Embassy Freight Services en BDO geven extra digitale dimensie aan transportbeheer

Al bijna 40 jaar lang – sinds 1985 – biedt Embassy Freight Services als expediteur een brede waaier van transportdiensten aan klanten uit diverse sectoren. Vanuit het Antwerpse hoofdkantoor sturen zaakvoerder Stephan De Pauw en zijn team een internationale groep van expeditiekantoren aan, gespecialiseerd in vervoer over weg, zee, lucht en spoor. 

“Dankzij dit uitgebreide netwerk van eigen kantoren en agenten slagen we er in om alle zendingen overal ter wereld goed op te volgen”, zegt Stephan. “We ontzorgen elke klant voor de organisatie en het vervoer van goederen, inclusief de complexe afhandeling van administratieve formaliteiten – met onder meer het aanvragen van douanevergunningen –, het onderhandelen van prijzen en het boeken van ladingen bij rederijen.”

Hybride model van mens en technologie

Het opvolgen van honderden goederenstromen, verspreid over de hele wereld, is uiteraard niet mogelijk zonder de nodige technologische ondersteuning. “Ons netwerk van logistiek in de belangrijkste havensteden en luchthavens vullen we aan met een geavanceerd informaticasysteem”, aldus Stephan. “Die combinatie van mens en technologie biedt ons de kans om zendingen en transporten nog vlotter en correcter te laten verlopen. We streven maximaal naar een hybride aanpak, met een persoonlijk contact tussen onze medewerkers, expediteurs, leveranciers en klanten dat ondersteund en versterkt wordt met innovatieve technologie zoals bijvoorbeeld Robotic Process Automation (RPA).”

Opstart innovatief project

Eén van de ondersteunende diensten die Embassy Freight Services haar klanten aanbiedt, is een Track-and-Trace-module om goederen op weg naar hun eindbestemming accuraat op te volgen. Stephan licht toe: “Met deze webbased module kan elke klant zijn zendingen in real-time en 24/7/365 opvolgen, waarbij ook alle documenten – zoals paklijst, commercial invoice en Bills of Lading – raadpleegbaar zijn. Door de geschatte aankomsttijden helder in beeld te brengen, bieden we hen extra transparantie en gemoedsrust. Laten we ook kostenbesparingen voor beide partijen niet vergeten. Op deze manier kan het vervolgtraject van de goederen beter gepland worden. 
Zo zijn er minder opslagkosten voor de klant en zijn de containers sneller klaar voor hun volgende lading.”

“Deze track-and-trace-module is voor ons team en klanten een onmisbare technologie. Toch willen we als ambitieuze expediteur nog een stap verder gaan. Daarom hebben we in 2021 samen met BDO een begeleidingsproject opgestart met de realisatie van een ‘data management and robotic process automation’-initiatief. Het tweede initiatief had betrekking op de verzendgegevens van terminal- en rederijwebsites. Deze zijn geïntegreerd met ons klantmanagementsysteem. 

Ons doel? Het verzamelen van scheepvaartgegevens automatiseren en versnellen, waardoor onze klanten en wijzelf repetitieve taken uitschakelen en dus kostbare tijd winnen. Maar ook een optimale datakwaliteit is hier essentieel. Door real-time updates en meldingen te bieden, kunnen we immers accuraat en snel reageren op veranderingen in transportroutes, aankomst- en vertrektijden.”

De uitwerking van deze screeningtool kreeg een fikse boost tijdens de coronapandemie. “Vóór de uitbraak van de pandemie kwam zowat 80 procent van de schepen op tijd aan”, blikt Stephan terug. “Tijdens de coronaperiode was dit slechts 25 procent. Samen met de BDO-experten gingen we aan de slag, waarbij ze op basis van onze input een Proof of Concept maakten. Per land waarin we actief zijn, hebben we zo verschillende RPA-bots laten bouwen. Vandaag zitten we in een fase waar we deze tools onderhouden en bijsturen waar nodig. 
We merken dat dit project onze datakwaliteit, interne efficiëntie en klantenservice naar een hoger niveau tilt.”

Inspirerende samenwerking

Stephan en zijn collega’s zijn vol lof over de samenwerking met het team van BDO Belgium. De originele samenwerking startte trouwens al in 2010, met focus op advies in fiscaliteit en accountancy. “We zijn erg tevreden over hoe de specialisten van BDO de zaken aanpakken”, zegt Stephan. “Als je weet dat je meteen met de juiste persoon aan tafel zit die met kennis van zaken oplossingen aanreikt voor concrete vragen, dan biedt dit jou als ondernemer de nodige comfort en gemoedsrust. Zo kunnen we focussen op onze kerntaken. Andere troeven zijn dat BDO altijd actief met ons meedenkt – onder andere bij het indienen van een subsidiedossier – en bereid is om interne kennis te delen. Ook hun netwerkactiviteiten zijn trouwens erg nuttig om onze eigen kennis over de business op peil te houden.”

Foto Stephan

Benieuwd hoe een Robotic Process Automation jouw organisatie efficiënter en productiever kan maken?

Neem dan zeker een kijkje of neem contact op met een van onze BDO-experten.