Proximus vernieuwt zijn werkomgeving als deel van Campus-programma

In 2022 lanceerde Proximus in het kader van zijn Campus-programma een ambitieus project om zijn hoofdzetel in de buurt van het treinstation Brussel-Noord in een nieuw jasje te steken.

Toen de medewerkers tijdelijk naar een andere locatie verhuisden, voerde het bedrijf meteen ook een nieuwe manier van werken in. Die aanpak bestaat onder meer uit gedeelde verdiepingen, minder opslagruimte zoals kasten en persoonlijke lockers, en activiteitsgericht werken. Samen met de gebruiksvriendelijke app “Connect” voor het boeken van werkplekken helpen die oplossingen de werkomgeving aanzienlijk duurzamer te maken.

Hoe is het plan achter de verandering tot stand gekomen en uitgevoerd? Hoe hebben de experts van BDO Proximus geholpen tijdens dit traject? En wat vindt Proximus van de samenwerking met BDO?

Een nieuw begin voor het hoofdkantoor van Proximus

Mede naar aanleiding van de coronacrisis besloot Proximus een paar jaar geleden om de kantoorruimte in zijn Brusselse hoofdkantoor in te krimpen en tegelijk ruimtes in te richten die de (creatieve) samenwerking en samenhorigheid onder de medewerkers bevorderen. Het doel: het nieuwe hoofdkantoor een campusgevoel geven, met de nadruk op inspirerende werkplekken voor samenwerking en een sterkere band tussen de medewerkers.

David Lytton, Domain and Change Manager in Workspace Transformation bij Proximus, leidde het ambitieuze project in goede banen. “Onze nieuwe site, Campus Brussel, zal onze nieuwe en slimmere manier van werken weerspiegelen. Voor de renovatie hebben we de Proximus Towers volledig ontruimd eind 2023. Eerder dat jaar hadden we het aantal open verdiepingen in de kantoortorens al geleidelijk verminderd. Door meer activiteitsgerichte manieren van werken aan te bieden, maar ook met de hulp van de Connect-app voor het boeken van een werkplek. In de tweede helft van 2023 verhuisden alle medewerkers van de Proximus Towers naar een gehuurd pand in de buurt: het Borealgebouw. Er werd ook meer gewerkt in andere Proximus-gebouwen in Brussel of in de plaatselijke kantoren.”

Belangrijkste doelstellingen

“We waren op zoek naar een externe partner voor de lange termijn. Door de verhuizing naar ons nieuwe tijdelijke hoofdkantoor kreeg ons Campus-programma namelijk concreet vorm. Om die ingrijpende verandering tot een goed einde te brengen, konden we bovendien best wat hulp gebruiken. In het kader van het project moesten de medewerkers namelijk ook mee evolueren, en dat verliep op drie manieren. Ten eerste nam iedereen bij Proximus de Connect-app in gebruik. Een innovatie die perfect paste bij de mentaliteitsverandering die we van onze medewerkers vroegen. Ten tweede kregen al onze collega’s een andere plek in de Proximus Towers vóór ze naar het Borealgebouw verhuisden. En ten derde nam iedereen zijn intrek in het Borealgebouw en gingen alle medewerkers meer activiteitsgericht werken.”


Moeilijke uitdagingen aangaan

“Een van de grootste uitdagingen was iedereen mee krijgen met onze nieuwe manieren van werken, zoals een werkplek reserveren, vaker op vrijdag naar kantoor komen en in twee gebouwen werken voor verschillende soorten taken (wat niet vanzelfsprekend is). De fysieke verhuizing naar ons nieuwe gebouw viel goed mee. Een andere grote uitdaging bestond erin een nieuwe mentaliteit ingang te laten vinden: ‘sharing is caring’. Niet alleen verdiepingen delen, maar ook lockers en vergaderzalen.”

Intensieve samenwerking met BDO

Dankzij een intensieve samenwerking met de experts op het gebied van veranderingsmanagement bij BDO werden alle uitdagingen met succes aangepakt. David verklaart: “We hadden extra mankracht nodig om de veranderingsacties vanuit het bedrijf mee op poten te zetten. Ook de veranderingsteams in ons bedrijf konden zeker ondersteuning gebruiken. Nadat we een formele offerteaanvraag hadden uitgeschreven, bleek het voorstel van BDO het best aan te sluiten bij onze behoeften. Bovendien paste het binnen het budget.”

“BDO bood op heel wat manieren ondersteuning”, vervolgt David. “Ze ondersteunden het proefproject en hielpen ons om onze Connect-app voor alle medewerkers beschikbaar te stellen. Bovendien staken ze een handje toe tijdens de voorbereidingen op de verhuizing naar het Borealgebouw. De BDO-experts hielpen ons ook om met onze medewerkers duidelijk over de verhuizing te communiceren. Daarnaast lieten ze zien hoe we nieuwe werkplekken konden testen voordat we ze in gebruik namen in ons tijdelijke gebouw. Tot slot heeft BDO ons geadviseerd over hoe we de verschillende werkplekken in het Borealgebouw en in Evere moesten beschrijven en voor welke activiteiten ze geschikt zijn.”

Flexibele samenwerking

“Samenwerken met een ervaren team in veranderingsmanagement was een echte troef. Elke week vergaderden we met het BDO-team en de projectmanager over de vorderingen. Maandelijks overlegden we met het hogere management”, legt David uit. “Door die aanpak konden we bijsturen waar nodig, de risico’s in kaart brengen en beheren en binnen het totale budget blijven.”

“Onze samenwerking in drie woorden? Flexibel, geïntegreerd en gemoedelijk. We konden flexibel op verschillende middelen rekenen, naargelang van de hoeveelheid werk die op de plank lag. Daarnaast maakten de BDO-experts echt deel uit van ons algemene veranderingsteam bij Proximus. De samenwerking met de projectcoördinator van BDO, die zich volledig integreerde in de Proximus-organisatie, verliep fantastisch. Wat de algemene manier van werken, de structuur die we op poten zetten om het werk gedaan te krijgen en het teamgevoel bij alle betrokkenen alleen maar ten goede kwam. En tot slot was het fijn om op een gemoedelijke en informele manier te communiceren en samen te werken.”

“De verhuizing naar ons nieuwe hoofdkantoor verliep dan ook zeer vlot. Toen we om feedback vroegen, beoordeelden de meeste medewerkers de ervaring als zeer positief. Dit succes werd mede mogelijk gemaakt door de inbreng van de BDO-experts, die ons door dit deel van het veranderingstraject van de Campus hebben geloodst.”


Benieuwd hoe succesvol veranderingsmanagement ook uw organisatie efficiënter én productiever helpt te maken? 

Neem hier een kijkje of neem contact op met een van onze BDO-experts.