Veelgestelde vragen over e-facturatie
In deze FAQ-gids behandelen we de meest voorkomende vragen over e-facturatie in België: van de basisdefinities en de tijdlijn voor naleving tot de technische specificaties en de financiële voordelen. Zet je je eerste verkennende stappen op het vlak van e-facturatie of wil je je huidige systeem optimaliseren? Deze veelgestelde vragen helpen je in beide gevallen om probleemloos je weg te vinden in het Belgische landschap van e-facturatie.
E-facturatie of e-invoicing is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kans om je financiële processen te stroomlijnen, het risico op fouten te verlagen en misschien ook te profiteren van een belastingaftrek. Onze experts bij BDO Belgium begeleiden je graag bij elke stap van je e-facturatieproces.
E-facturatie vereist dat bedrijven facturen aanmaken en uitwisselen in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking door boekhoudsoftware mogelijk maakt. In tegenstelling tot pdf’s of gescande documenten bevatten echte e-facturen gestructureerde gegevens die je systeem automatisch kan verwerken. Gegevens handmatig invoeren wordt dan overbodig.
De Belgische overheid voert de verplichte e-facturatie gefaseerd in:
Na die datum zullen pdf-facturen niet langer voldoen aan de factuurvoorwaarden voor b2b-transacties in België. Bedrijven zullen een oplossing moeten kiezen die gestructureerde e-factuurformaten ondersteunt.
België heeft gekozen voor het Europese Peppol-netwerk voor e-facturatie, zodat facturen naadloos over grenzen heen kunnen worden uitgewisseld en tegelijk voldoen aan de lokale eisen.
Ons multidisciplinaire team met digitale, fiscale en juridische experts helpt je met plezier een gepersonaliseerd overgangsplan voor e-facturatie op te stellen.
De nieuwe vereisten voor e-facturatie hebben gevolgen voor de meeste bedrijven die actief zijn in België, maar treffen verschillende soorten bedrijven volgens andere tijdslijnen.
Als je met overheidsinstanties werkt (b2g):
Als je actief bent als Belgisch btw-plichtig bedrijf:
Als je een buitenlands bedrijf bent met een vestiging in België en een Belgische btw-registratie:
Momenteel zijn sommige transacties nog vrijgesteld:
De EU is van plan om de eisen voor e-facturatie tegen 2030 uit te breiden naar grensoverschrijdende transacties. Bedrijven doen er daarom goed aan zich voor te bereiden door conforme e-facturatiesystemen in gebruik te nemen waarmee ze gestructureerde elektronische facturen kunnen aanmaken, verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk vóór de deadline die van toepassing is.
De e-facturatiespecialisten van BDO helpen je graag een implementatietijdlijn op maat uit te stippelen.
Contacteer ons voor persoonlijke begeleiding op maat
Momenteel zijn internationale transacties vrijgesteld van de onmiddellijke e-facturatieverplichting in België, wat de internationale handel meer flexibiliteit biedt:
Hoewel internationale transacties nog over iets meer tijd beschikken, levert de invoering van een complete e-facturatie-oplossing nu al tastbare voordelen op voor alle activiteiten. Bedrijven die proactief te werk gaan, ervaren doorgaans lagere verwerkingskosten, minder fouten, snellere betalingscycli en een beter cashflowbeheer.
Onze experts kennen zowel de Belgische als de internationale e-facturatievereisten door en door.
De implementatietijdlijn voor e-facturatie varieert sterk naargelang de grootte van het bedrijf, de complexiteit en de huidige systemen. Een pasklare aanpak bestaat dus niet.
Voor kleine en middelgrote ondernemingen die moderne Belgische boekhoudsoftware gebruiken:
Voor bedrijven die oudere, niet-cloudgebaseerde Belgische boekhoudsoftware gebruiken:
Voor grote bedrijven met complexe ERP-systemen:
E-facturatie is niet alleen een technologieproject, maar ook een complete omwenteling voor het bedrijf die meerdere afdelingen raakt en schone, gestandaardiseerde gegevens vereist. Een vroege opstart geeft bedrijven de tijd om een oplossing in te voeren die past bij hun specifieke behoeften. Zo hoeven ze zich niet te haasten om de deadlines voor naleving te halen.
De experts van BDO kunnen je systeem beoordelen en een gestroomlijnd implementatieplan opstellen dat voldoet aan de deadlines voor naleving.
Hoeveel geld e-facturatie kost, varieert sterk volgens de grootte van het bedrijf en de complexiteit van de systemen. Hoe dan ook moeten bedrijven zowel eenmalige implementatiekosten als doorlopende operationele kosten in verschillende belangrijke categorieën incalculeren.
