Als zorgorganisatie heb je heel wat verschillende gegevens bij te houden. Je financiële data, personeelsgegevens, bewoners- en gebruikersinformatie … Vaak is het niet eenvoudig om al deze data overzichtelijk te bundelen en op 1-2-3 te raadplegen.
Dankzij een sterke managementrapportering is dit wel mogelijk. Zo koppel je zonder problemen terug bij specifieke vragen van je beleidsorganen, merk je tendensen op in je organisatie en helpt het je je volgende meerjarenplan op te stellen.
Recent stelde Zorgpunt Waasland samen met de experten van BDO Belgium zo’n rapportering op. Van versnipperde Excel-documenten tot een uniforme manier van werken, hoe gaat dat er concreet aan toe?
De juiste KPI’s als fundament
Met meer dan 1600 werknemers behoort Zorgpunt Waasland als publieke vereniging tot een van de grotere spelers in de Belgische zorgsector. Haar brede aanbod aan diensten (woonzorg, thuiszorg, diensten- en dagverzorgingscentra, assistentiewoningen …) en wijde geografische spreiding zorgde voor enkele uitdagingen op vlak van databeheer- en verwerking. Om tot een overzichtelijk dashboard te komen en zo de vinger aan de pols te houden, stelde BDO eerst samen met de organisatie de juiste parameters op.
Beleidsmedewerker Liesbeth Van Raemdonck van Zorgpunt Waasland licht toe: “We bepaalden allereerst de KPI’s voor de drie grote luiken binnen onze organisatie: de financiële dienst, personeelsdienst en de zorg. Een complexe denkoefening, maar wel cruciaal voor het verdere verloop van het project.” Na wat overleg over de basisstructuur en de visuele weergave volgde dan de uitwerking van het rapport zelf.
Resultaten van de rapportering
Danny De Roeck, Financieel Directeur: “De grootste toegevoegde waarde van het rapport zit hem zowel in het globaal beeld dat we krijgen van onze organisatie als op niveau van elke lokale dienst. Alle informatie is gebundeld op één centrale plek. Zo kunnen we snel en efficiënt rapporteren naar onze Raad van Bestuur, overheidsdiensten of ons management. En daarnaast helpt het ons de grote lijnen en tendensen van onze organisatie vast te stellen.”
Natuurlijk loopt niet elk aspect van zo’n groot project direct van een leien dakje. Zo zorgt de implementatie momenteel wel nog voor wat extra werk bij de medewerkers die alle gegevens invoeren en doorgeven. “Er kan zeker nog meer geautomatiseerd worden, maar bepaalde softwareleveranciers laten momenteel gegevensuitwisseling met het dashboard nog niet toe”, zegt Liesbeth Van Raemdonck, Beleidsmedewerker.
Je zorgorganisatie naar een hoger niveau tillen dankzij een sterke rapportering?
Neem vrijblijvend contact op met Bert Gijsels, Partner BDO Belgium.