Le lancement d’un projet innovant
Parmi les services auxiliaires qu’Embassy Freight Services propose à ses clients figure un module Track & Trace qui permet de suivre avec précision les marchandises jusqu’à leur destination finale. Stephan De Pauw explique : « Grâce à ce module webbased, chaque client peut suivre ses expéditions en temps réel, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Tous les documents, tels que la liste de colisage, la facture commerciale et les connaissements, peuvent également y être consultés. En affichant clairement les heures d’arrivée prévues, nous leur offrons davantage de transparence et de tranquillité d’esprit. Sans oublier les économies réalisées par les deux parties. L’itinéraire de suivi des marchandises peut ainsi être mieux planifié. Les coûts de stockage sont donc moins élevés pour le client et les conteneurs sont prêts plus tôt pour la prochaine cargaison. »
« Ce module Track & Trace est une technologie indispensable pour notre équipe et nos clients. Cependant, en tant que transitaire ambitieux, nous voulons aller encore plus loin. C’est pourquoi nous avons lancé un projet d’accompagnement avec BDO en 2021, en mettant en œuvre une première initiative de “gestion des données et d’automatisation des processus robotiques”. La deuxième initiative concernait les données d’expédition provenant des sites web des terminaux et des compagnies maritimes. Celles-ci ont été intégrées à notre système de gestion des clients.
Notre objectif ? Automatiser et accélérer la collecte des données d’expédition, en éliminant les tâches répétitives pour nos clients et pour nous-mêmes, afin de gagner un temps précieux. Mais il est également essentiel d’assurer la qualité optimale des données. En effet, en fournissant des mises à jour et des notifications en temps réel, nous pouvons réagir avec précision et rapidité aux changements d’itinéraires, mais aussi aux modifications des heures d’arrivée et de départ. »
L’élaboration de cet outil de screening a connu un essor important lors de la pandémie de coronavirus. « Avant l’apparition de la pandémie, environ 80 % des navires arrivaient à temps », se souvient Stephan De Pauw. « Pendant la pandémie, ce taux a chuté à 25 %. Nous avons donc collaboré avec les experts de BDO pour réaliser une preuve de concept sur la base de nos données. Pour chaque pays dans lequel nous exerçons nos activités, nous avons donc fait développer différents robots RPA. Aujourd’hui, nous sommes dans une phase où nous maintenons ces outils et les ajustons si nécessaire. Nous constatons que ce projet nous permet d’améliorer la qualité de nos données, notre efficacité interne et notre service client. »