Voor kmo’s die moderne Belgische cloudgebaseerde boekhoudsoftware gebruiken:
Voor bedrijven die oudere boekhoudsystemen gebruiken:
Voor grote bedrijven:
De initiële investering kan dan wel aanzienlijk lijken, maar veel bedrijven stellen vast dat e-facturatie een positief rendement oplevert. Hoe? Door de administratieve kosten te verlagen, papier- en portokosten te schrappen, fouten te minimaliseren en de cashflow te verbeteren dankzij snellere betalingscycli.
Onze experts kunnen een gedetailleerde kostenanalyse maken en je helpen om optimaal te profiteren van de fiscale stimuli.
België biedt twee waardevolle belastingvoordelen om de implementatiekosten van e-facturatie te verzachten:
Verhoogde investeringsaftrek van 20%:
Verhoogde kostenaftrek van 120%:
Deze belastingvoordelen betekenen een beduidende verlaging van de daadwerkelijke kostprijs van je e-facturatie. Je fiscaal adviseur bij BDO helpt je graag je investering zo te structureren dat je optimaal profiteert van deze voordelen en tegelijkertijd volledig voldoet aan de Belgische fiscale vereisten.
Onze fiscale en digitale experts helpen je met plezier om je investering strategisch te structureren voor maximale besparingen.
De Belgische vereisten voor e-facturatie volgen de Europese normen, met gerichte specificaties qua formaat en beveiliging:
Formaatvereisten:
Netwerkvereisten:
Beveiligings- en integriteitselementen:
Onze digitale experts beoordelen je huidige structuur en begeleiden je graag bij het nalevingsproces.
De vereisten voor toestemming van de ontvanger voor elektronische facturatie in België variëren volgens het type transactie en de timing. Vanaf januari 2026 worden belangrijke wijzigingen van kracht.
Huidige vereisten (tot 31 december 2025):
Vereisten na de verplichte invoering (vanaf 1 januari 2026):
De afschaffing van de toestemmingsvereiste voor binnenlandse b2b-transacties vereenvoudigt de overgang naar e-facturatie. Na 1 januari 2026 mogen Belgische bedrijven conforme gestructureerde elektronische facturen van andere Belgische bedrijven niet meer weigeren.
Voor transactietypes waarvoor toestemming vereist blijft, moeten bedrijven duidelijke documentatie bijhouden over de voorkeuren van de ontvangers.
Ons team staat klaar om je door de veranderingen te loodsen en te zorgen voor volledige naleving voor en na 2026.
Hoewel de specifieke Belgische regelgeving geen uitgebreide procedures bevat voor de behandeling van fouten in e-facturen, volgens de standaardprocessen voor elektronische facturatie vaste correctieprotocollen op basis van het fouttype en de detectiefase.
Gebruikelijke manieren om fouten bij e-facturen aan te pakken:
Foutpreventiemechanismen:
Fouten kunnen worden gemeld op e-invoicing@minfin.fed.be, een officiële informatiebron over e-facturatie in België. Bedrijven die op e-facturatie overstappen, moeten interne verificatieprocedures en workflows voor foutcorrectie instellen vóór het verplichte gebruik van e-facturatie in 2026. Dit om de nalevingsrisico’s en mogelijke boetes in verband met onjuiste facturatie tot een minimum te beperken.
Onze specialisten in procesoptimalisatie helpen je graag doeltreffende verificatieprocedures in te voeren.
De invoering van e-facturatie in België verloopt gefaseerd, met verplichte deadlines verspreid over de periode 2024-2030. Daarbij horen belangrijke mijlpalen voor verschillende transactietypes en rapporteringsvereisten.
Huidige en komende deadlines:
Verwante tijdlijn ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA) van de EU:
Bedrijven moeten prioriteit geven aan de naleving van de b2b-verplichting van januari 2026 en tegelijkertijd de ontwikkelingen in de vereisten voor het e-rapportagesysteem voor 2028 in de gaten houden.
Ons team helpt je graag bij het plannen en uitvoeren van een soepele overgang voor elke fase van de invoering van e-facturatie.
De Belgische overheid heeft twee belangrijke financiële maatregelen ingevoerd om bedrijven te helpen bij de verplichte overgang naar e-facturatie tegen januari 2026:
Verhoogde investeringsaftrek
Speciale kostenaftrek van 120%
Deze steunmaatregelen zijn bedoeld om de kosten van technische aanpassingen te compenseren, met name voor kleinere bedrijven en zelfstandigen die e-facturatiesystemen in gebruik nemen.
Onze experts helpen je met plezier deze belastingvoordelen te verkrijgen en je investeringen te structureren.
België heeft ervoor gekozen om e-facturatie gefaseerd in te voeren, maar elke deadline houdt wel een strikte nalevingsverplichting in.
Tijdschema voor de gefaseerde invoering:
Hoewel de volledige invoering meerdere jaren bestrijkt (2024-2028), is elke deadline strikt, zonder uitstel of extra respijt. Na 1 januari 2026 worden papieren en pdf-facturen niet langer aanvaard voor binnenlandse b2b-transacties tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.
