Proces & verandermanagement voor een uitbreiding van het glasvezelnetwerk: van 300 MB naar 10 GB per seconde

In de afgelopen jaren is de ontwikkeling van glasvezelnetwerken steeds belangrijker geworden om snelle en betrouwbare internetverbindingen te garanderen. Vooral in Vlaanderen, waar een grote achterstand op het gebied van dekking moest worden ingehaald. 

Als reactie op die vraag heeft een telecommunicatiebedrijf zijn glasvezelnetwerk in de hele regio uitgebreid, zowel naar woningen als naar commerciële panden.  

 

Het doel van het bedrijf is om Vlaanderen te voorzien van een netwerk van wereldklasse. Ze willen hiermee: 

  • de nieuwste digitale technologieën ondersteunen 
  • meer dunbevolkte gebieden toegang bieden tot snel internet 
  • (potentiële) nieuwe bedrijven voorzien van de infrastructuur die nodig is om te slagen. 

Uitdaging

Het hoofddoel was om tegen 2028 een glasvezelnetwerk in Vlaanderen op te leveren. Om dit te behalen wilde het bedrijf in eerste instantie de blauwdruk van een Nederlands zusterbedrijf gebruiken om dit netwerk eenvoudig op te starten en op te schalen. 

Nochtans, omdat de Vlaamse en Nederlandse context echter veel verschillen op het vlak van nutsvoorzieningen, zou het noodzakelijk geweest zijn om alle operationele processen te herzien, zelfs voordat het bedrijf aan de slag ging. Bijgevolg kon het bedrijf zijn beloften aan zijn aandeelhouders niet nakomen, mede door een groot gebrek aan controle bij veel onderaannemers en een gebrek aan maturiteit in de organisatie. 

Door deze elementen nam de druk om te leveren toe, wat resulteerde in een toename van werkdruk, frustratie en een groot personeelsverloop.  

Om deze situatie te voorkomen, zijn we snel aan boord gekomen en konden we bepaalde onvolkomenheden verhelpen. Dankzij de steun van onze experts en om de ambities te slagen, moest het bedrijf professioneler worden: evolueren in de richting van een weider verspreide met goed gestructureerde processen en een hogere mate van kwaliteit. 

BDO’s op maat aanpak & oplossingen

Over een periode van twee jaar hebben wij het bedrijf bij zijn uitdagingen geholpen om het glasvezelnetwerk in heel Vlaanderen uit te breiden.  

Bij dat project hebben we verschillende doelstellingen vastgelegd aan de hand van voortdurende beoordelingen en evaluaties van de activiteiten van het bedrijf.  

BDO hanteerde een nauwgezette aanpak bij het invoeren van nieuwe operationele methodologieën en legde daarbij altijd de nadruk op procesimplementatie en stakeholdermanagement. Onder anderen voerden we een grondige analyse uit van de bestaande workflows en organisatorische dynamiek om de gebieden aan te wijzen die voor verbetering vatbaar waren.  

Kortom, we ondersteunden de klant bij verschillende taken:

  • Onze expertise in Business Process Management (BPM) gebruiken om de klant te helpen bij het optimaliseren van zijn operationele processen. Deze waren namelijk gedeeltelijk of slecht gedocumenteerd, verouderd of te algemeen. Daardoor was het moeilijk om de prestaties te meten, en konden de onderaannemers hun taken niet goed uitvoeren.

    Daarom zijn we begonnen met het (opnieuw) in kaart brengen van alle processen, het aanvullen, bijwerken of bouwen van nieuwe workflows, om te illustreren hoe onderaannemers in het veld zouden moeten werken. Door deze theorie met de werkelijkheid te vergelijken, konden we gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar waren.  

  • Een nieuwe samenwerkingsaanpak met de stakeholders introduceren. Inderdaad, de betrokkenheid van een groot aantal onderaannemers bij de operationele activiteiten vormde een grote uitdaging voor het beheer van de activiteiten en het aanleren van nieuwe operationele methoden. 

    Daarom zorgden we voor strikte coaching en monitoring om de implementatie ervan te garanderen. 

Tijdens het hele proces hebben we prioriteit gegeven aan transparante communicatie, actieve betrokkenheid en samenwerking met interne teams en externe partners. Zo was alles afgestemd op de strategische doelstellingen van de klant. 

Tijdens de implementatiefase richtten onze experts zich op: 

  • duidelijke processen vaststellen; 
  • uitgebreide training geven;  
  • een cultuur van aanpassingsvermogen en voortdurende verbetering stimuleren.  


Fiber-case

Impact & resultaten

We hebben ons daarom gericht op drie hoofdgebieden:

  1. Proces management: tijdens de aangegeven periode hebben we meerdere interne initiatieven opgezet om de processen binnen het bedrijf te verbeteren. Met die initiatieven hebben we een nieuwe kijk op processen en bestuur ontwikkeld en een paradigmaverschuiving in gang gezet in de manier waarop activiteiten worden bedacht en beheerd. 
  2. Stakeholdermanagement: een goed samenwerkingsmanagement met externe partners leidde tot de succesvolle implementatie van organisatorische veranderingen. Door zorgvuldige aandacht te besteden aan kwaliteitscontrole en het naleven van standaarden konden we het bedrijf helpen bij het beheren van complexe situaties met talloze onderaannemers.  

    Door proactieve coaching en initiatieven op het vlak van monitoring werden aanzienlijke verbeteringen bereikt in de prestaties van de partners en de afstemming op de doelstellingen van de organisatie. 

  3. Change management: de belangrijkste belanghebbenden werden betrokken bij het vormgeven van de visie op het vlak van verandering en de strategie, om ervoor te zorgen dat de nieuwe methodologieën aansluiten bij de doelen en waarden van de organisatie.

Om buy-in en ondersteuning te vergemakkelijken, werden 'change champions' geïdentificeerd die de nieuwe benaderingen in de hele organisatie promoten. Er wordt regelmatig teruggekoppeld en gecontroleerd via bepaalde mechanismes om de voortgang te volgen, uitdagingen aan te pakken en successen te vieren. 

Benieuwd hoe onze persoonlijke en pragmatische oplossingen het proces en verandermanagement van je telecommunicatiebedrijf kunnen verbeteren? 

Neem voor meer informatie contact op met BDO-experts Joshua Musch of Serge Blumenfrucht. Ze helpen je graag met hun grondige expertise en sectorspecifieke kennis.