Proximus réinvente son espace de travail avec son programme Campus

En 2022, Proximus a lancé un ambitieux projet de changement dans le cadre de son
programme Campus, dont le but est de réinventer le siège actuel situé près de la gare de
Bruxelles-Nord.

Tout en accompagnant ses collaborateurs de l’ancien immeuble de bureaux vers un
nouveau site, Proximus a mis en place une nouvelle stratégie de travail au sein de l’entreprise.
Cette stratégie comprend des aspects tels que le partage des espaces de travail,
la réduction de la quantité de rangements tels que les armoires et les casiers personnels, et un environnement de travail plus varié permettant aux collaborateurs de choisir l’espace de travail convenant le mieux aux activités qu’ils effectuent. Ces solutions, complétées par une application facile d’utilisation nommée « Connect » pour la réservation d’espaces de travail, apportent une contribution importante à un environnement de travail plus durable.

Comment ce plan de changement a-t-il été préparé et mis en œuvre ? Comment les experts de BDO ont-ils aidé Proximus au cours de ce processus ? Comment Proximus a-t-il vécu sa collaboration avec BDO ?

Réinventer le siège de Proximus

Il y a quelques années, Proximus a décidé de réduire la taille de son siège bruxellois, en partie à cause de la crise du coronavirus, tout en aménageant des espaces pour favoriser d’avantage de collaboration (créative) et les liens entre collègues. L’objectif était de donner au nouveau siège bruxellois une atmosphère de campus, en mettant l’accent sur des espaces de travail collaboratifs inspirants et facilitant une forte cohésion interne entre les collaborateurs.

Cet ambitieux projet de changement a été coordonné chez Proximus par David Lytton, Domain and Change Manager in Workspace Transformation.« Notre nouveau site, Campus Bruxelles, reflétera nos nouvelles méthodes de travail plus intelligentes. Pour permettre cette rénovation, les Tours Proximus ont été complètement libérées à la fin de  l’année 2023. En début d’année, le nombre d’étages ouverts dans les Tours Proximus a été progressivement réduit, en étendant son offre d’espaces de travail basés sur les activités à mener , et soutenu par une application numérique "Connect" pour la réservation d’espace de travail. Au cours du second semestre 2023, tous les employés ont déménagé des Tours Proximus vers un bâtiment loué à proximité (Boréal), tout en travaillant davantage dans d’autres bâtiments de Proximus à Bruxelles ou dans les régions. » 

Principaux objectifs

« Nous étions à la recherche d’un partenariat à long terme avec une organisation extérieure, notre programme Campus devant porter ses fruits tout en incluant le déménagement dans le nouveau siège temporaire. Pour concrétiser ce partenariat, nous avons demandé un soutien à la gestion du changement. Ce changement s’est accompagné de l’adoption de nouveaux comportements par les employés sur trois axes. Tout d’abord, le lancement complet de l’outil Connect dans l’ensemble de l’organisation, qui met l’accent sur l’innovation et le changement d’état d’esprit nécessaires chez nos employés. Deuxièmement : le déplacement de nos collègues au sein des Tours Proximus avant le déménagement vers Boréal. Et troisièmement : transférer tout le monde à Boréal et travailler davantage en fonction des activités. »


Relever des défis difficiles

« L’un des plus grands défis a été l’adoption de comportements liés à nos nouvelles méthodes de travail, comme la réservation d’un lieu de travail, la présence plus fréquente au bureau le vendredi et l’utilisation de deux bâtiments différents pour divers types d’activités (ce qui n’est pas évident !). Le déménagement physique dans notre nouveau bâtiment a été la partie la plus facile. 

Un autre défi difficile à relever a été de mettre en place un nouvel état d’esprit basé sur le "sharing is caring » -partage des étages, des casiers et des salles de réunion -  comme fil conducteur. »

Collaboration intensive avec BDO

Grâce à une collaboration intensive avec les experts en gestion du changement de BDO, ces défis ont été relevés avec succès. David : « Nous avions besoin de main-d’œuvre supplémentaire pour nous aider à développer des actions de changement menées par l’entreprise et pour soutenir nos équipes de changement au sein de l’entreprise. Dans le cadre d’une procédure formelle d’appel d’offres, c’est la proposition de BDO qui s’est avérée la plus proche de nos besoins. Elle s’inscrivait également dans l’enveloppe budgétaire qui lui avait été allouée. » 

« Le soutien de BDO s’est manifesté à plusieurs niveaux », poursuit David. « Ils ont soutenu le projet pilote et le déploiement de notre outil Connect à tous les employés. De plus, ils nous ont aidés à préparer le déménagement à Boréal. En outre, les experts de BDO nous ont aidés à communiquer clairement avec nos collègues pour le déménagement, notamment dans les orientations relatives au pilotage des nouveaux espaces de travail avant leur mise en œuvre dans notre bâtiment temporaire. Enfin, BDO nous a conseillé sur la manière de décrire les différents espaces de travail disponibles à Boréal et Evere, et pour quelles activités ils pouvaient être utilisés. »

Collaboration flexible

« La collaboration avec une équipe expérimentée dans la gestion du changement a été excellente, marquée par des réunions hebdomadaires sur l’état d’avancement avec l’équipe BDO et le responsable du projet, ainsi qu’avec le senior management lors des comités de pilotage mensuels », se souvient David. « Cette méthode de travail nous a permis de nous recentrer lorsque cela était nécessaire, d’identifier et de gérer les risques et de respecter le budget global. »

« Si je devais décrire notre coopération en trois mots, je dirais "flexible", "intégrée" et "détendue". En ce qui concerne la flexibilité, nous pouvons utiliser différentes capacités en fonction de la charge de travail à effectuer. En termes d’intégration, les experts de BDO ont fait partie de notre équipe de changement au sein de Proximus. Nous avons eu une excellente relation de travail avec le chef de projet de BDO qui s’est pleinement intégré dans l’organisation de Proximus. Cela a facilité la manière générale de travailler, la structure mise en place pour accomplir le travail et l’esprit d’équipe de toutes les personnes impliquées. Enfin, j’ai apprécié la façon détendue et informelle de communiquer et de collaborer. »

« En conséquence, le déménagement vers notre nouveau siège s’est déroulé sans heurts et, lorsqu’on leur a demandé leur avis, la plupart des employés ont jugé l’expérience très positive. Ce succès a été favorisé par l’apport des experts de BDO, qui nous ont soutenus dans cette partie du parcours de changement de Campus. »


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