Grensoverschrijdende tewerkstelling binnen en buiten de EU: verplichtingen voor de werkgever
Grensoverschrijdende tewerkstelling binnen en buiten de EU: verplichtingen voor de werkgever
Wist je dat bij een grensoverschrijdende tewerkstelling heel wat verplichtingen in hoofde van de werkgever komen kijken? En dat deze formaliteiten vaak in orde moeten zijn vooraleer de tewerkstelling van de werknemer begint?
Het gespecialiseerd BDO International Mobility team ondersteunt ondernemingen bij het zoeken naar de gepaste oplossing voor elke grensoverschrijdende tewerkstelling en assisteert bij het vervullen van verplichte formaliteiten. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het BDO Employment & Social Security Law team.
Kan je als niet-EU werknemer reizen naar België of is er een Schengen Visum noodzakelijk? Dit is in de eerste plaats afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer.
Stel het Schengen visum is in orde, de werknemer kan reizen naar België. Maar kan de werknemer ook effectief beginnen werken?
Het antwoord is helaas (meestal) negatief, maar er zijn uitzonderingen. Betreft het bijvoorbeeld een zakenreis van beperkte duur of in het kader van een opleiding (training on the job)?
Om te kunnen werken in België is in regel een toelating tot arbeid vereist. Deze moet de werkgever voorafgaandelijk aanvragen bij de Belgische overheidsdiensten.
Komt de werknemer tijdelijk naar België of voor onbepaalde duur?
Gaat het om een detachering of een lokale tewerkstelling? Bij een detachering zal de werknemer over een Certificate of Coverage moeten beschikken waarin wordt bevestigd dat sociale zekerheidsbijdragen in het land van herkomst worden betaald. Bij een lokale tewerkstelling zal meestal geopteerd worden om een arbeidsovereenkomst naar Belgisch recht op te maken.
Kan een buitenlandse werkgever dergelijke aanvraag voor gecombineerde vergunning/arbeidskaart zelf doen? Dat kan, het hoeft geen Belgische werkgever te zijn. De procedure verloopt dan via een mandataris in België. BDO is zo een erkende mandataris in België.
Kan een gecombineerde vergunning voor gelijk welke werknemer aangevraagd worden? Nee, enkel voor welbepaalde categorieën van werknemers, waarvan hooggeschoolden de meest gebruikte is, kan dergelijke vergunning aangevraagd worden. Voor hooggeschoolden geldt een diploma-vereiste (minimum bachelor niveau) en een minimumloon vereiste die verschilt per gewest. Weet je niet of de buitenlandse werknemer die je wenst tewerk te stellen onder één van deze categorieën valt? BDO kan je helpen bij de analyse van de mogelijke pistes en bij het indienen van de nodige vergunningsaanvragen. De mogelijkheden zijn ook verschillend per regio in België waarbij de tewerkstellingsplaats van de werknemer bepalend is.
Ook de aanvraag van een Europese blauwe kaart kan bijvoorbeeld interessant zijn voor de werknemer.
Er bestaat een speciaal statuut voor grensarbeiders dat aangevraagd kan worden voor werknemers uit de UK, die in België werken, op voorwaarde dat ze minstens elke week terugkeren naar de UK. Maar ook een inwoner van bv. Frankrijk met niet-EU nationaliteit kan van dit statuut gebruiken maken. Het grensarbeider statuut kan aangevraagd worden voor maximaal een jaar.
Wat is de wachttijd voor het bekomen van een gecombineerde vergunning/arbeidskaart? De gemiddelde wachttijd, vanaf het indienen van de aanvraag, bedraagt momenteel 4 maanden. Dit is ook verschillend per type aanvraag en per regio, we ervaren bijvoorbeeld kortere wachttijden in de regio Brussel.
Zijn er andere opties? Kan de werknemer alvast een opleiding komen volgen in afwachting van zijn gecombineerde vergunning? In sommige gevallen kunnen we oplossingen uitwerken.
Kan een werknemer met EU-nationaliteit zonder meer in België werken?