De gefaseerde aanpak van BDO zorgt ervoor dat je de deadlines probleemloos haalt.
Ja, bedrijven kunnen hun bestaande EDI-systemen (Electronic Data Interchange) blijven gebruiken voor de verplichte Belgische e-facturatie, op voorwaarde dat ze voldoen aan specifieke nalevingsnormen en formaatvereisten.
Nalevingsvereisten voor EDI-systemen:
Stappen om EDI-conformiteit te controleren:
Veel bedrijven vertrouwen al op geautomatiseerde berichtenuitwisseling via EDI. Ze kunnen hun bestaande infrastructuur behouden met passende verificaties en updates, wat mogelijk efficiënter is dan een volledig nieuw systeem in gebruik nemen.
Onze technische specialisten zijn perfect in staat om je bestaande infrastructuur te beoordelen en de nodige upgrades vast te stellen.
Het Peppol-netwerk vormt de backbone van het Belgische e-facturatiesysteem en biedt een robuuste bescherming dankzij geauthenticeerde toegang, versleutelde transmissie en gecertificeerde serviceproviders.
Belangrijkste beveiligingsfuncties:
Voordelen inzake fraudepreventie:
Aanvullende beveiligingsmaatregelen:
Deze gestructureerde beveiligingsaanpak maakt e-facturatie veel veiliger dan traditionele facturatiemethoden: bedrijven worden beschermd tegen veelvoorkomende fraudescenario’s en tegelijk blijven de gegevens gegarandeerd vertrouwelijk.
De experts in digitale beveiliging van BDO helpen je ervoor te zorgen dat gegevensbescherming een prioriteit is bij je overstap naar e-facturatie.
Ontwikkel uw beveiligingsbeoordeling en implementatiestrategie
Controleren of je e-facturatiesysteem aan alle richtlijnen voldoet, omvat verschillende belangrijke elementen die variëren naargelang de grootte van je bedrijf en je huidige systemen. De meeste bedrijven kunnen zo’n controle niet op hun eentje tot een goed einde brengen.
Basisonderdelen voor verificatie:
Voor bedrijven die moderne boekhoudsoftware gebruiken:
Voor bedrijven met complexere behoeften:
Vanaf 1 januari 2026 is enkel voor correct gestructureerde e-facturen een btw-aftrek mogelijk voor b2b-transacties in België. Dit maakt nagaan of je bedrijf alle richtlijnen naleeft absoluut een prioriteit.
De e-facturatiespecialisten van BDO kunnen je systeem beoordelen, hiaten in de naleving opsporen en een stappenplan opstellen om de deadline van 2026 te halen.
De juiste aanpak voor e-facturatie kiezen hangt af van de grootte van het bedrijf en de huidige systemen. Veel bedrijven hoeven geen aparte Peppol-serviceprovider te selecteren, omdat hun facturatie- en boekhoudsoftware vaak al een directe link met een voorkeurstoegangspunt bevat, die vrij snel kan worden geactiveerd.
Inzicht in het Peppol-netwerk:
Belangrijkste selectiecriteria:
Onze experts helpen je graag de beste oplossing voor jouw bedrijfsbehoeften te kiezen.
De Belgische e-facturatieverplichting niet naleven heeft na januari 2026 mogelijk aanzienlijke financiële en operationele gevolgen voor je bedrijf.
Financiële boetes:
Zakelijke gevolgen:
Deze boetes zijn van toepassing wanneer leveranciers in België gevestigde btw-plichtige personen zijn, klanten een Belgisch btw-nummer hebben en de transactie goederen of diensten betreft die zich in België bevinden voor btw-doeleinden.
De compliance-experts van BDO helpen je graag bij het implementatieproces. Ze zorgen ervoor dat je vóór de deadline van 2026 aan alle vereisten voldoet.
Vanaf 1 januari 2028 zal België een zo goed als realtime e-rapportagesysteem invoeren voor binnenlandse b2b-transacties. Dat systeem maakt gebruik van het Peppol-netwerk, stroomlijnt de fiscale rapportage en vervangt de jaarlijkse btw-klantenlijst.
Belangrijkste kenmerken van het Belgische e-rapportagesysteem:
Voordelen voor bedrijven:
De Belgische belastingdienst legt momenteel de laatste hand aan de technische details, maar bedrijven doen er goed aan nu al hun facturatie- en boekhoudsystemen te beginnen doorlichten. Cruciaal voor compliance is dat je systemen klaar zijn voor realtime gegevensoverdracht via Peppol.
De e-facturatie-experts van BDO helpen je bij de ontwikkeling van een strategische aanpak die de wettelijke vereisten omzet in zakelijke voordelen.
E-facturatie is niet alleen een wettelijke vereiste - het is een kans om je financiële processen te optimaliseren. Heb je vragen over de beste aanpak voor jouw bedrijf? Onze experts staan klaar om je bij elke stap te begeleiden.