De plaatsing van “kleine” overheidsopdrachten: welke procedure te hanteren?

Algemeen overzicht verschillende plaatsingsprocedures en hun voornaamste kenmerken 

Een aanbesteder kan niet vrij om het even welke procedure kiezen. De wet bepaalt welke procedures bestaan en wanneer ze mogen worden gebruikt. Zeker in de hier besproken klassieke sectoren werden voor bepaalde procedures een aantal beperkende voorwaarden voor het gebruik ervan opgelegd. In de speciale sectoren zijn de standaardprocedures (waar geen specifieke voorwaarden gelden noch motivering voor de toepassing ervan wordt vereist) uitgebreider.

Onderstaande tabel geeft eerst een overzicht van de belangrijkste plaatsingsprocedures waarin de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (hierna, de Wet overheidsopdrachten) voorziet, met antwoord op de vraag voor welke opdrachten deze procedures mogen worden ingezet (wat betreft de klassieke sectoren)¹. Daarna zoomen we in op de procedures die vooral relevant zijn voor kleinere opdrachten. 

Specifieke plaatsingsprocedures geschikt voor “kleine” opdrachten 

Als we dan inzoomen op de mogelijkheden bij kleine opdrachten, leidt ons dat tot de volgende procedures voor de klassieke sectoren.⁶

Opdrachten van beperkte waarde: 

• Voor opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 EUR (excl. BTW) kan een zeer soepele procedure worden gevoerd 
• De Wet overheidsopdrachten is grotendeels niet van toepassing, enkel de kernbepalingen gelden, i.h.b. het gelijkheidsbeginsel 
• Indien mogelijk, moet de aanbesteder de voorwaarden van meerdere ondernemers raadplegen (zonder verplichting om een daadwerkelijke offerte op te vragen); het bewijs van die raadpleging moet kunnen worden geleverd 
• Voor het overige geldt geen verplicht gebruik van opdrachtdocumenten, de toepassing van selectie- of gunningscriteria, etc. 
• De opdracht kan via aanvaarde factuur tot stand komen

Deze procedure laat aan de aanbesteder een zeer ruime vrijheid en flexibiliteit, met een snelle totstandkoming van de betrokken aankoop tot gevolg.  

De Wet overheidsopdrachten voorzag reeds een verhoging van de drempel voor de opdrachten die op deze manier via aanvaarde factuur kunnen tot stand komen van 8.500 EUR tot de huidige 30.000 EUR. Nu ligt mogelijk nog een verdere versoepeling in het verschiet: de federale ministerraad keurde op 30 april 2026 een voorontwerp van wet goed dat de Wet overheidsopdrachten op enkele belangrijke punten wil vereenvoudigen. Eén van de belangrijkste voorgestelde wijzigingen betreft de verhoging van de drempel voor de opdrachten van beperkte waarde tot 75.000 EUR. Een wijziging die in de praktijk ongetwijfeld een substantiële impact zou hebben.⁷

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: 

• In bepaalde uitzonderingsgevallen hoeft een overheidsopdracht niet te worden aangekondigd (noch op Europees niveau, noch op Belgisch niveau). De aanbesteder mag zich ertoe beperken, indien mogelijk, meerdere zelfgekozen ondernemers te raadplegen. Het beroep op deze procedure moet wel worden gemotiveerd 
• Eén van de limitatief opgesomde toepassingsgevallen voor deze éénfasige procedure betreft “kleine” opdrachten, meer bepaald als het uiteindelijke opdrachtbedrag (excl. BTW) lager is dan
  • 140.000 EUR  
  • 216.000 EUR voor bepaalde categorieën van diensten (enkel voor de andere dan federale aanbestedende overheden) 
  • 100.000 EUR voor elk perceel van een opdracht waarvan het geraamde bedrag van de opdracht de drempels voor bekendmaking niet bereikt, op voorwaarde dat het samengevoegde bedrag van deze percelen niet meer dan 20% van het geraamde bedrag van de opdracht bedraagt 
• Indien meerdere ondernemers worden geconsulteerd, hoeft de aanbesteder toch geen selectiecriteria te voorzien voor deze kleine opdrachten.⁸
  • De regels inzake de verplichte uitsluitingsgronden en de uitsluitingsgronden i.v.m. fiscale en sociale schulden blijven echter onverminderd van toepassing 
• De aanbesteder kan (niet verplicht) in deze procedure met de inschrijvers over de initiële en volgende (ook de definitieve) offertes onderhandelen met het oog op de verbetering van de inhoud ervan 
  • Indien meerdere ondernemers worden geraadpleegd, dient dit te gebeuren op basis van “opdrachtdocumenten” 
  • Over de gunningscriteria (voor zover die er zijn, wat wel vereist is in het hier besproken toepassingsgeval) mag niet worden onderhandeld 
  • Voor de hier besproken kleine opdrachten, kan zelfs onderhandeld worden over de minimumeisen, voor zover dit niet werd uitgesloten in de opdrachtdocumenten 
  • Er kan een voorkeursbieder worden aangeduid, en daarmee worden onderhandeld, mits respect voor het gelijkheidsbeginsel 
• De Wet overheidsopdrachten is op deze procedure van toepassing, weliswaar met een aantal uitzonderingen voor Belgische opdrachten, waaronder de hier besproken kleine opdrachten 

