Opstart innovatief project
Eén van de ondersteunende diensten die Embassy Freight Services haar klanten aanbiedt, is een Track-and-Trace-module om goederen op weg naar hun eindbestemming accuraat op te volgen. Stephan licht toe: “Met deze webbased module kan elke klant zijn zendingen in real-time en 24/7/365 opvolgen, waarbij ook alle documenten – zoals paklijst, commercial invoice en Bills of Lading – raadpleegbaar zijn. Door de geschatte aankomsttijden helder in beeld te brengen, bieden we hen extra transparantie en gemoedsrust. Laten we ook kostenbesparingen voor beide partijen niet vergeten. Op deze manier kan het vervolgtraject van de goederen beter gepland worden.
Zo zijn er minder opslagkosten voor de klant en zijn de containers sneller klaar voor hun volgende lading.”
“Deze track-and-trace-module is voor ons team en klanten een onmisbare technologie. Toch willen we als ambitieuze expediteur nog een stap verder gaan. Daarom hebben we in 2021 samen met BDO een begeleidingsproject opgestart met de realisatie van een ‘data management and robotic process automation’-initiatief. Het tweede initiatief had betrekking op de verzendgegevens van terminal- en rederijwebsites. Deze zijn geïntegreerd met ons klantmanagementsysteem.
Ons doel? Het verzamelen van scheepvaartgegevens automatiseren en versnellen, waardoor onze klanten en wijzelf repetitieve taken uitschakelen en dus kostbare tijd winnen. Maar ook een optimale datakwaliteit is hier essentieel. Door real-time updates en meldingen te bieden, kunnen we immers accuraat en snel reageren op veranderingen in transportroutes, aankomst- en vertrektijden.”
De uitwerking van deze screeningtool kreeg een fikse boost tijdens de coronapandemie. “Vóór de uitbraak van de pandemie kwam zowat 80 procent van de schepen op tijd aan”, blikt Stephan terug. “Tijdens de coronaperiode was dit slechts 25 procent. Samen met de BDO-experten gingen we aan de slag, waarbij ze op basis van onze input een Proof of Concept maakten. Per land waarin we actief zijn, hebben we zo verschillende RPA-bots laten bouwen. Vandaag zitten we in een fase waar we deze tools onderhouden en bijsturen waar nodig.
We merken dat dit project onze datakwaliteit, interne efficiëntie en klantenservice naar een hoger niveau tilt.”