Déclaration de confidentialité relative à la protection des données à caractère personnel des clients, fournisseurs et tiers


BDO BV/SRL (ci-après « BDO ») accorde de l’importance à la protection des Données à caractère personnel. La présente Déclaration de confidentialité (ci-après, « la Déclaration ») contient des informations importantes quant au traitement  des  Données Personnelles  des  clients,  fournisseurs  et  tiers  dans  le  cadre d’évènements et   activités commerciales de BDO.  

Définitions dans la présente Déclaration :  

  • « BDO » : BDO BV/SRL, l'entreprise qui fait partie du consortium BDO Belgium PLC, située à Da Vincilaan 9, Box E.6, 1930 Zaventem. 
  • « Données à caractère personnel » (ci-après,  « Données  personnelles »  ou  « Données ») :  toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée ou qui est identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne. 
  • « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. 
  • « Traitement de Données à caractère personnel » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.


Champ d'application

Objectif

BDO peut traiter les Données Personnelles des personnes de contact des fournisseurs, des clients ou de tout autre contact commercial dans le cadre de ses activités.  

En application des lois applicables en matière de protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, BDO souhaite préciser quelles sont les Données à caractère personnel que nous collectons et comment vos Données seront utilisées dans le cadre des activités commerciales de BDO. La présente Déclaration énonce également les droits des clients, fournisseurs et tiers de BDO concernant leurs Données personnelles.

Destinataire de cette Déclaration

Cette Déclaration s'applique à/aux : 

  • Nos fournisseurs et/ou partenaires commerciaux ; 
  • Nos clients existants, prospects et anciens clients ; 
  • Membres, personnel, actionnaires, bénéficiaires effectifs de nos sociétés clientes/fournisseurs ; 
  • Tiers dont les Données Personnelles nous sont fournies par nos clients/fournisseurs ;  
  • Tiers dont les Données sont recueillies ou traitées via tout autre contact commercial. 

Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter et traiter des Données de tiers que vous nous avez communiquées, nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers de l'existence de la présente Déclaration afin qu'ils puissent avoir connaissance du Traitement. 

Responsable du traitement

Responsable du traitement

Dans le cadre de ses activités, BDO est amenée à traiter vos Données en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où BDO détermine les moyens et les finalités du ou des Traitements.  

Coordonnées du Responsable du traitement : 

  • Nom : BDO 
  • Courriel : dpo.intern@bdo.be 
  • Site internet : www.bdo.be  
  • Adresse postale : 
    BDO Belgium 
    The Corporate Village – Elsinor Building 
    Da Vincilaan 9 / E.6 
    1930 Zaventem 
    Belgique 

Délégué à la Protection des Données et Responsable RGPD

Nous avons désigné un Délégué à la protection des données (« DPO ») au sein de BDO.  

La mission du DPO est d'informer toute personne concernée quant au Traitement de leurs Données personnelles Il fournit des conseils et veille au respect de la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.  

Vous pouvez contacter le DPO pour toute question relative au Traitement de vos Données personnelles et à l'exercice de vos droits. 

Coordonnées de contact : 

  • E-mail : dpo.intern@bdo.be  
  • Téléphone : +32 2 778 01 00 
  • Adresse postale :  
    BDO Belgium 
    The Corporate Village – Elsinor Building 
    Da Vincilaan 9 - Box E.6  
    1930 Zaventem 
    BELGIQUE 


Quelles catégories de Données personnelles de nos clients, fournisseurs  et tiers collectons-nous ?  

En général, les Données Personnelles suivantes sont collectées dans le cadre de notre activité commerciale avec nos clients, fournisseurs ou tiers :  

  • Données d'identification (nom, prénom, titre, etc.) ;  
  • Coordonnées (adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone) ;  
  • Données financières (comptes bancaires etc.) ;  
  • Données relatives au parcours professionnel /Compétences et formation ;
  • Données d’identification ;  
  • Toute autre information supplémentaire/facultative que vous nous fournissez lorsque nous sommes en 

    contact (par téléphone, par e-mail ou lors de salons ou d'événements) ;  

  • Photos/vidéos.  


En principe, BDO ne collecte ni ne traite de Données dites sensibles, c'est-à-dire :  

  • Données personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances 

    religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance syndicale ;

  • Données génétiques ou biométriques (par exemple, images faciales et empreintes digitales) ;  

  • Données relatives à la santé ;  

  • Données relatives au comportement ou à l'orientation sexuelle. 

