Voordat je vooruit kan gaan, moet je weten hoever je al staat. Een eerste inzicht in wat je PMO nu al goed kan en doet kan je krijgen door je huidige processen te beoordelen aan de hand van een erkend maturiteitsmodel zoals het Capability Maturity Model (CMM). Daarbij ga je op zoek naar de sterke en zwakke punten van je PMO op verschillende aspecten, zoals governance, de vaardigheden van het personeel en het gebruik van technologie.
Deze maturiteitsoefening resulteert in een duidelijk beeld van wat beter kan. Die inzichten helpen je ook te bepalen waar je naartoe wilt en hoe je je PMO stap voor stap nog performanter kunt maken.
De volgende stap is focussen op consistentie. Implementeer gestandaardiseerde methodologieën voor alle aspecten van je projecten: doelen bepalen, planningen opstellen en sjablonen creëren voor de hele levenscyclus van een project.
Door gestructureerd te werken, beschik je voor alle projecten over een betrouwbare, voorspelbare én herhaalbare aanpak. En zo voldoet elk project gegarandeerd aan de normen die jij hebt vastgelegd.
Zodra je processen gestandaardiseerd zijn, is het tijd om ze actief te meten en op te volgen aan de hand van kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) en metrieken. Dat maakt het veel gemakkelijker om systematisch na te gaan of een project succesvol is en past binnen de strategie van je bedrijf.
Door beheerstechnieken in terugkerende fases zoals ontwerp en ontwikkeling te verfijnen, kan het PMO projecten nog betrouwbaarder en nauwkeuriger plannen en uitvoeren, terwijl er voldoende ruimte blijft voor innovatie.
Naarmate je PMO matuurder wordt, is het cruciaal om de activiteiten ervan af te stemmen op de strategie van je organisatie. Alleen zo kan het de beschikbare middelen optimaal toewijzen en worden de projecten juist geprioriteerd. Strategisch portfoliobeheer helpt je PMO om projecten te evalueren en te prioriteren op basis van hun impact op en hun bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen.
Je projecten afstemmen op je doelstellingen levert maximale waarde op en versterkt de strategische focus van je organisatie. Op die manier evolueert je projectmanagement van een operationele noodzaak naar een strategisch voordeel.
De laatste stap is een cultuur van continue verbetering, innovatie en aanpassingsvermogen opbouwen naarmate je PMO matuurder wordt. Een cultuur van regelmatige feedback, agile methodologieën en de adoptie van geavanceerde technologieën bevorderen continue verbeteringen.
Als je een dynamische omgeving creëert waarin innovatie alle ruimte krijgt, houden veranderingen gemakkelijker stand en passen ze vlotter in de dagelijkse gang van zaken. Het resultaat: een veerkrachtig en flexibel PMO dat klaarstaat om gepast te reageren op elke verandering.
Je PMO naar een hoger niveau tillen doe je niet alleen. Deze principes helpen je alvast op weg:
Niet elke organisatie heeft een even performant of matuur PMO nodig. Hoever jij het best gaat, hangt af van de omvang, context en ambities van je bedrijf. Wat telt, is dat je het voor jouw organisatie juiste niveau bereikt en dat je PMO je strategische doelen echt ondersteunt.
Een PMO naar een matuur niveau tillen vraagt om een toekomstgerichte strategische blik en een doordachte aanpak. BDO’s vijf stappen en best practices helpen organisaties hun PMO om te vormen tot een cruciale succesfactor dat een echt concurrentievoordeel oplevert.
Neem contact op met onze experts bij BDO voor persoonlijke ondersteuning op je traject richting een matuur en performant PMO.
Sarra Hedhili