Remboursement des frais pour les voitures (de société) électriques

Hypothèse 1 : le travailleur dispose d'une voiture de société pour son usage personnel (avantage de toute nature dans l'administration salariale)

Lorsqu’un employeur met une voiture de société électrique à la disposition de son travailleur, l’ONSS et le fisc considèrent que tous les avantages liés à l’utilisation de la voiture de société électrique sont exclus de la notion de salaire. Il s’agit, notamment, des frais pour l’installation de la borne de recharge électrique au domicile du travailleur ou de son remboursement, de l’utilisation de la borne de recharge dans les locaux de l’employeur, de l’électricité consommée (si la borne de recharge n’est utilisée que pour le véhicule de société) et du câble (intelligent). Seule une cotisation CO₂ est due.

Points d'attention pour les remboursement des frais

Si le travailleur possède une carte de recharge ou recharge gratuitement son véhicule à une borne de recharge sur le parking de l’entreprise, les frais réels sont clairs. Aucun avantage de toute nature supplémentaire n'est dû dans ces cas.

Le remboursement de la recharge à domicile est une autre affaire.

Position de l'ONSS

Pour les coûts de recharge électrique, la position de l'ONSS est que l'employeur doit être en mesure de prouver les coûts réels liés à la recharge à domicile. Si le véhicule est chargé au domicile du travailleur, l'employeur doit pouvoir prouver qu'il rembourse uniquement l'électricité consommée dans le cadre de la voiture de société électrique.

En l'absence d'une version moderne de borne de recharge ou de câbles de recharge intelligents, le travailleur n'aura qu'une seule facture globale d'électricité pour sa consommation personnelle et celle de la recharge électrique. Dans une telle situation, l'ONSS n'accepte pas l'octroi d'une indemnité forfaitaire. S'il n'est pas possible de distinguer clairement la partie de la consommation d'électricité pour la voiture de société de la consommation générale d'électricité du travailleur, l'employeur doit pouvoir prouver (par exemple sur la base des kilomètres parcourus et de la consommation moyenne) que l'indemnité ne dépasse pas les coûts réels supportés par le travailleur. Dans ce dernier cas, il est impératif que celui-ci charge systématiquement le véhicule à son domicile (et non chez l'employeur).

Position du fisc

Si l'employeur rembourse les frais d'électricité pour la recharge à domicile, aucun avantage de toute nature supplémentaire n'est imputé lorsque l'employeur :

en plus d’une voiture de société électrique, met également à la disposition de son travailleur un home charger (Wallbox) ou une borne de recharge électrique ;
qui dispose d'un système de communication spécifique qui transmet à l'employeur la quantité d'électricité consommée ;
et si la « car policy » applicable prévoit en outre le remboursement de l’électricité chargée par le home charger.

Il est important de noter que ce remboursement doit être effectué sur la base du « prix du marché », de sorte qu'aucune prestation de toute nature supplémentaire ne doit être imputée. À ce stade de la législation, il n'est pas simplement accepté de travailler avec un tarif fixe, le tarif facturé doit refléter le coût réel. L'employeur peut envisager de demander un ruling et, le cas échéant, d'obtenir un accord du fisc si son estimation des coûts de chargement est basée sur des normes sérieuses (par exemple, en utilisant le prix de revient moyen de la VREG). L’ONSS n’est toutefois pas tenu de tenir compte de ce ruling fiscal.

Lorsque le travailleur est propriétaire de la borne de recharge et qu'il ne possède pas de carte de recharge, le remboursement de l'électricité rechargée suivra le régime fiscal et social des trajets effectués avec l'« électricité rechargée » : trajets de service (exonérés), trajets domicile-travail (430 euros dans l'année de revenus 2022 exonérés d'impôt/exonérés totalement de sécurité sociale) et trajets privés (avantage supplémentaire).

Points d'attention lorsque l'employeur prend en charge les coûts des bornes de recharge installées chez le travailleur

En principe, il n'y a pas d'avantage de toute nature supplémentaire à inclure lorsqu'un avantage de toute nature est déjà facturé pour la voiture de société. Cela n'affecte pas l'utilisation de la borne de recharge.

Toutefois, une borne de recharge installée au domicile du travailleur et non retirée à la fin de la période de leasing doit toujours être considérée comme un avantage de toute nature selon l'ONSS. Le fisc est plus indulgent à cet égard et considère qu’un transfert de propriété de la borne de recharge plus de quatre ans après son installation n’entraîne pas d’avantage imposable supplémentaire pour le travailleur.

Hypothèse 2 : le travailleur ne dispose pas d'une voiture de société pour son usage personnel

Lorsqu’un travailleur utilise sa propre voiture électrique, les avantages fournis par l’employeur à son travailleur et liés à l’utilisation de cette voiture électrique sont considérés comme des avantages de toute nature. Une exception à cette règle est le remboursement des trajets effectués avec sa propre voiture, pour lequel le forfait kilométrique de 0,3707 EUR/km (du 01/07/2021 au 30/06/2022) et de 0,4170 EUR/km (du 01/07/2022 au 30/06/2023) est utilisé. L'important dans ce cas est qu'il s'agit d'un remboursement par kilomètre, non lié au remboursement de l'électricité.

Veuillez noter qu'en principe, il n'y a pas non plus d'avantage pour le travailleur lorsqu'il paie le plein d'essence. Ce coût doit alors être égal à ce que le travailleur aurait normalement payé pour cette charge électrique. Si elle était inférieure, l'avantage de toute nature serait la différence entre :

le prix du marché ;
moins le montant payé par le travailleur.

Ce « prix du marché » dépend en effet de différents paramètres. Comme mentionné ci-dessus en ce qui concerne le remboursement, il n'est pas simplement accepté de travailler avec un tarif fixe, le tarif facturé doit refléter le coût réel.

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Si vous avez des questions sur le remboursement des frais dans le cadre de la mobilité verte, n’hésitez pas à contacter l’un de nos experts.