D'une manière générale, nous traitons les Données à caractère personnel que nous recevons de votre part ou de la part de l’organisation/la société que vous représentez dans le cadre de nos relations commerciales.

BDO peut également collecter des informations accessibles au public afin de vérifier les informations que nous avons recueillies et/ou afin de gérer et développer nos activités.  


Pourquoi collectons-nous les Données à caractère personnel de nos clients, fournisseurs et tiers ?  

BDO recueille les informations susmentionnées aux fins suivantes : 

Afin de vous accepter en tant que client et exécuter correctement le contrat

Nous avons besoin de Données à caractère personnel pour  

  • vous enregistrer et vous gérer en tant que client ou client potentiel dans notre système de gestion de 

    la relation client (CRM) ;  

  • pouvoir vous accepter en tant que client dans le cadre de notre procédure d'acceptation des clients ; 

  • pouvoir vous contacter ;  

  • être en mesure de facturer nos services ou d'établir des relevés de comptes pour les services fournis ; 

  • exécuter le contrat et fournir les services demandés.  

Nous utiliserons uniquement les Données Personnelles nécessaires. 

 

À des fins de marketing (direct)  

Nous aimerions pouvoir vous informer quant à nos services, nos événements ou des actualités pertinentes. 

Vous êtes susceptible de recevoir nos communications de marketing direct (newsletter, publicités, etc.) si vous avez donné votre consentement explicite à cet effet. Si vous n'êtes pas client BDO, nous vous  demanderons expressément votre accord.  

Si vous êtes client BDO, nous vous enverrons des communications marketing susceptibles de vous  intéresser. Nous considérons qu'il est de notre intérêt légitime de vous informer du type de services que nous pouvons vous offrir.  

En outre, nous pouvons publier des photographies de vous sur nos sites web et nos plateformes de médias  sociaux (LinkedIn, Facebook, YouTube, Twitter et Instagram) dans le but de promouvoir nos activités (activités sociales, conférence à laquelle vous avez participé événements etc.) Nous le ferons uniquement si vous nous avez donné  votre consentement explicite. Nous vous encourageons à lire les déclarations de confidentialité des médias sociaux énumérés ci-dessus afin de comprendre comment vos Données Personnelles (telles que vos  photographies et/ou vidéos) sont protégées.  

Vous pouvez utiliser votre droit d'opposition à ces Traitements, à tout moment et sans subir de préjudice. 


Gestion de la relation commerciale avec votre entreprise (tâches administratives, contrats et facturation)  


Gestion d’événements

Nous collectons et traitons les Données que vous nous fournissez lors de l’inscription à un événement afin de :

  • vous enregistrer et vous gérer en tant que participant;
  • permettre l'accès à l'événement, si d’application, l'organiser et/ou le présenter ;
  • partager le contenu de l'événement ;
  • communiquer avec vous concernant l'événement ;
  • le cas échéant, de pouvoir facturer les événements.

Tout cela afin de faciliter votre participation (avant, pendant et après). 

Lors de nos événements, des photos et/ou enregistrements audiovisuels peuvent être pris et/ou diffusés en direct. 

En outre, nous pouvons publier des photos de vous sur nos sites web et plateformes de médias sociaux (LinkedIn, Facebook, YouTube, Twitter et Instagram) afin de promouvoir nos activités (activités sociales, événements auxquels vous participez, etc.) Nous le faisons uniquement, si vous nous avez donné votre consentement explicite pour le faire. Nous vous encourageons à lire les déclarations de confidentialité des médias sociaux susmentionnés afin que vous sachiez comment vos données personnelles (telles que les photos et/ou les vidéos) sont protégées. 


Gestion de nos propres accords commerciaux 

Sur quelle base juridique traitons-nous vos Données Personnelles ?  

Nous ne sommes autorisés à utiliser et traiter vos Données à caractère personnel que si l'une des conditions suivantes est remplie :

  • L'utilisation de vos Données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'un contrat que nous avons conclu ou afin de, à votre demande, prendre les mesures nécessaires à la conclusion de ce contrat.  
  • Nous avons obtenu votre consentement, libre et explicite, afin d’utiliser vos Données à caractère 

    personnel dans un but spécifique.  

