Het is zover: KB omtrent elektronische facturatie gepubliceerd

Op 14 juli werd het Koninklijk Besluit gepubliceerd dat diverse andere Koninklijke Besluiten in lijn brengt met de verplichtingen omtrent elektronische facturatie. Opvallend laat, gezien de verplichting omtrent elektronische facturatie reeds op 1 januari 2026 in werking treedt. Meer achtergrond omtrent deze verplichting, en welke ondernemingen/handelingen onder deze verplichtingen vallen kan je terugvinden op onze algemene pagina (Link).

Hieronder vatten we de belangrijkste punten samen.

Vormvereisten e-facturen

  • Het Peppol-netwerk fungeert als standaard verzendingskanaal voor e-facturen.
  • Het standaardformaat is Peppol BIS (UBL). Het gebruik van een ander formaat, dat dan moet voldoen aan de Europese normen EN 16931, is enkel toegestaan bij wederzijdse overeenstemming tussen partijen.
  • Ondernemingen moeten altijd Peppol BIS-facturen kunnen versturen en ontvangen, zelfs als er een ander formaat werd overeengekomen.
  • Er wordt verwacht dat het Peppol-netwerk en het standaardformaat Peppol BIS enkel nog belangrijker zal worden, gezien de nakende invoering van E-rapportering.

Nieuwe afrondingsregels

Door de publicatie van het nieuwe KB worden de afrondingsregels voor btw op facturen licht gewijzigd. Voor elektronische facturen is de afronding op lijnniveau niet langer toegestaan. De afronding dient voor elektronische facturen plaats te vinden op factuurniveau.

Nieuwe boetes

Ondernemingen die vanaf 1 januari 2026 technisch niet in staat zijn om e-facturen kunnen verzenden of ontvangen via het Peppol-netwerk zullen gesanctioneerd worden, in overeenstemming met de volgende boeteschalen:
  • Eerste overtreding: 1.500,00 EUR
  • Tweede overtreding: 3.000,00 EUR
  • Derde en volgende overtredingen: 5.000,00 EUR
Het KB verduidelijkt nog dat er slechts sprake kan zijn van een tweede en volgende overtreding indien deze wordt vastgesteld ten vroegste drie maanden nadat de vorige inbreuk werd vastgesteld. Met andere woorden, indien een inbreuk wordt vastgesteld, heeft een belastingplichtige drie maanden om te verzekeren dat zijn systemen in orde zijn.

De bestaande boetes voor het niet opmaken van een (e-)factuur en het onvolledig of incorrect opmaken van (e-)facturen blijven ook van toepassing.

Conclusie

Hoewel het KB vrij laat werd gepubliceerd, biedt het wel enige verduidelijking omtrent de nakende verplichtingen omtrent elektronische facturering. Indien uw onderneming nog niet gestart is met de transitie naar elektronische facturering, raden wij aan om zo snel als mogelijk actie te ondernemen, zeker gezien het KB ook boeten voorziet voor ondernemingen die zich niet tijdig in regel stellen met deze verplichtingen.

Contacteer onze btw-experten voor ondersteuning of advies via btw-tva@bdo.be of doe dat rechtstreeks met één van de volgende leden van het btw-team: