Jaarlijkse rapporteringsverplichting gemengde en gedeeltelijke btw-plichtigen

Als lokaal bestuur heb je mogelijks btw-verplichtingen. Vanaf 2024 komt daar jaarlijks nog de verplichting bij om uitgebreide informatie te delen als je je recht op btw-aftrek berekent volgens het werkelijk gebruik.

Wij informeren je graag over de nieuwe verplichtingen en aandachtspunten.

Nieuwe rapporteringsverplichting

Gemengde en bepaalde gedeeltelijke btw-plichtigen moeten voortaan jaarlijks een aantal gegevens rapporteren, ten laatste in de btw-aangifte van het eerste kwartaal/eerste drie maanden:
  • het definitieve algemene verhoudingsgetal van het voorgaande kalenderjaar (enkel relevant indien het voorgaande jaar het werkelijk gebruik niet werd toegepast);
  • het percentage van de aan de belastingplichtige in rekening gebrachte btw, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen handelingen die:
    • uitsluitend worden gebruikt voor de activiteit(en) die volledig recht op aftrek verlenen;
    • uitsluitend worden gebruikt voor de activiteit(en) die geen recht op aftrek verlenen (i.e. btw-vrijgestelde activiteiten);
    • worden toegewezen aan beide activiteiten, en waarop een bijzonder verhoudingsgetal wordt berekend.
  • het bijzonder verhoudingsgetal dat van toepassing is. Gaat het om meerdere bijzondere verhoudingsgetallen, dan moet het globale resultaat worden meegedeeld van de toegepaste bijzondere verhoudingsgetallen op de btw toegewezen aan beide soorten activiteiten.
Voor 2023 moet je deze gegevens aangegeven in de btw-aangifte van het tweede kwartaal/maand juni 2024, waarvoor de uiterlijke indieningsdatum naar 9 augustus 2024 is verlegd in toepassing van de zomerregeling.

Administratieve toleranties

De Belgische btw-administratie kondigde aan wel enkele administratieve toleranties toe te staan, die alvast enige ademruimte kunnen bieden.

Een van deze toleranties laat toe voor 2023 dat je als btw-plichtige de bovenstaande gegevens mag bezorgen op basis van schattingen. Er is ook bevestigd dat je ook niet langer de definitieve cijfers moet meedelen.

Daarnaast zal de administratie een soepele houding aannemen wanneer je een onopzettelijke fout maakt bij deze nieuwe verplichtingen. Meer informatie over deze toleranties vind je in ons nieuwsbericht op de BDO-website. 

Kijk de instellingen van je boekhoudpakket na!

Deze toleranties zijn welgekomen. In onze dagelijkse adviespraktijk zien wij immers dat verschillende lokale besturen, OCMW’s, Zorgbedrijven en andere gemengde en/of gedeeltelijke btw-plichtigen (ook uit andere sectoren) worstelen met de aanlevering van een correcte berekening van de verplicht te delen gegevens.

In dit verband horen wij vaak de opmerking van cliënten uit de publieke sector dat zij enkel de inkomende handelingen die te linken zijn aan btw-belaste activiteiten opnemen in de periodieke btw-aangiften. Handelingen die te linken zijn aan btw-vrijgestelde activiteiten worden dan (onterecht) niet opgenomen in de btw-aangifte.

Dit kan het gevolg zijn van de instellingen van de gebruikte boekhoudsoftware. Zo maakt deze software soms geen onderscheid tussen (inkomende) handelingen buiten het toepassingsgebied van btw (in principe niet op te nemen in de btw-aangifte) en de btw-vrijgestelde handelingen (in principe wel op te nemen in de btw-aangifte).

In de praktijk zien we dit bijvoorbeeld regelmatig bij Zorgbedrijven, die organisch groeien uit OCMW’s. Omwille van hun rechtsvorm kwalificeren ze niet altijd als een ‘overheid’ voor btw-doeleinden. Dit brengt met zich dat zij meer activiteiten binnen het toepassingsgebied van btw - en dus ook meer btw-vrijgestelde - activiteiten verrichten dan OCMW’s. Bij de opzet van een Zorgbedrijf worden vaak de instellingen van het boekhoudpakket van het OCMW overgenomen.

Dit is problematisch. Wanneer je in dergelijke situatie enkel de gegevens uit het boekhoudpakket rapporteert, kan je een volledig vertekend beeld verstrekken aan de btw-administratie. Het meegedeelde recht op aftrek is dan veel groter dan het recht op aftrek dat je als btw-plichtige in werkelijkheid hebt genoten. Deze foutieve rapportering kan dan weer leiden tot een btw-controle.

De nieuwe rapporteringsverplichting kadert namelijk in de doelstelling van de btw-administratie om een strengere, meer gerichte controle te kunnen uitvoeren op het recht op aftrek van btw-plichtigen met een beperkt recht op aftrek.

Streef zoveel mogelijk naar correcte rapportering

Valt jouw bestuur onder de nieuwe regelgeving? Ondanks de aangekondigde administratieve toleranties, raden wij aan om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige verwerking van je inkomende handelingen voor 2024 (te rapporteren in 2025) eenvoudig te delen gegevens oplevert. Dit kan je een lastige btw-controle besparen.

Contact

Heb je vragen bij de impact en de correcte verwerking van deze rapporteringsverplichting in jouw specifiek geval? BDO heeft inmiddels een verregaande expertise opgebouwd in deze materie, waarbij wij verschillende cliënten uit de publieke sector bijstaan met de praktische implicaties van deze verplichting.