  • Vos Données à caractère personnel sont utilisées conformément à nos intérêts légitimes et en accord 

    avec vos intérêts et vos droits. Dans ce cas, nous veillons à ce que votre vie privée soit protégée et que nos intérêts légitimes ne l'emportent pas sur vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.  

  • Nous sommes légalement tenus de traiter et de communiquer certaines Données aux autorités et organismes compétents. En effet, dans le cadre de certaines activités(mandats d'audit, déclarations fiscales, comptabilité, etc.), BDO est tenue de respecter dûment les obligations de déclaration aux autorités ; de même, nous devons pouvoir réagir correctement si vous exercez vos droits en matière de législation sur la protection de la vie privée, et nous sommes également tenus de répondre aux questions de l'Autorité de protection des données, par exemple en cas de plaintes. 

Comment vos informations seront-elles utilisées et partagées ? 


Vos Données Personnelles ne seront transférées qu'aux personnes concernées au sein de BDO, sur la base du besoin d'en connaître, c'est-à-dire les destinataires qui doivent effectuer les différentes activités de traitement en rapport avec les finalités susmentionnées.   

BDO peut partager vos Données Personnelles avec des sociétés du groupe et/ou des sociétés affiliées, par exemple lorsqu'une autre société du groupe fournit également des biens ou des services à la société que vous représentez.

Nous pouvons également partager vos Données Personnelles avec des tiers qui effectuent des prestations en notre nom et nous fournissent des services tels que des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux Données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de garantir que vos Données ne sont traitées et utilisées qu'aux fins mentionnées au point 4 de cette Déclaration.  

Enfin, nous pouvons également divulguer vos Données Personnelles afin de nous conformer à nos obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou de l'application de la loi. Nous pouvons divulguer des Données dans le cadre de procédures judiciaires actuelles ou futures, ou afin de protéger nos actifs, notre sécurité, nos collaborateurs et d'autres droits ou intérêts. 

Vos Données Personnelles ne seront ni vendues ni louées à des tiers. 

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l'UE/EEE ?  

En principe, BDO ne transfère pas vos Données Personnelles en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE). Si cela devait se produire, vous en seriez informé. Il est néanmoins possible que nos partenaires ou prestataires de services dans des pays en dehors de l'UE ou de l'EEE aient accès aux Données Personnelles ou qu'elles leur soient transmises. Si un tel transfert a lieu, BDO garantit le même niveau de protection que celui stipulé dans le RGPD.  

Si vos Données Personnelles sont transférées à un tiers dans un pays qui est réputé ne pas assurer le même niveau de protection des droits des personnes physiques à l'égard de leurs Données Personnelles que dans l'Espace économique européen (EEE) ou l'Union européenne (UE), le transfert de vos Données Personnelles sera soumis à l'un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD.  

Combien de temps conservons-nous les Données à caractère personnel ? 

Vos Données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés à l'article 4 de cette Déclaration, ou pour autant que vous ne retirez pas votre consentement donné précédemment.  

Étant donné que la nécessité de conserver les Données dépend du type de Données et de la finalité du Traitement, les périodes de conservation peuvent varier.  

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour déterminer les périodes de conservation de vos Données :  

  • Combien de temps avons-nous besoin des Données pour être en mesure de fournir le service demandé ? 
  • Avons-nous défini et annoncé une période de conservation spécifique ?  
  • Avons-nous obtenu l'autorisation de prolonger la période de conservation ?  
  • Sommes-nous soumis à une obligation légale ou contractuelle, ou à une obligation comparable ?  

Dès que nous n'avons plus besoin de vos Données et que nous ne sommes plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimons définitivement ou, si cela n'est pas possible, nous les rendons anonymes dans nos systèmes. 

Vos Données Personnelles seront toutefois conservées et utilisées pendant la période nécessaire à l'exécution de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.  

Les Données Personnelles traitées dans le cadre de l'abonnement aux newsletters et événements seront conservées jusqu'à ce que vous choisissiez de retirer votre consentement.

Veuillez noter qu'un tel retrait de consentement n'aura d'effet que pour l'avenir et n'affectera pas le Traitement de vos Données à caractère personnel ayant lieu avant le retrait, en particulier en ce qui concerne les photos ou les vidéos publiées dans des publications imprimées ou affichées sur notre site et/ou dans les médias sociaux.


