Le défi
L’organisation était confrontée à un défi de taille en raison de la décentralisation des connaissances au sein de sa structure, de sorte qu’il était difficile d’avoir une vision claire des contrôles internes existants. À cause de cette fragmentation, les lacunes du contrôle interne et les risques que ces failles représentaient pour l’organisation n’étaient pas suffisamment appréhendés.
En l’absence d’une vision holistique des risques et des contrôles, il était devenu difficile d’identifier les vulnérabilités aux aléas opérationnels et financiers. Cette situation mettait à mal la capacité de l’organisation à se prémunir efficacement contre les fautes professionnelles et les irrégularités financières potentielles.
Nous avons débuté notre approche personnalisée par des entretiens détaillés avec les différentes parties prenantes impliquées dans les processus. Cette première étape nous a permis de dresser une cartographie complète des processus et d’élaborer un document décrivant clairement les processus existants.
Après cette description, nous avons procédé à une évaluation approfondie des risques afin d’identifier et d’évaluer les risques associés aux processus Procure to Pay (P2P) et Order to Cash (O2C). Cela nous a permis d’avoir une vue détaillée des vulnérabilités et des risques potentiels de ces processus non atténués par des mesures de contrôle interne solides. Sur base de la cartographie des risques, nous avons mis en évidence les contrôles et évalué la manière dont ceux-ci répondent aux risques identifiés.
Grâce à une bonne compréhension des forces et faiblesses des contrôles existants, nous avons identifié les contrôles manquants nécessaires pour atténuer les risques identifiés. Nous avons alors formulé des recommandations ciblées visant à combler ces lacunes, à améliorer le cadre global de contrôle et à réduire l’exposition aux risques potentiels.
Pour faciliter la visualisation des conclusions et recommandations, nous avons rassemblé toute la documentation dans un organigramme complet, offrant une vue d’ensemble permettant à l’organisation de :
saisir l’ensemble du paysage du contrôle ;
comprendre les risques ;
mettre en œuvre de manière efficace les contrôles recommandés.
Les résultats de l’évaluation ont permis à l’organisation de mieux comprendre et gérer ses processus.
Toutes les parties prenantes impliquées dans le processus disposent d’une vue d’ensemble du déroulement du processus. Cette compréhension globale a permis d’améliorer la communication et la collaboration entre les différents services et niveaux de l’organisation.
L’organisation dispose en outre d’une vision claire des risques auxquels elle était confrontée dans le cadre de ces processus. L’évaluation a mis en lumière la façon dont le système de contrôle interne existant a été conçu pour atténuer ces risques, en fournissant une vue d’ensemble stratégique qui a permis de prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des risques.
L’évaluation constitue en outre une contribution précieuse aux améliorations potentielles de l’efficacité des processus et aux futures possibilités d’automatisation. En cartographiant les différents flux d’informations et les contrôles qui y sont associés, l’évaluation a permis d’identifier les domaines où l’efficacité pourrait être améliorée grâce à une rationalisation des processus ou à l’intégration de technologies.
Il s’agit non seulement de réduire le travail manuel et le risque d’erreurs, mais aussi d’améliorer la rapidité et la précision des processus, afin d’améliorer les performances globales et la compétitivité sur le marché. Enfin, le client a désigné une personne en interne comme responsable de l’optimisation et des contrôles des processus, sur base de nos résultats.
Dans l’ensemble, l’évaluation a permis d’obtenir une vision des multiples facettes des processus, des risques et des possibilités d’amélioration pour l’organisation, jetant ainsi des bases solides pour les améliorations en cours et la planification stratégique.