Hoewel het Europees vrij verkeer van personen en werknemers Unieburgers toelaat om zonder een toelating tot arbeid aan de slag te gaan in een andere EU-lidstaat, zijn er toch een aantal verplichtingen waaraan voldaan moet worden, zoals:
BDO kan je assisteren bij het nagaan wat de verplichtingen zijn in een specifiek geval. En in geval van de A1-verklaring, in welk land de aanvraag ingediend moet worden. Daarnaast kunnen wij als mandataris deze documenten ook in jouw naam aanvragen.
Is het Bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen (BBIB) en ingekomen onderzoekers (BBIO)) van toepassing? Zowel voor werknemers met een EU-nationaliteit als met een niet-EU nationaliteit, is het belangrijk om de link te maken met het expat regime (BBIB en BBIO). Dankzij deze bijzondere regeling kan de werkgever, onder bepaalde voorwaarden, een vergoeding tot maximum 30% boven op de bezoldiging als kosten eigen aan de werkgever (vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheid) vergoeden aan de expat/werknemer. Extra aandacht is vereist bij het bepalen van het salarispakket voor onderzoekers die genieten van dit statuut in combinatie met het minimumloon voor hooggeschoolde werknemers met een gecombineerde vergunning. Ook de terugbetaling van andere expat gerelateerde kosten (i.e. schoolkosten, verhuiskosten etc.), kunnen via dit fiscaal regime, onder bepaalde voorwaarden, als belastingvrije kosten eigen aan de werkgever worden vergoed.
Tot slot kan BDO ook assisteren met het onderzoeken en voldoen van de fiscale – en payroll verplichtingen in hoofde van de werkgever en de werknemer, alsook de analyse van de toepassingsvoorwaarden voor het BBIB/BBIO en de formaliteiten van het BBIB/BBIO. Aarzel niet om met je vertrouwde BDO-adviseur of met één van onze International Mobility team experten, Nancy Slegers, of Employment & Social Security Law team experten, Natalie Bastiaens, contact op te nemen.
Werknemer met niet-EU nationaliteit (“derdelander”)
Kan je als niet-EU werknemer reizen naar België of is er een Schengen Visum noodzakelijk? Dit is in de eerste plaats afhankelijk van de nationaliteit van de werknemer.
Stel het Schengen visum is in orde, de werknemer kan reizen naar België. Maar kan de werknemer ook effectief beginnen werken?
Het antwoord is helaas (meestal) negatief, maar er zijn uitzonderingen. Betreft het bijvoorbeeld een zakenreis van beperkte duur of in het kader van een opleiding (training on the job)?
Om te kunnen werken in België is in regel een toelating tot arbeid vereist. Deze moet de werkgever voorafgaandelijk aanvragen bij de Belgische overheidsdiensten.
Komt de werknemer tijdelijk naar België of voor onbepaalde duur?
- Voor een tewerkstelling van minder dan 90 dagen is er een arbeidskaart B nodig.
- Voor een tewerkstelling van 90 dagen of meer is er een gecombineerde vergunning (= single permit) nodig.
Gaat het om een detachering of een lokale tewerkstelling? Bij een detachering zal de werknemer over een Certificate of Coverage moeten beschikken waarin wordt bevestigd dat sociale zekerheidsbijdragen in het land van herkomst worden betaald. Bij een lokale tewerkstelling zal meestal geopteerd worden om een arbeidsovereenkomst naar Belgisch recht op te maken.
Kan een buitenlandse werkgever dergelijke aanvraag voor gecombineerde vergunning/arbeidskaart zelf doen? Dat kan, het hoeft geen Belgische werkgever te zijn. De procedure verloopt dan via een mandataris in België. BDO is zo een erkende mandataris in België.
