Telewerk BE/NL: nieuwe richtlijnen Belgische fiscus over totstandkoming van een vaste inrichting

Op 23 november 2023 hebben de Belgische en Nederlandse bevoegde autoriteiten een akkoord bereikt over de aanpak van grensoverschrijdende thuiswerkende werknemers. Het akkoord, dat op 12 december 2023 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd, biedt nieuwe inzichten over wanneer de belastingdiensten van beide landen een thuiskantoor dat door deze werknemers wordt gebruikt, beschouwen als een werkplek die ter beschikking staat van hun buitenlandse werkgever en dus een materiële vaste inrichting doet ontstaan.

Volgens de overeenkomst zal "incidenteel thuiswerk", gedefinieerd als minder dan 50% van de werktijd per jaar van de werknemer, geen materiële vaste inrichting doen ontstaan. Voor "structureel thuiswerk", d.w.z. als de werknemer meer dan 50% van de werktijd thuis werkt, hangt het af van (i) of er een daadwerkelijke mogelijkheid is om vanuit een kantoor van de buitenlandse werkgever te werken en (ii) of deze mogelijkheid regelmatig wordt uitgeoefend. In het laatste geval wordt het thuiskantoor van de werknemer in principe nog steeds niet beschouwd als ter beschikking staand van de buitenlandse werkgever, aangezien er een kantoorruimte beschikbaar is die de werknemer kan gebruiken wanneer hij er één nodig heeft en hij dus niet bij gebrek aan een realistisch alternatief thuis moet werken. Als dit niet het geval is, dan kunnen er redenen zijn om te concluderen dat het thuiskantoor een vaste bedrijfsinrichting is die ter beschikking staat van de buitenlandse werkgever. Dit zal afhangen van de feitelijke omstandigheden. Tenzij de activiteiten van de werknemer die thuis worden uitgeoefend slechts van ondersteunende en voorbereidende aard zijn, leidt dit dan tot een belastbare aanwezigheid van de werkgever.

Het is enigszins opmerkelijk dat het akkoord verwijst naar andere dan legalistische criteria die in het verleden typisch werden weerhouden door de Belgische Dienst voor Voorafgaande Beslissingen (bv. het thuiskantoor wordt vermeld als de voornaamste plaats van tewerkstelling in de arbeidsovereenkomst). Dit geeft duidelijk aan dat de Belgische (en Nederlandse) belastingautoriteiten meer belang hechten aan de inhoud dan aan de vorm en door het papierwerk heen zullen kijken als dat niet overeenkomt met de werkelijkheid. Het concept van "de facto" ter beschikking staan is duidelijk een grijze zone omdat het afhangt van het perspectief en verschillende vragen openlaat, bv. wat is een redelijke pendelafstand.

Merk op dat de overeenkomst alleen gaat over de kwalificatie van de thuiswerkplek als een vaste inrichting. Het gaat niet over de afhankelijke agent vaste inrichting (commercieel/verkoopvertegenwoordiger). Als de commercieel/verkoopvertegenwoordiger minder dan 50% van de werktijd vanuit de thuiswerkplek zou werken, maar de bevoegdheid heeft om contracten af te sluiten, kan het buitenlandse bedrijf dus nog steeds worden geacht een belastbare vaste inrichting in België te hebben.

Hoewel dit akkoord bilateraal van aard is, geeft het in combinatie met een parlementaire vraag van 26 mei 2023 waardevolle inzichten in het standpunt van de Belgische fiscus. Nu Nederland aan boord is met dit standpunt, kan niet worden uitgesloten en wordt zelfs verwacht dat andere buurlanden zullen volgen en/of dat de Belgische fiscus deze principes ook zal toepassen onder andere dubbelbelastingverdragen die België heeft afgesloten. 

In deze context is het nuttig om op te merken dat een recente Voorafgaande beslissing bevestigt dat de aanwezigheid gedurende meer dan 30 dagen van een werknemer in België die louter interne diensten uitvoert (d.w.z. geen klantgerichte/projectgedreven activiteiten, dus geen belastbare vaste inrichting onder het verdrag) niet wordt beschouwd als een Belgische inrichting naar Belgisch binnenlands recht. Dit laatste is het aanknopingspunt voor o.a. het indienen van een belastingaangifte in België, het betalen van een jaarlijkse vennootschapsbijdrage, het betalen van bedrijfsvoorheffing op lonen die belastbaar zijn in België, enz.

Echter, een Voorafgaande beslissing heeft geen algemeen juridisch bindende kracht, de wet is - naar onze mening - niet duidelijk op dit punt en de Belgische fiscus gaat uit van een aangifteplicht wanneer een buitenlandse vennootschap als werkgever in België wordt geregistreerd. Daarom raden we aan om nog steeds een (nihil) belastingaangifte voor niet-inwoners in te dienen zodra een of meer werknemers meer dan 30 dagen in België aanwezig zijn, zelfs als minder dan 50% van de werktijd van de werknemer thuis wordt doorgebracht. Tenminste tot de Centrale Belastingadministratie zijn akkoord met het standpunt van de Dienst Voorafgaande Beslissingen bevestigt.

Aarzel niet om contact op te nemen met je vertrouwde BDO-adviseur of met een van onze experten, Olivier Michiels, Michaël Vangenechten of Alexandra Martin als je hulp nodig hebt bij het beoordelen van de impact van het bovenstaande op jouw Belgische fiscale positie.