Comment vos Données Personnelles sont-elles protégées et sécurisées ?  

Vos Données sont considérées comme strictement personnelles. À cette fin, BDO a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre toute destruction, perte, altération accidentelle et tout dommage, accès accidentel ou illégal ou autre Traitement injustifié des Données.  

Nous demandons à tous nos employés et collaborateurs indépendants de garder les Données Personnelles confidentielles et seul le personnel autorisé a accès à ces Données.  

Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?  

Vous disposez de certains droits relatifs aux Données Personnelles que nous détenons à votre sujet :  

  • Droit d'être informé : Vous avez le droit d'être informé, au plus tard au moment de la collecte de vos Données, sur le Traitement que nous effectuons, vos droits y afférents et l'exercice de ces droits. C’est la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente Déclaration.  
  • Droit d'accès : Vous avez le droit de demander l’accès aux Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons et vous avez également le droit de les consulter. À votre demande, nous devons vous fournir une copie de vos Données à caractère personnel. Vous pouvez également obtenir une réponse à toute question relative au Traitement de vos Données (finalités du Traitement, destinataires des Données, durée de conservation, etc.).  
  • Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données obsolètes, incorrectes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.  

  • Droit à la limitation du traitement : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du Traitement de vos Données à caractère personnel. BDO peut ainsi interrompre temporairement et/ou partiellement le Traitement. Vous pouvez interrompre définitivement un certain Traitement ou l'ensemble du Traitement par BDO de vos Données Personnelles en exerçant votre droit d'opposition.  

  • Droit à l’effacement/droit à l’oubli : Dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, par exemple, lorsque les Données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu'il n'existe aucune autre base juridique pour le Traitement.  

  • Droit à la portabilité des Données : Vous avez également le droit de recevoir les Données à caractère personnel que vous avez fournies à BDO et de les transmettre à un autre Responsable du traitement.  

  • Droit d'opposition à certains types de traitement : En outre, et dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au Traitement de vos Données. Ce droit ne peut être exercé lorsque le Traitement est nécessaire à l'exécution d'obligations légales.   

Exercice des droits des personnes concernées concernant leurs Données à caractère personnel  

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant le Traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via l'un des canaux suivants :  

  • Par e-mail : dpo.intern@bdo.be   
  • Par courrier : 
    BDO Belgium  
    The Corporate Village – Elsinore Building 
    Da Vincilaan 9 - Box E.6  
    1930 Zaventem 
    BELGIQUE 

Veuillez indiquer clairement quel droit vous invoquez et à quel Traitement de Données vous vous opposez ou quel Traitement de Données vous souhaitez limiter ou quel consentement vous souhaitez retirer.  

En cas de doutes raisonnables quant à l'identité de la personne qui émet la demande, BDO peut demander des informations supplémentaires afin de confirmer l'identité de la personne concernée.  

Lorsque vous exercez vos droits, aucun frais ne vous sera facturé, sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, lorsqu'il s'agit d'une demande répétée).  

Toutefois, nous pouvons vous facturer une somme raisonnable ne dépassant pas nos coûts de reproduction pour toute copie supplémentaire demandée.   

Toutes vos demandes concernant vos droits seront traitées dans un délai d'un mois. Toutefois, ce délai peut être porté à deux mois si la demande s'avère compliquée et/ou en raison du nombre de demandes à traiter. En cas de prolongation de ce délai, nous vous en informerons en vous précisant la raison de cette décision.  

BDO notifie aux tiers auxquels les Données ont été communiquées les rectifications, effacements ou limitations effectués, sauf si cela s'avère impossible et/ou entraîne un effort disproportionné.   

Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l'accès à vos Données ou ne pas accepter votre demande lorsque nous sommes autorisés à le faire par la législation applicable en matière de protection des données.  

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos Données ou avec la manière dont nous avons traité votre demande, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données (APD) :   

Rue de la Presse, 35

B-1000 Bruxelles

T : +32 (0)2 274 48 00 

E : contact@apd-gba.be  

Modification de la présente Déclaration  

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire.  

En cas de modifications importantes, la date de modification sera mise à jour et une copie de la nouvelle Déclaration sera publiée sur notre site internet.  

Nous vous encourageons à consulter périodiquement la présente Déclaration afin de savoir comment nous traitons et protégeons vos Données.  

Déclaration mise à jour Novembre 2024.