Kan een gecombineerde vergunning voor gelijk welke werknemer aangevraagd worden? Nee, enkel voor welbepaalde categorieën van werknemers, waarvan hooggeschoolden de meest gebruikte is, kan dergelijke vergunning aangevraagd worden. Voor hooggeschoolden geldt een diploma-vereiste (minimum bachelor niveau) en een minimumloon vereiste die verschilt per gewest. Weet je niet of de buitenlandse werknemer die je wenst tewerk te stellen onder één van deze categorieën valt? BDO kan je helpen bij de analyse van de mogelijke pistes en bij het indienen van de nodige vergunningsaanvragen. De mogelijkheden zijn ook verschillend per regio in België waarbij de tewerkstellingsplaats van de werknemer bepalend is.
Ook de aanvraag van een Europese blauwe kaart kan bijvoorbeeld interessant zijn voor de werknemer.
Er bestaat een speciaal statuut voor grensarbeiders dat aangevraagd kan worden voor werknemers uit de UK, die in België werken, op voorwaarde dat ze minstens elke week terugkeren naar de UK. Maar ook een inwoner van bv. Frankrijk met niet-EU nationaliteit kan van dit statuut gebruiken maken. Het grensarbeider statuut kan aangevraagd worden voor maximaal een jaar.
Wat is de wachttijd voor het bekomen van een gecombineerde vergunning/arbeidskaart? De gemiddelde wachttijd, vanaf het indienen van de aanvraag, bedraagt momenteel 4 maanden. Dit is ook verschillend per type aanvraag en per regio, we ervaren bijvoorbeeld kortere wachttijden in de regio Brussel.
Zijn er andere opties? Kan de werknemer alvast een opleiding komen volgen in afwachting van zijn gecombineerde vergunning? In sommige gevallen kunnen we oplossingen uitwerken.
Werknemer met EU-nationaliteit
Kan een werknemer met EU-nationaliteit zonder meer in België werken?
Hoewel het Europees vrij verkeer van personen en werknemers Unieburgers toelaat om zonder een toelating tot arbeid aan de slag te gaan in een andere EU-lidstaat, zijn er toch een aantal verplichtingen waaraan voldaan moet worden, zoals:
- De werkgever moet nagaan of een Limosa-melding nodig is. Dit is vereist voor elke werknemer die in België werkt, zonder onderworpen te zijn aan de Belgische RSZ.
- De werkgever is verplicht om een A1-verklaring in orde brengen voor werknemers die gedetacheerd worden naar een andere EU-lidstaat of bij een gelijktijdige tewerkstelling in meerdere EU-lidstaten.
BDO kan je assisteren bij het nagaan wat de verplichtingen zijn in een specifiek geval. En in geval van de A1-verklaring, in welk land de aanvraag ingediend moet worden. Daarnaast kunnen wij als mandataris deze documenten ook in jouw naam aanvragen.
Is het Bijzonder belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen (BBIB) en ingekomen onderzoekers (BBIO)) van toepassing? Zowel voor werknemers met een EU-nationaliteit als met een niet-EU nationaliteit, is het belangrijk om de link te maken met het expat regime (BBIB en BBIO). Dankzij deze bijzondere regeling kan de werkgever, onder bepaalde voorwaarden, een vergoeding tot maximum 30% boven op de bezoldiging als kosten eigen aan de werkgever (vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheid) vergoeden aan de expat/werknemer. Extra aandacht is vereist bij het bepalen van het salarispakket voor onderzoekers die genieten van dit statuut in combinatie met het minimumloon voor hooggeschoolde werknemers met een gecombineerde vergunning. Ook de terugbetaling van andere expat gerelateerde kosten (i.e. schoolkosten, verhuiskosten etc.), kunnen via dit fiscaal regime, onder bepaalde voorwaarden, als belastingvrije kosten eigen aan de werkgever worden vergoed.
Tot slot kan BDO ook assisteren met het onderzoeken en voldoen van de fiscale – en payroll verplichtingen in hoofde van de werkgever en de werknemer, alsook de analyse van de toepassingsvoorwaarden voor het BBIB/BBIO en de formaliteiten van het BBIB/BBIO. Aarzel niet om met je vertrouwde BDO-adviseur of met één van onze International Mobility team experten, Nancy Slegers, of Employment & Social Security Law team experten, Natalie Bastiaens, contact op te nemen.