is en in lijn met jouw strategische doelstellingen, wat de uiteindelijke kans op een succesvolle migratie vergroot.

Deze uitgebreide aanpak evalueert niet alleen potentiële partners aan de hand van belangrijke criteria, maar betrekt ook actief interne stakeholders, legt de nadruk op financiële overwegingen en stelt een duidelijk plan van aanpak op voor de implementatie. Door tijd en aandacht te investeren in jouw partnerkeuze, kan je effectief omgaan met de complexiteit van de SAP S/4HANA-migratie en dit uitdagend project omzetten in een strategische kans voor groei en innovatie.

Samenwerken met BDO kan dat proces betrouwbaarder maken en aanzienlijk versnellen. Met onze uitgebreide marktkennis en expertise in de selectie van leveranciers vermijdt jouw organisatie de bekende valkuilen in het selectieproces. 

De pragmatische aanpak van BDO zorgt ervoor dat we onze methodologie afstemmen op de unieke behoeften van jouw organisatie, waardoor een efficiëntere en effectievere selectieprocedure met daaropvolgende migratie mogelijk is. Door gebruik te maken van onze ervaring kan jouw organisatie de weg naar S/4HANA vol vertrouwen bewandelen en het potentieel voor meerwaarde realiseren.