Le défi
Le siège du groupe exigeait une meilleure visibilité sur ce qui se passait dans sa filiale, d’autant plus que la pression du régulateur augmentait.
Le client a requis notre aide pour mettre en place une solution simple mais efficace pour signaler et analyser les incidents opérationnels. Il avait besoin d'un système qui permette à la fonction de gestion des risques d'analyser rapidement les incidents, et d'un processus efficace et suffisamment clair pour que les métiers puissent s'y conformer.
Nous avons commencé par revoir la méthodologie de collecte des incidents, en la rendant plus simple et plus claire pour les métiers, avec des seuils de collecte plus élevés. Nous avons formatté les champs de collectes en les alignant sur la taxonomie des risques. Les formulaires de collecte, simplifiés à l’aide de menus déroulants, sont devenus plus rapide à remplir.
Paradoxalement, l’adoption des seuils de collecte plus élevés a conduit à des déclarations d’incidents plus nombreuses. Les métiers, qui ont été incités à signaler uniquement les incidents significatifs, ont été encouragés à se conformer davantage au processus, devenu plus crédible et moins fastidieux. L’utilisation de menus déroulants utilisant des catégories standards de risques, causes, contrôles et impacts, a diminué le temps de déclaration, ce qui a facilité la tâche des métiers, améliorant ainsi l'exhaustivité de la collecte des données sur les incidents.
La nouvelle méthodologie a été documentée dans une politique actualisée consacrée à la collecte de données sur les incidents. Cette politique a clarifié la procédure de rapportage des incidents opérationnels, ainsi que les raisons et les bénefices de l’exercice.
Les avantages pour chaque département ont été mis en évidence dans la politique : une meilleure connaissance des risques potentiels et, en retour, ils recevaient, de la part de la fonction de risque, des rapports de syntèese qui comparaient leur position de risque avec celle de l’ensemble de la banque, et de leurs pairs.
La troisième étape, très importante, était la communication sur les changements apportés. Nous avons donc créé une série de courtes vidéos de formation destinées aux différentes entités pour les familiariser avec le nouveau processus et encourager son adoption le plus rapidement possible.
A l’issue du projet, le client était satisfait de la simplification du processus de collecte de données sur les incidents et la collecte d'informations grâce à des catégories standardisées, une communication améliorée et de meilleurs seuils.
