Uitdagingen voor SPI
SPI is het agentschap voor territoriale ontwikkeling waarbij de 84 gemeenten van de provincie Luik en de provinciale instelling zelf zijn aangesloten. De voornaamste missie van SPI is duurzame waarde toevoegen en jobs creëren in de provincie. De activiteiten van het agentschap bestaan voornamelijk uit het ontwikkelen van bedrijventerreinen en de begeleiding van gemeenten. Daarnaast richt het zich ook op taken die mee-evolueren met de tijd, zoals de herontwikkeling van braakliggende terreinen en territoriale intelligentie.
Naast deze activiteiten wilde SPI zijn IT-tools moderniseren en integreren. Eerdere pogingen tot digitalisering liepen tot dusver spaak. Deze opeenvolgende tegenslagen onderstreepten de noodzaak van een neutrale, gestructureerde aanpak en de ruime inzet van middelen, waar het hele bedrijf bij betrokken is. SPI moest eerst zijn bedrijfsprocessen herzien voordat de digitalisering kon worden aangevat. Binnen deze context werd BDO Digital in juli 2020 na een openbare aanbesteding geselecteerd om de nodige expertise te leveren voor deze ingrijpende digitale transformatie.
De rol van BDO
Het project kreeg de naam “SPInnove 2.0” en werd in iets meer dan vier jaar tijd samen met BDO gerealiseerd. Tijdens de eerste fase, die ongeveer een jaar heeft geduurd, werd de expertise van BDO ingezet om het hele project te structureren, een effectieve methodologie voor projectmanagement te implementeren en een lastenboek op te stellen. Al snel viel de keuze van SPI op de implementatie van een ERP-systeem. BDO bleef vervolgens een belangrijke rol spelen in de volgende projectfasen, zoals bij de onderhandelingen met de geselecteerde onderaannemer, bij de vragen die intern naar boven kwamen tijdens de integratiekeuzes van de oplossing en bij de uitvoering en de implementatie ervan.
BDO, centrale partner
Naast hun waardevolle expertise apprecieert Katia Visse, Process en Continuous Improvement Coordinator en projectmanager voor SPInnove 2.0 bij SPI, ook de neutraliteit van het BDO-team. De experten promootten nooit een bepaalde commerciële oplossing, maar adviseerden de intercommunale altijd correct zodat die weloverwogen beslissingen kon nemen. Een voorbeeld van die neutraliteit was toen SPI hun boekhoudprogramma liever niet in het ERP-systeem wou integreren. BDO heeft de organisatie vervolgens bij een aantal complexe maar noodzakelijke beslissingen begeleid om ervoor te zorgen dat informatie tussen de verschillende afdelingen werd gedeeld.
Katia benadrukt ook de essentiële en inspirerende steun die ze van BDO persoonlijk heeft gekregen op het vlak van changemanagement. Dit advies heeft haar geholpen het hoofd te bieden aan de terughoudendheid en interne weerstand die dit soort projecten onvermijdelijk kenmerken.
Tot slot zet de verantwoordelijke van het SPInnove 2.0-project ook het professionalisme en de klantgerichtheid van BDO in de verf, en het gemak waarmee het BDO-team aanpaste en integreerde in de werking van de intercommunale. Volgens haar hebben al deze essentiële aspecten van de digitale transformatie van SPI een succes gemaakt.
Zichtbare resultaten
Sinds de implementatie van de digitale transformatie stelde SPI aanzienlijke verbeteringen vast: betere structuur en toepassing van gegevens, vlottere communicatie tussen verschillende systemen en afdelingen, en grotere informatiebeschikbaarheid.
Weet je niet hoe te beginnen met jouw digitale transformatie? Kan je moeilijk kiezen tussen alle aangeboden softwareoplossingen? Neem contact op met een BDO-expert voor advies op maat van je organisatie.
Mariette Locus