Ook deze procedure wordt gekenmerkt door een zekere flexibiliteit, die zich in het bijzonder situeert in de keuzevrijheid wie wordt gecontacteerd – al zal die keuze moeten kunnen worden verantwoord. Praktisch betekent dit: deze procedure is interessant wanneer bekendmaking niet nodig is en de aanbesteder snel enkele geschikte ondernemers wil contacteren. 

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: 

• Deze procedure geldt uitsluitend voor Belgische opdrachten, ze komt niet voor in de Europese Richtlijnen die de basis vormen voor het Belgische overheidsopdrachtenrecht 
  • Ze kan onder meer worden gebruikt  
    • voor opdrachten voor leveringen en diensten waarvan de geraamde waarde lager ligt dan de drempel voor Europese bekendmaking (nu 216.000 EUR excl. BTW, behalve voor federale aanbestedende overheden, waarvoor een drempel van 140.000 EUR excl. BTW geldt)  
    • voor opdrachten voor werken waarvan de geraamde waarde lager ligt dan 750.000 EUR excl. BTW 
• Deze procedure laat toe te onderhandelen zonder verplichte voorafgaande selectiefase. Elke belangstellende ondernemer kan naar aanleiding van een aankondiging van de opdracht onmiddellijk een offerte indienen (deze offerte bevat ook de eventueel gevraagde informatie omtrent selectie) 
• De aanbesteder mag onderhandelen (over de initiële en alle volgende offertes – m.u.v. de definitieve) om de offertes te verbeteren. Daarbij moet steeds over het gelijkheidsbeginsel worden gewaakt 
  • Over de minimumeisen en de gunningscriteria mag niet worden onderhandeld  
• De onderhandelingen kunnen in opeenvolgende fasen verlopen, zodat het aantal offertes waarover moet worden onderhandeld wordt beperkt door toepassing van de gunningscriteria (welke mogelijkheid wel moet worden voorzien in de aankondiging of een ander opdrachtdocument) 
• Onderhandelingen zijn evenwel niet verplicht, dan geldt de initiële offerte meteen als de definitieve 

De procedure, onderworpen aan specifieke regels van de Wet overheidsopdrachten, combineert snelheid en flexibiliteit: er is geen voorafgaande selectiefase, maar onderhandelen blijft mogelijk. Daarom wordt ze in de praktijk vaak gebruikt. 

Sociale en andere specifieke diensten 

Tot slot moeten we even stilstaan bij de bijzonderheid ingeval het een opdracht betreft voor sociale en andere specifieke diensten (zoals opgesomd in bijlage III bij de Wet overheidsopdrachten): 

