Belgische fiscus verduidelijkt regels over vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen

Forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen kunnen als werkgeverskosten worden beschouwd als ze niet hoger zijn dan de dagelijkse forfaitaire vergoedingen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken toepast voor hun gedetacheerde medewerkers. Voor de werknemers zijn deze vergoedingen niet belastbaar. 

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen korte buitenlandse dienstreizen van maximum 30 kalenderdagen ("categorie 1") en beroepsmatige verblijven in het buitenland van meer dan 30 kalenderdagen maar minder dan 24 maanden ("categorie 2"). De forfaitaire vergoeding omvat lunch- en dinerkosten, kosten voor dranken en snacks, lokale verplaatsingskosten, telecommunicatiekosten en andere kleine uitgaven. 

De nieuwe bedragen zijn van toepassing vanaf 1 augustus 2025. De Belgische fiscus geeft ook meer verduidelijking over de minimumduur van de korte buitenlandse dienstreis en de vergoedingen voor vertrek- en terugkeerdagen. 

• Vanaf 1 januari 2025 is het niet langer vereist dat de minimumduur van een zakenreis van één dag meer dan 10 uur bedraagt.  
• Bovendien moest tot nu toe voor zakenreizen van meer dan één dag de forfaitaire vergoeding voor de dag van vertrek en terugkeer worden beperkt tot 50%. Vanaf 1 januari 2025 is dit niet langer het geval. Houd er echter rekening mee dat wanneer de werkgever ook de kosten van de lunch betaalt of voor zijn rekening neemt, het bedrag van de vergoeding met 35% moet worden verminderd. Hetzelfde principe geldt voor dinerkosten (45%) en andere kleine uitgaven (20%).