Challenge
De organisatie stond voor een grote uitdaging door de gedecentraliseerde kennis binnen haar structuur, wat leidde tot een beperkte zichtbaarheid van het bestaande interne controlesysteem. Die versnippering leidde tot onvoldoende inzicht in de gaten in het controlekader en de risico’s die ze met zich meebrachten voor de organisatie.
Zonder een holistisch en end-to-endoverzicht van het risico- en controlelandschap werd het steeds moeilijker om gebieden te identificeren die kwetsbaar waren voor operationele en financiële afwijkingen. Dat beïnvloedde het vermogen van de organisatie om zich effectief te beschermen tegen mogelijke misstanden en financiële onregelmatigheden.
We begonnen onze aanpak op maat door diepgaande interviews af te nemen met verschillende stakeholders die betrokken waren bij de processen. Die eerste stap stelde ons in staat om de procedures uitgebreid in kaart te brengen en een gedocumenteerd verhaal uit te werken waarin de bestaande processen duidelijk werden beschreven.
Daarna maakten we een grondige beoordeling om het risicolandschap met betrekking tot de P2P- en O2C-processen (procure-to-pay en order-to-cash) te identificeren en evalueren. Dit gaf ons een gedetailleerd beeld van potentiële kwetsbaarheden en risico’s binnen de processen die niet worden beperkt door degelijke interne controles. Op basis van de inzichten uit de risicobeoordeling konden we vervolgens de huidige controles in kaart brengen, waarbij we duidelijk maakten hoe ze zijn afgestemd op de vastgestelde risico’s.
Dankzij dit duidelijke inzicht in de bestaande controles en de hiaten daarin konden we de ontbrekende controles in kaart brengen die nodig waren om de vastgestelde risico’s te beperken. Onze analyse leidde tot de formulering van gerichte aanbevelingen om die gaps aan te pakken, het volledige controlekader te verbeteren en de blootstelling aan potentiële risico’s te verminderen.
Om ervoor te zorgen dat de bevindingen en aanbevelingen toegankelijk en begrijpelijk waren, consolideerden we alle documentatie in een uitgebreid stroomschema. Dat stroomschema dient als visuele leidraad, zodat stakeholders in de hele organisatie gemakkelijker:
de complete controlestructuur vatten;
de risico’s begrijpen;
de aanbevolen controles effectief uitvoeren.
De output en resultaten van de beoordeling waren belangrijk om het inzicht in en het beheer van de processen van de organisatie te verbeteren.
Ten eerste kregen alle stakeholders bij het proces een duidelijk beeld van de volledige processtroom. Dat holistische inzicht kwam de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en niveaus van de organisatie ten goede.
Bovendien kreeg de organisatie een duidelijk inzicht in de risico’s die ze liep binnen die processen. De beoordeling gaf gedetailleerd aan hoe de bestaande interne controlestructuur was ontworpen om de risico’s te beperken, waardoor een strategisch overzicht ontstond dat beter geïnformeerde beslissingen met betrekking tot risicobeheer mogelijk maakte.
Daarnaast diende de beoordeling als waardevolle input voor potentiële procesoptimalisaties en toekomstige automatiseringsmogelijkheden. Door de verschillende informatiestromen en de bijbehorende controles in kaart te brengen, identificeerde de beoordeling zaken die efficiënter konden door gestroomlijnde processen of technologische integratie.
Dat had niet alleen tot doel om het handmatige werk en de kans op fouten te verminderen, maar ook om de tijdigheid en nauwkeurigheid van de processen te verbeteren. Wat leidde tot betere algemene prestaties en een betere concurrentiepositie op de markt. Tot slot stelde de klant een interne medewerker aan als proceseigenaar om beide processen in de toekomst te optimaliseren en te bewaken op basis van onze deliverable.
Over het algemeen resulteerde de beoordeling in een veelzijdig beeld van de procedures, risico’s en verbeterkansen van de organisatie, waarmee een solide basis werd gelegd voor voortdurende verbeteringen en strategische planning.
