Synergiën ontwikkelen in Court-Saint-Étienne

De overlappende activiteiten van de gemeente en het OCMW zijn nu gestroomlijnd

Lokale overheden staan tegenwoordig onder toenemende druk om een zo efficiënt mogelijke dienstverlening te bieden, zonder dat de kosten de pan uitrijzen. Overlapping tussen de administratieve diensten van gemeenten en OCMW’s wegwerken, is dan ook dé uitdaging. De medewerkers moeten niet alleen een grondige voorbereiding krijgen om met de nieuwe organisatiestructuur om te gaan. Elke aanpak moet ook uitgaan van de unieke kenmerken van elke instantie en tegelijkertijd meetbare resultaten opleveren.

Het OCMW van Court-Saint-Étienne ging die uitdaging aan en kon daarbij rekenen op de expertise van BDO. De samenwerking op grond van een openbare aanbesteding geeft een goed beeld van de huidige problematiek van institutionele fusies en partnerschappen in Wallonië.

Bekijk de video hieronder en ontdek de inzichten die voortkwamen uit de samenwerking tussen Court-Saint-Étienne & BDO.

Een noodzakelijke doorlichting die dubbele functies blootlegt

Het OCMW van Court-Saint-Étienne biedt met een twintigtal medewerkers essentiële diensten aan burgers, maar stuit daarbij op een veelvoorkomend fenomeen: overlapping met de administratieve functies bij de gemeente. Twee algemeen directeuren, twee hr-afdelingen, twee boekhoudkundige diensten, twee administratieve diensten ... Deze structuur bracht extra kosten met zich mee en omslachtige processen die voor verbetering vatbaar waren.

Steve De Wevere, de burgemeester van Court-Saint-Étienne en voormalige voorzitter van het OCMW, legt uit: “BDO heeft ons met verve ondersteund in een complex project: de synergieën tussen onze gemeente en ons OCMW verbeteren. We hadden overal dubbele functies. Hun aanpak was heel professioneel: eerst hebben ze onze verwachtingen nauwgezet in kaart gebracht, dan de volledige organisatie doorgelicht en tot slot met al onze medewerkers gesproken om praktische oplossingen voor te stellen.”

Het doel was duidelijk: de activiteiten van het OCMW in lijn brengen met zijn maatschappelijke missie en tegelijkertijd duurzame administratieve synergieën met de gemeente op poten zetten.

Een methodische aanpak in vijf fasen

De samenwerking met BDO stoelde op een progressieve en participatieve aanpak met vijf verschillende fasen. In de eerste fase hebben we de verwachtingen en de toe te passen methode nauwkeurig vastgelegd. Dat was een belangrijke stap om op koers te blijven en het plan niet te laten verwateren in een kluwen van goede bedoelingen, een veelvoorkomend probleem bij dit soort projecten.

Vervolgens hebben we in de doorlichtingsfase de sterke en zwakke punten van elke dienst onder de loep genomen, net als de kansen en risico’s. Met deze SWOT-benadering hebben we de hefbomen voor verbetering geïdentificeerd. Daarbij zijn we uitgegaan van de eigenheid van elke instantie.

De volgende belangrijke fase in het proces omvatte het overleg met de medewerkers en leidinggevenden. Die diepgaande gesprekken vormden de basis om de operationele uitdagingen bloot te leggen en op organisatorische hindernissen vooruit te lopen.

Vervolgens ging het team aan de slag met de resultaten van de doorlichting en de feedback van de medewerkers. Zo kwam het tot uitvoerbare oplossingen en gerichte aanbevelingen op maat van de specifieke context van Court-Saint-Étienne.

De kroon op het werk was een uitvoerig stappenplan met tijdschema’s voor elke fase en duidelijke vervolgstappen voor een duurzaam veranderingsmanagement.

Wat ik heel goed vond, was dat BDO het niet alleen bij theoretische audits liet. Het team nam de tijd om naar onze collega’s te luisteren, te anticiperen op hun weerstand tegen verandering en ons uitvoerbare oplossingen voor te leggen.

Steve De WevereBurgemeester van Court-Saint-Étienne

Ondersteuning op maat

Niet alleen de beproefde methode, ook de gedegen ondersteuning van het team van BDO was een pluspunt in deze samenwerking. Het team dat voor het project instond, creëerde met succes samenwerkingsverbanden met de plaatselijke medewerkers.

Wat me echt is bijgebleven, is de aanpak op maat van BDO. In tegenstelling tot andere consultants, die vaak kant-en-klare modellen voorleggen, hebben zij vanaf dag één een vertrouwensband opgebouwd. Hun consultant was uitzonderlijk goed bereikbaar, ook nadat het project officieel was afgerond

Steve De WevereBurgemeester van Court-Saint-Étienne

Concrete resultaten

Het project mondde uit in gestructureerde aanbevelingen met een gefaseerde actieplanning. Het eerste concrete resultaat was de fusie van de technische diensten. Die ging enkele maanden geleden van start met de overplaatsing van de medewerkers van het OCMW naar de gemeente.

De ervaring van Court-Saint-Étienne is heel pertinent, zeker nu in Wallonië stemmen weerklinken om de administratieve structuren van OCMW’s in die van de gemeentes te laten opgaan. Ze toont aan dat het met een gedegen methode en de juiste ondersteuning mogelijk is om de institutionele samenwerking te verbeteren, zonder aan de kernmissie van de betrokken organisatie te raken.

“Of ik BDO zou aanbevelen bij andere gemeenten of OCMW's? Absoluut! Een partner die onze specifieke eigenheid onderkent is cruciaal. We onderhouden nog steeds informele contacten met hen voor onze nieuwe projecten", besluit de burgemeester.

Wil je de synergieën tussen je instanties optimaliseren? 

Vertrouw op onze experts in de openbare sector voor je samenwerkings- en moderniseringsprojecten.
Neem contact met ons op voor meer informatie.