Zet de stap naar datagedreven beleid

Voor vele lokale besturen is de opmaak van het meerjarenplan 2026-2031 hét moment om aan datagedreven beleid te beginnen. Organisaties concludeerden namelijk dat hun huidige meerjarenplan niet concreet genoeg was, en dat de nood aan data groot is. Audit Vlaanderen kwam ook al tot deze conclusie in hun thema-audit rond monitoring van het meerjarenplan (2021). Daarin stelden ze vast dat werken met indicatoren en SMART geformuleerde doelstellingen nog onvoldoende was ingeburgerd. Bovendien legt Vlaanderen in de BBC3.0-instructies extra nadruk op het gebruik van indicatoren. 

Vaak proberen besturen dit probleem op te lossen door te starten met datagedreven beleid op basis van een concreet rapport. Maar deze aanpak leidt zelden tot een duurzame verankering van data binnen de organisatie. Enkel door datagedreven werken als een integraal onderdeel van de organisatie te zien – een proces dat draait om samenwerking, duidelijke afspraken en continu leren – zorg je voor een duurzame implementatie.  Dit vormt niet alleen een essentieel onderdeel van organisatiebeheersing, maar ook een krachtig fundament om je meerjarenplan concreet en SMART te maken. 

Om tot datagedreven beleid te komen zijn er drie elementen belangrijk: 

  1. Het bestuur heeft zicht op haar bronnen. Ze heeft een overzicht van beschikbare data, zowel interne bronnen zoals softwareapplicaties en informatie die al door diensten wordt bijgehouden, als externe bronnen die inzicht geven in de gemeentewerking. 
  2. Het bestuur heeft duidelijke afspraken gemaakt rond hoe ze data gaat bijhouden en heeft de juiste mensen betrokken om data over de hele organisatie te verzamelen. Hoewel de BBC-software indicatoren kan registreren, is dit niet het ideale platform. Het ideale systeem staat los van een bepaalde bron of rapport, zodat de dataverzameling onbeperkt kan groeien en flexibel kan ingezet worden. Dit systeem kan in eerste instantie eenvoudig uitgewerkt worden in andere systemen.
  3. Het bestuur heeft zicht op haar rapporteringsnood. Elk bestuur is uniek en heeft specifieke doelgroepen of activiteiten waarover gerapporteerd kan worden. Deze rapporten moeten het bestuur in staat stellen om tijdig en doelgericht bij te sturen. 

data

Door data op een gestructureerde manier te verzamelen, vanuit verschillende bronnen en los van een bepaald rapport, kan het bestuur evolueren naar een datagedreven werking. Dit biedt de beste uitgangspositie om: 

  • de wettelijke rapporteringscyclus, die vaak te abstract blijft en niet bruikbaar is voor het bestuur om gericht beslissingen te nemen of bij te sturen, uit te bouwen naar rapporten die concreet zijn en op maat van het bestuur. Dit maakt ad hoc rapportages eenvoudiger; 

  • af te wegen of het bestuur nood heeft aan een rapporteringssoftware of een tool zoals Power BI. Deze tools worden dan gericht ingezet binnen een breder kader van datagedreven beleid en organisatiebeheersing. Al te vaak worden deze tools aangekocht, maar zonder sterke basis leidt de implementatie hiervan vaak tot problemen.  

Wil je data op een pragmatische manier een grotere rol geven in jouw organisatie?

Zoek je naar ondersteuning om data structureel te verankeren en de juiste mensen te betrekken zonder dat dit verhaal stilvalt?  Neem dan zeker contact op met de collega’s van BDO Public Sector of Digital.