Goedkeuringsprocessen vereenvoudigen voor een betere bedrijfsvoering

Netsuite
Duidelijke goedkeuringsregels helpen je om risico's te beheersen, je cashflow te beschermen en je activiteiten vlot te laten verlopen. BDO ontwikkelde een NetSuite-bundle waarmee organisaties goedkeuringsflows opzetten die efficiënt, transparant en schaalbaar zijn. 
 

De uitdaging bij goedkeuringsprocessen 

In veel organisaties zijn de goedkeuringsregels in de loop der jaren opgestapeld. Drempels sluiten niet meer aan bij de realiteit, sommige toewijzingen verwijzen nog naar mensen die het bedrijf allang verlaten hebben, en de controles zijn ofwel te los, ofwel te zwaar. De gevolgen laten zich raden: beslissingen die blijven liggen, misgelopen kortingen voor vroegtijdige betaling, geïrriteerde teams en zwakke auditsporen. 

Extra stappen toevoegen lost dat niet op. De echte winst zit in het herdenken van je goedkeuringen, zodat de controle stevig blijft zonder je onderneming af te remmen. 

Wat goed uitgedachte goedkeuringsflows je opleveren

Wanneer goedkeuringsprocessen goed zijn afgestemd, strekken de voordelen zich uit over de hele organisatie. 

Sterkere controles

Verminder fouten en onterechte betalingen zonder onnodige wrijving.

Controle

Snellere verwerking

Versnel transactiecycli en behoud leverancierskortingen.

Efficiëntie

Helder beheer

Een zinvol controlespoor zonder onnodige bureaucratie te creëren.

Controlespoor

Vrijkomen capaciteit

Schrap repetitieve goedkeuringstaken, zodat teams zich kunnen richten op werk met een hogere toegevoegde waarde.

Productiviteit

Maak kennis met de BDO Approval Bundle voor NetSuite

De BDO Approval Bundle is een pakket met NetSuite-configuraties en best practices. Het is ontworpen om snel consistente goedkeuringsregels in te voeren, terwijl het flexibel genoeg blijft om aan de specifieke vereisten van je organisatie te voldoen. Het combineert technische implementatie en praktisch beheer in één samenhangende oplossing. 

Belangrijkste functies

Goedkeuringen op meerdere niveaus
Bepaal goedkeuringsketens per dochteronderneming, afdeling, bedrag of elk ander relevant criterium.
Dynamische routering
Wijs goedkeurders toe op basis van rol en regel in plaats van naam, zodat de flow meebeweegt als je team verandert.
Aanpasbare criteria
Laat goedkeuringen starten op basis van transactietype, bedrag, entiteit of eigen velden die specifiek zijn voor jouw activiteit.
Escalaties en herinneringen
Verminder knelpunten met geautomatiseerde opvolging en escalatieregels die het proces in beweging houden.
Delegeren
Vang afwezigheden op zonder de goedkeuringsflow te verstoren, en zonder manueel geknutsel.
Volledige auditgeschiedenis
Gedetailleerde gegevens van elke goedkeuring, afwijzing, opmerking en wijziging, klaar voor interne controle of externe audit.

Waar de bundle het grootste verschil maakt

Hoe meer je goedkeuringspaden vertakken (andere goedkeurders naargelang afdeling, dochteronderneming, transactiebedrag of -type), hoe sneller je NetSuite-workflows in de knoop raken. Regels gaan overlappen, niemand weet nog precies welke wanneer geldt, en elke kleine wijziging dreigt verderop iets stuk te maken. De bundle ontwart deze knoop. Hij brengt de logica samen op één plek en houdt je goedkeuringen leesbaar, zonder in te boeten aan flexibiliteit. 

De bundle komt het best tot zijn recht waar standaardworkflows tekortschieten of waar extra controle nodig is: 

  • Afzonderlijke facturen of transacties die buiten de normale workflows vallen 
  • Inkooporders die worden gebruikt voor three-way matching (drievoudige controle) en waarvoor gestructureerde goedkeuring vereist is alvorens tot aankoop over te gaan 
  • Facturen die niet door de begrotingscontrole of three-way matching komen en zijn gemarkeerd voor handmatige controle 
  • Het aanmaken of wijzigen van gevoelige leveranciersgegevens, zoals bankrekeninggegevens 
  • Elk kritisch record of elke kritische transactie waarvoor een op maat gemaakte, gedocumenteerde controle vereist is

Hoe BDO je uitrol begeleidt 

Je krijgt meer dan een technisch pakket. Onze teams werken samen met dat van jou, zodat de oplossing aansluit bij hoe jouw organisatie écht werkt en niet alleen bij een standaardconfiguratie. 

  1. Scopingworkshops om je goedkeuringsregels, prioriteiten en uitzonderingen vast te leggen 
  2. Configuratie en tests, rechtstreeks in je NetSuite-omgeving 
  3. Training voor gebruikers en heldere operationele documentatie voor dagelijks gebruik 
  4. Training en autonomie voor je beheerders, met praktische sessies en documentatie zodat je NetSuite-beheerders zelf aanpassingen doen, rechten beheren en configuraties bijwerken 
  5. Ondersteuning na de uitrol, met bijsturingen op basis van het echte gebruik

Een controle die je onderneming in beweging houdt 

Met de bundle geniet je van kortere doorlooptijden, snellere en duidelijkere antwoorden op auditvragen, minder manuele opvolging en herwerking, én sterkere controles die je dagelijkse werking niet verstoren. 

Het doel is niet zoveel mogelijk stappen inbouwen, maar het juiste niveau van controle op de juiste transactie leggen. De BDO Approval Bundle helpt je dat evenwicht te vinden in NetSuite, met praktische governance en heldere traceerbaarheid. 

Klaar om je goedkeuringsflows onder de loep te nemen?

Neem contact op met een BDO NetSuite-specialist!