Schrapping uit KBO wegens niet-naleving UBO-formaliteiten

In afwijking van de gebruikelijke procedure van de doorhaling, kon een entiteit in de KBO tot voor kort ambtshalve worden doorgehaald op basis van de volgende gronden:

1. het overlijden van de oprichter-natuurlijke persoon, reeds minstens zes maanden geleden volgens de gegevens van het rijksregister;
2. de afsluiting van de vereffening van een rechtspersoon, reeds minstens drie maanden geleden uitgesproken;
3. de sluiting van het faillissement van een rechtspersoon, reeds minstens drie maanden geleden beslist; 
4. het niet neerleggen van de jaarrekening voor ten minste drie opeenvolgende boekjaren; en
5. vennootschappen die niet vallen onder punt 4°, doch voldoen aan volgende cumulatieve criteria:  
   • minimum drie jaar niet beschikken over actieve hoedanigheden, activiteiten of vestigingseenheden, ingeschreven in de KBO;
   • ingeschreven zijn in de KBO met een actieve status;
   • niet beschikken over lopende toelatings- of hoedanigheidsaanvragen, ingeschreven in de KBO;
   • sinds 7 jaar, geen enkele wijziging aangaande de ingeschreven gegevens in de KBO hebben uitgevoerd; en 
   • sinds 7 jaar, geen enkele andere publicatie dan die van de jaarrekeningen, in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad hebben uitgevoerd.

De Wet van 5 november 2023 houdende diverse bepalingen inzake economie, zoals inwerking getreden op 21 december 2023, introduceerde twee bijkomende gronden tot ambtshalve doorhaling, met name:

• de ambtshalve doorhaling van ondernemingen die niet meer bestaan ten gevolge van een fusie of splitsing; en
• de ambtshalve doorhaling van ondernemingen die hun verplichtingen in kader van de UBO-registratie niet hebben nageleefd.

We gaan hierna kort verder in op de mogelijkheid tot ambtshalve doorhaling wegens de niet-naleving de verplichtingen in kader van de UBO-registratie. 

Het UBO-register werd in 2018 in het leven geroepen en de initiële overgangsperiode voor informatieplichtigen om de vereiste informatie door te geven, liep in 2020 af. De  FOD Financiën heeft echter vastgesteld dat een aanzienlijk aantal informatieplichtigen hun verplichtingen niet zijn nagekomen. Om die reden wordt de KBO-beheersdienst voortaan gemachtigd om entiteiten ambtshalve door te halen indien de formaliteiten met betrekking tot de inschrijving of actualisering van gegevens in het register van uiteindelijke begunstigden (het UBO-register) niet werden nageleefd. De wetgever hoopt op deze manier meer bekendheid te geven aan de tekortkomingen van ondernemingen inzake hun verplichtingen om informatie aan het UBO-register te verstrekken.

Concreet wordt de ambtshalve doorhaling voorzien voor vennootschappen of verenigingen die voldoen aan één van de volgende situaties:

1. De betrokken onderneming heeft ten gevolge van de niet-naleving van de verplichting tot mededeling van haar uiteindelijke begunstigden aan het UBO-register, een administratieve sanctie opgelegd gekregen en is in gebreke gebleven haar gegevens door te geven of te corrigeren binnen een termijn van zestig kalenderdagen na het opleggen van een administratieve geldboete; of
2. De betrokken onderneming is sinds ten minste één jaar in gebreke gebleven wat betreft de jaarlijkse bevestiging van haar gegevens in het UBO-register; of
3. De betrokken onderneming heeft geen informatie over de uiteindelijke begunstigden doorgegeven en heeft bovendien de afgelopen zeven jaar geen publicatie in (de Bijlagen bij) het Belgisch Staatsblad verricht. Deze laatste situatie zal het volgens de wetgever mogelijk maken het bestaande bestand van slapende rechtspersonen die geen teken van leven meer geven, door te halen. Deze situatie betreft entiteiten waarvoor een verplichting tot bekendmaking in het Belgisch Staatsblad geldt, waardoor maatschappen zijn uitgesloten.

Aangezien het een louter administratieve schrapping betreft, blijft de betrokken entiteit juridisch voortbestaan. De entiteit behoudt aldus haar rechtspersoonlijkheid, inclusief alle rechten en verplichtingen. Desalniettemin brengt de doorhaling enkele belangrijke gevolgen met zich. Zo kunnen bijvoorbeeld de activiteiten, waarmee de onderneming geregistreerd stond, niet meer worden uitgeoefend. Indien de onderneming de activiteiten toch verder zou uitvoeren na de doorhaling, riskeert men bestraft te worden met een geldboete van minimaal 26 EUR tot maximaal 25.000 EUR of, indien dit een hoger bedrag vertegenwoordigt, tot 6 % van de totale jaaromzet in het laatst afgesloten boekjaar voorgaand aan het opleggen van de geldboete waarover gegevens beschikbaar zijn die toelaten om de jaaromzet vast te stellen. Bovendien wordt de doorhaling gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, hetgeen nefast kan zijn voor de activiteiten van de entiteit en haar relaties met derde partijen, waaronder kredietinstellingen. Ook worden rechtsvorderingen ingesteld door de entiteit van ambtswege onontvankelijk verklaard.

Tot slot dient te worden benadrukt dat de ambtshalve doorhaling wegens niet-naleving van de UBO-formaliteiten geen definitieve maatregel betreft. Nadat de nodige formaliteiten vervuld werden in het UBO-register, zal de beheersdienst van de KBO de doorhaling intrekken zodra de FOD Financiën hen op de hoogte heeft gebracht dat de situatie werd geregulariseerd.  De intrekking van de ambtshalve doorhaling wordt, net zoals de ambtshalve doorhaling, in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt en zijn online raadpleegbaar via de Public Search van de KBO.

Wens je hierover meer informatie? Aarzel dan niet om met je vertrouwde BDO adviseur of met Karen Keuleers contact op te nemen.