• Het gaat onder meer om diensten in de gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en het onderwijs, evenals hotel- en restaurantdiensten, juridische diensten (voorzover niet uitgesloten), opsporings- en beveiligingsdiensten, etc. 
• De aanbesteder heeft, als het dergelijke diensten betreft, de keuze welke procedure hij wenst te voeren: 
  • Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking: ook voor sociale en andere specifieke diensten kan steeds een beroep op deze louter Belgische procedure worden gedaan, tot een geraamde waarde van 750.000 EUR excl. BTW 
    • Slechts een aantal specifiek opgesomde kernbepalingen van de Wet overheidsopdrachten zijn dan van toepassing, met uitsluiting van de overige bepalingen van de Wet (tenzij de aanbesteder die zelf van toepassing verklaart) 
  • Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking: deze kan worden toegepast wanneer het geraamde bedrag van de opdracht lager ligt dan 750.000 EUR excl. BTW in de klassieke sectoren, hetzij gelijk is aan of hoger ligt dan deze drempel, maar waarbij één van de voorziene gevallen voor toepassing van deze procedure voorligt 
    • Ook hier gelden dan slechts een aantal wettelijke kernbepalingen (tenzij andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten) 
  • Elke andere in de Wet overheidsopdrachten vermelde plaatsingsprocedure: deze procedures kunnen voor de aankoop van sociale en andere specifieke diensten worden aangewend, zelfs zonder dat aan de toepassingsvoorwaarden van deze procedures moet zijn voldaan 
    • In dat geval moeten de regels voor de gekozen procedure integraal worden toegepast, volledig conform de Wet overheidsopdrachten 
  • Procedure sui generis met voorafgaande bekendmaking waarvan de aanbesteder zelf de nadere regels bepaalt 
    • Een aantal kernbepalingen van de Wet overheidsopdrachten blijven steeds van toepassing, zoals het gelijkheidsbeginsel  
    • Uiteraard is de aanbesteder er ook toe gehouden de regels die hij zelf heeft vastgesteld na te leven 
• Welke procedure ook wordt gekozen, ze moet in ieder geval de principes van transparantie, proportionaliteit en gelijkheid van behandeling van de deelnemende ondernemers eerbiedigen 
• De aanbesteder is – eveneens ongeacht de gekozen procedure – verplicht gunningscriteria vast te stellen (zonder verplichte toekenning van concrete gewichten, gebeurt dat niet, dan hebben alle criteria een gelijke waarde)  

Voor de aankoop van deze diensten kan de aanbesteder de procedure vaak eenvoudiger en flexibeler organiseren, zolang de basisprincipes zoals gelijkheid en transparantie worden gerespecteerd. De wetgever heeft hiervoor een “light regime” opgezet. 

Besluit 

De Wet overheidsopdrachten wordt vaak – al dan niet terecht – als een hinderpaal beschouwd voor een vlot aankoopproces in de publieke sector. Maar voor kleine opdrachten biedt de Wet meer flexibiliteit dan vaak wordt gedacht. Een zware procedure is dus niet altijd nodig. De belangrijkste stap is om vooraf de juiste procedure te kiezen, rekening houdend met het bedrag, de complexiteit en de gewenste flexibiliteit.  

Daarbij is bovendien uit te kijken naar de mogelijke substantiële verhoging (en dus uitbreiding van de toepassingsmogelijkheid) van de drempel voor de opdrachten van beperkte waarde, wat een niet te onderschatten impact op de praktijk zou hebben. Wij volgen dit vanzelfsprekend verder op. 

Voetnoten

[1] Naast deze in de Wet overheidsopdrachten bij de keuze van de procedure expliciet genoemde mogelijke procedures, zijn er nog een aantal “sui generis” procedures in de Wet opgenomen: de prijsvraag, de plaatsingsprocedure sui generis m.b.t. sociale en andere specifieke diensten, de plaatsingsprocedure voor opdrachten van beperkte waarde en de plaatsingsprocedure voor de aanstelling van een advocaat. Op een aantal hiervan wordt verder ingegaan.

[2] Elke belangstellende onderneming kan meteen een offerte indienen.

[3] Eerst selectie n.a.v. aanvragen tot deelneming, enkel geselecteerde kandidaten mogen offerte indienen.

[4] Dit verbod maakt evenwel het voorwerp uit van kritiek.

[5] Er is sprake van drie fasen, nu er tussen de selectie- en offertefase een verplichte dialoogfase plaatsvindt. 

[6] Hierbij moet worden verduidelijkt dat de mededingingsprocedure met onderhandeling hierin niet zal worden behandeld. Eén van de toepassingsgevallen van deze tweefasige procedure ligt nochtans voor wanneer het geraamde bedrag van de opdracht excl. BTW lager is dan  

• 750.000 EUR voor opdrachten voor werken  
• 140.000 EUR dan wel 216.000 EUR voor opdrachten voor leveringen en diensten, afhankelijk van het feit of de aanbesteder al dan niet een federale aanbestedende overheid betreft  

De grote troef van deze procedure betreft de onderhandelingsmogelijkheid, maar, door de striktere regels van toepassing op deze procedure, die haar complexer maken en meer te doorlopen formele stappen vraagt, kan ze voor kleine opdrachten soms als te zwaar worden beschouwd. Daarom nemen we ze hier niet in extenso op in het overzicht. 

[7] Ook vermeldenswaard is dat hetzelfde voorontwerp van wet een algemene mogelijkheid tot rechtstreekse gunning voor opdrachten met een geraamde waarde tot en met 3.000 EUR voorziet. Daarvoor moet dus geen enkele “procedure” worden gevoerd.

[8] Dit komt logisch voor aangezien de aanbesteder de aangeschreven ondernemingen zelf heeft gekozen.